ビジネスにおいて商談・会議・打ち合わせといった人々の集まりの場は欠かせません。
関係者が集まり、お互いの意見を出し合って話し合いながら、ものごとを決定していく必要があるためです。そして、関係者が同じ時間に集まるためには日程調整が不可欠です。
必要な出席者が不在のままでは、商談や会議、打ち合わせを行っても正しい意思決定を下せないためです。そこでこの記事では、日程調整が大変と言われる理由、日程調整のコツ、おすすめの日程調整ツールについて紹介します。仕事で日程調整を効率的に進めていきたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内外の日程調整が大変な理由

商談や打ち合わせをするための日程調整は一見地味な仕事ですが、各関係者に対して気を使ったり、そのために多大なる労力を使ったり、表には見えてこないですが意外に大変な作業です。

ここでは、社内の日程調整と社外の日程調整について、それぞれがどのような点で大変なのかを紹介します。

社内

社内での会議や打ち合わせで日程調整が大変になる理由は、参加予定者が多いということが挙げられます。

参加予定者が多くなればなるほど、全員の空いている日時が限られてくるためです。

そうなると、参加予定者が一番多く集まれる日程を仮設定して、予定が埋まっていた人には何とか都合をつけてもらうように交渉するといったの方法が必要になってきます。または、参加予定者の中でも特に重要なメンバーが集まれる日程を仮設定して、予定が埋まっていた人には都合をつけてもらうか、後日フォローするという方法もあります。

参加予定者が多くなればなるほど、全員の空いている日時を調整する必要があるため、人数に比例して日程調整は難しくなるものです。

社外

社外の場合、先方のスケジュールを事前に知ることはできません。よって、事前に相手のカレンダーを見て、大まかなスケジュールを事前に把握することは不可能と言えます。

社内の場合、社内で使用しているグループウエアやカレンダーアプリなどのスケジュールツールがあれば、大まかなスケジュールが把握できますが、社外の人が相手となると当然それはできません。

社外の人と商談や会議、打ち合わせを行う場合は、メールや電話で空き時間を確認し、日程調整を進めていくことになります。

また調整が難航し、先方に何度も連絡することになると、先方に対して迷惑と手間をかけているのではないかと考えてしまい、気苦労が絶えないという方もいるでしょう。

日程調整を上手く行うコツ

苦労が絶えない日程調整を効率的に行うテクニックを紹介します。

複数日程の提示（相手の都合に合わせ過ぎない）

日程調整する際は、こちら側が主導権を握るように心がけることが大切です。

例えば、相手主導で日程調整した場合、相手の都合ばかりが優先されてしまい、こちら側の予定と全く合わなかったときは、何度も日程のやりとりを行うことになってしまいます。

こちら側が日程調整の主導権を握るようにするため、こちら側の都合の良い日程の候補を複数ピックアップして相手に提示し、その中から選んでもらうようにしましょう。

もし、提示した全ての日程が合わなかった場合は、相手から都合の良い日程を複数提示してもらい、その中からこちら側の日程と合うものを選ぶようにすれば、効率的にお互いの都合が合う日程に決定できます。

「いつ頃が空いていますか？」

「来週あたりはいかがですか？」

といった雑な連絡をしないことが大切です。

オンラインの提案（移動時間を考慮しなくて良いので調整がしやすい）

会議や打ち合わせなどの日程調整をする上で、対面ではなくオンラインで実施することができれば、本来かかるはずだった移動時間をカットできます。

移動時間を考慮しなくても良くなれば、必然的にお互いの都合のつく日程の候補日も多くなるので日程調整が容易になるでしょう。

もちろん対面の会議は、お互いが同じ場所にいるため身振り手振りなどで意思疎通がしやすく、お互いの距離感も縮められるというメリットがあります。

しかし、移動時間や打合せ場所の確保といった面から日程調整がつきにくいというデメリットも。

オンラインでの打合せであっても、その後お互いにとって支障がないのであれば、極力リモートでの打合せを提案するようにしましょう。

文面で行う調整を行う場合は簡潔に要点を伝える

日程調整をメール文面で行う場合は、わかりやすさを意識する必要があります。意識するポイントは4つです。

1つ目のポイントは件名です。件名は一目見ただけで内容が分かるような言葉を選ぶ必要があります。

2つ目のポイントはメール本文の最初に記載する相手の「会社名」や「部署名」、「役職」などの宛名です。「株式会社◇◇  営業部  部長 〇〇様 」のような書き方です。

ひと目で誰に対して送ったメールなのかが分かるようにしましょう。

宛先が多い場合、ただメールの宛先に入れただけ、では相手が自分に直接関係のあるメールだと認識しない可能性があるためです。

3つ目のポイントは本文です。日程調整の場合は前置きとして「〇〇に関してのお打ち合わせ日程についてのご相談です」などを記載しておけば、先方がメールの主旨を理解してから本文を読むことができます。本文では、打ち合わせ日程の候補日を記載する場合、箇条書きで日時を列挙すると簡潔で分かりやすくなります。

