【そのお悩み、kintoneユーザーあるある!】みんなも悩んでた、スケジュール管理

周りのkintoneユーザーも、スケジュール管理になやんでる?!

従来、「スケジュール管理」というと社員が各々で紙のスケジュール帳やホワイトボードに書き込んで予定を管理してきました。

しかし、コロナ禍の緊急事態宣言などをきっかけにテレワークを導入する企業も増え、「お客様から電話がきたけど、担当が”ちょっと離席中”なのか”外出中”なのか”テレワーク中”なのかすぐに分からない!」という事態も起きがちに。

そんな問題を解決してくれるのがグループでオンライン上でお互いの予定を確認することができるスケジュール管理サービスの存在です。カレンダーを共有しあい、お互いの予定をすぐ把握することが可能になります。

さてそんな業務上のスケジュール管理に関する問題ですが、kintoneユーザーの皆さんはどう対処されているのでしょうか。どれくらいの方がツールを導入し、それによりどれくらいの方が実際に問題解決できたのでしょうか。

実態を調査すべく、kintoneユーザーの方々に社内でのスケジュール管理についてアンケートをとらせていただきました。

アンケート対象は、弊社のkintone連携サービスをご利用中の方向けに開催したユーザーカンファレンス「トヨクモUSERフェス」のご参加者様です。ご回答いただいた皆様ありがとうございます!

アンケートの集計の結果、ご回答いただいたkintoneユーザーの6人に1人はスケジュール管理にお困りであることが判明。具体的にどんなお悩みがあるのでしょうか。読者の皆様も共感されるものがあるかもしれません。

その他のアンケート項目の集計結果も含め、内容を見ていきましょう!

アンケートの回答対象者のkintone利用歴

まずは今回のアンケートにお答えいただいた方はどんな層だったのでしょうか。

kintone利用歴3年以上の方が38.9%と最多です。
データを蓄積する基盤ツールとして、kintoneを長くお使いの方が多いようです。

そんなkintone玄人の方も含めた皆様に、すでになにかツールを使ってスケジュール管理をしているのか質問してみました。

スケジュール管理サービスは45.8%の方がすでに導入済み

業務のスケジュールを管理するにあたりスケジュール管理サービスをすでにご利用中かどうかという設問に対し、45.8%もの方が「利用している」と回答しました。利用製品としてはGoogleカレンダーやOutlookの予定表が挙がっていました。

Excelを卒業してkintoneを使っている企業の方はツール導入に積極的な印象ですが、やはり半数近い企業ですでにスケジュール管理サービスが導入されているんですね。

ホワイトボードだと、予定内容や時間が書いてあっても遠くの席の人からはよく見えませんし、テレワークだとホワイトボードに予定を書き込みに来ることも出来ません。そうなるとお客様から電話がかかってきても、担当者の在籍情報をすぐ確認するのが難しい。

これではお客様をお待たせするし、社員同士の予定の確認という単純作業に時間泥棒されてしまいます。そんな状況を脱しようと、多くの方がツールを使って業務効率化に取り組まれているようです。

ツールを導入していても、36.4%は尚お悩みが解消せず

アナログなスケジュール管理から脱すべく、ツールを導入した企業は、導入後期待通りお悩みが解決出来たのでしょうか?
スケジュール管理サービスを導入済みの方に伺ったところ、それでもスケジュール管理のお困りごとは0にはならないことがわかりました。

なんとサービス導入済みの方のうち、36.4%の方はお困りごとがまだ残ってしまっているとのこと。

具体的にはどのようなお悩みがあるのでしょうか?

見た目・操作感
  • 複数人で空いている日を見つけにくい
  • 人毎に表示を切り替えたりしなければならない
  • 自部署以外の人のスケジュールが見づらい
  •  他の人と自分の予定の照らし合わせも確認がしづらい
  • 予定がたくさん入った日は縦に長くなり見辛い
  • 動作が重い
会社全体で使っている製品との連携
  • スケジュール管理サービスとkintoneとの情報連携ができないところが不便
社外の人との日程調整
  • 外部の人へのスケジュールの共有
  • 外部に予定を公開した上での日程調整
  • 社内のスケジュール調整と社外のスケジュール調整は別のツールを使うことになる。

その他

  • PCだと、通知がブラウザを起動していないと来ないこと。
  • コストがかかる

伺ってみると、主に「見た目・操作感のお悩み」「他製品と連携して使いたいというお悩み」「社外の人との日程調整がしにくいお悩み」の大きくわけて3つに分類できそうです。

実はトヨクモ スケジューラーで解決できるお悩みも

上記3つの主なお悩みカテゴリー、実は3つともトヨクモスケジューラーで解決可能なんです。


■見た目・操作感

☆トヨクモ スケジューラーなら
他の社員の予定・空き時間もすぐ分かる!

・並べて見やすい

週単位もしくは日単位の表示切り替えができ、必要なメンバー・部署・施設のみを並べて予定確認が可能です。
自分以外の人の予定を代理登録することも可能。

・空き時間がひと目で分かる

空き時間を確認したい人と施設を選ぶと、全員が空いている時間のみ白く表示されます。ひと目で空き時間が分かるので、全員を参加者とした予定をすぐに入れられます。

会社全体ですでに使っている製品との連携

☆トヨクモ スケジューラーなら
kintoneや会社全体で使っているカレンダー、Web会議ツールにも連携できる!

kintoneのレコード情報をカレンダー上に呼び出せる

例えばkintoneでお客様情報を管理しているのであれば、kintoneからコピペせず、予定追加画面上で訪問先情報(訪問する住所や担当者さんの名前など)を参照することができます。
該当レコードのURLも自動引用可能です。

他のカレンダーやWebツールとの連携

Web会議ツールと連携させておくことで、予定画面上で会議用URLも生成可能。操作は「追加」ボタンをクリックするだけ。会議用URLの共有漏れを防げます。

また、iCalendar形式に対応するカレンダーであれば、今お使いのカレンダーとの連携も可能。

全社的に使うよう指示されている社内カレンダーと自分が普段使っているカレンダーが異なる場合、2つのカレンダーに同じ予定を入れないといけなくて不便ですし、どちらかに入れ忘れも発生しますよね。自動で連携するので手間とも予定の共有忘れともおさらばできます。

社外の人との日程調整

☆トヨクモ スケジューラーなら
社内の予定確認だけじゃない。社外の方との日程調整も?!

・実は予定を管理できるのは社内だけじゃない

社外の方(取引先・お客様・面接希望者)との打ち合わせ・面接の日程、どう決めていますか?社内メンバーや会議室の空き情報を必要な範囲だけ公開できる、特別な日程調整ページを作成可能です。

社外の人は白い部分の中から自分の都合のよい日時を選ぶだけ。予定が近づくと社外の人にもリマインドメールが自動で送られます。


アンケート結果のお悩み一覧を見て「あ、自社もその問題ある!」と共感された方、トヨクモ スケジューラーでならきっと解決可能です。

30日間無料で試せるうえ、10名以下のチームでしたらずっと無料でご利用いただけますのでお気軽にご検証くださいませ!

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。

トヨクモUSERフェスにて、実際にセッションを見てくださった方のお声

弊社トヨクモのユーザーカンファレンス「トヨクモUSERフェス」では弊社COO田里がトヨクモ スケジューラーのセッションも実施し、

・「データの種類」に合わせたデータの管理方法とツール選定がさらなる業務効率化の鍵となること
・トヨクモ スケジューラーでできること

を10分ほどでご案内いたしました。
セッションをご覧いただいた方から嬉しいご評価をいただきましたのでここでご紹介させてください。

見た目・操作感
  • 空き時間を探す操作感がとても使いやすい
  • デザインがシンプルでよい
  • 複数人で空いている日を見つけやすそう
  • みんなの予定が見やすそう
  • スケジュールの変更が簡単
会社全体で使っている製品との連携
  • ZoomやGoogleMeet、MicrosoftTeamsと連携しており、URL自動発行までできる点
  • kintoneのレコード情報を引用してスケジュールに利用できる点 
  • kintone以外にも連携できる点
社外の人との日程調整
  • ZoomのURL送付漏れがなく、先方への自動リマインダ機能が助かる
  • 外部の人(取引先・お客様)との日程調整が大変効率的
その他
  • 10人までのなら無料で使用できる
  • 空き時間をテキストでコピーができる点
  • 安い

また、併せてご要望も多く頂戴いたしました。皆様のご期待に添えるよう1つ1つ改善を続けてまいります!

よろしければアーカイブ動画をこちらで配信しておりますのでご覧ください。
個別でのお打ち合わせも行っておりますのでお問い合わせいただけますと幸いです。

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