4つ目のポイントは結びの文章です。相手に好印象を持ってもらえるように、相手を配慮した言葉が良いでしょう。例えば、

「上記の日程が難しい場合は、お気兼ねなくお申し付けください」といった表現が適切です。

返信期限を設定する

日程調整をメール文章で行う場合、必ず具体的な返信期限を伝えましょう。

返信期限が無ければ先方は候補日のギリギリまで返信してこない可能性があります。

その場合、提示した候補日をすべて空けておく必要があるため、他の仕事にも影響が出るかもしれません。

アクターが多いときは電話を用いない

会議や打ち合わせに参加するアクターが多い場合の日程調整は、極力電話を用いないようにしましょう。

電話は基本的に会話の内容が記録として残りません。

「せっかく苦労して日程調整したのに勘違いされていた」

「双方の認識がずれていた」

という事態も考えられます。

もし、電話を用いて調整した場合は、後から再確認のメールを出すなどして記録を残すようにしましょう。

万一認識の齟齬が生じていたことが発覚した場合には、速やかに文面で再度日程調整を行いましょう。

ツールを導入する

日程調整ツールを導入し、日程調整を行う方法があります。日程調整ツールを社内外の関係者間で使用すれば、会議や打ち合わせなどの日程調整が大幅に効率化されます。

例えば、会議や打ち合わせの候補日を自動で出したり、会議や打ち合わせの忘れ防止のために直前に再通知されたりといった、日程調整が効率化されるだけでなく、その後のリマインドまで行ってくれます。

日程調整のサービスを導入するメリット

日程調整ツールを導入することで、4つのメリットがあります。

候補日の自動抽出

今までは参加者それぞれの空き状況をメールや電話などで確認し、それらを取りまとめて候補日を決定していましたが、日程調整サービスを利用することで自動ですぐに候補日をピックアップすることが可能となります。

キャンセルも自動で反映

2つ目のメリットは、会議や打ち合わせの日程が変更された場合や、会議や打ち合わせ自体がキャンセルとなった場合に、各メンバーのスケジュールに自動的に反映されることです。今までは日程変更やキャンセルとなった場合、各自がそれぞれ自分のスケジュールに反映していたので、反映漏れの可能性がありました。

既にキャンセルされていた打ち合わせの場に向かってしまい、その場でなくなっていたことを知る、といった不幸な事態を避けられるのです。

ダブルブッキングの自動防止

自分で会議や打ち合わせのスケジュールを管理していた場合は、予定のすっぽかしやダブルブッキングのリスクがありました。

日程調整サービスを使用すればすでに予定が入っている時間帯には新たな予定を入れられないため、そういった心配はありません。

リマインド機能

スケジュールにはきちんと反映されていたとしても、ついつい他の作業に没頭していたり、会議までの日程が遠かったりすると、会議や打ち合わせのことを忘れてしまう可能性があります。

そのような場合にリマインド通知が送られれば、大事な会議への出席を忘れてしまうといった事態を防げます。

トヨクモスケジューラーで社内外の日程調整をカンタンに

日程調整がカンタンに行えるトヨクモスケジューラーをご存知でしょうか。

ユーザーの使い勝手を重視し、あくまでもシンプルをコンセプトに設計されたスケジューラーです。

表示画面では、個人・グループ・空き時間のビューが用意されており、それぞれのスケジュール管理ができるようになっています。

大きな特徴としては、社内外を問わず日程調整機能が用意されている点です。社外の人との日程調整は、日程調整ページをシェアして空き時間に予定を入れてもらい日程を調整します。

またトヨクモスケジューラーは、全ての操作がスマートフォンで対応可能となっています。

社内

社内の人と日程調整する場合、関係者全員のスケジュールや会議室などの空き時間が閲覧できるため、画面で空き時間を指定することで日程調整が一瞬で終わります。

自分の予定を「週単位の表示」や「月単位の表示」など、表示範囲を切り替えることができ、用途に応じて詳細を閲覧したり、全体を閲覧したりといった使い方が可能です。

また、社内の複数の人の予定を並べて表示もでき、自分の予定と照らし合わせて確認できます。

社外

社外の人と日程調整する場合、日程調整ページを作成し相手に送信することで自身の空き時間を視覚的に伝えられます。

相手に日程調整ページを閲覧してもらい、空き時間の中から都合のつく時間を選択してもらえれば、それだけで日程調整は完了です。

日程調整ページを使用することで、社外の人との認識の齟齬が出ることはありません。

また、社外の人に日程調整ページを送信した後に、自身の空き時間が変更になっても、日程調整ページに最新の情報が反映されるため、ダブルブッキングも起きません。

日程調整ページでは、参加メンバー・会議室などの施設・期間・時間帯など、様々な条件を設定できます。

専用アプリでスマホからも日程調整ができる

スマートフォンに専用アプリをインストールすることで、トヨクモスケジューラーをストレスなく閲覧、調整、閲覧したり調整したり、PCと同じ感覚での操作が可能です。

スケジューラーによっては、特定の操作はPCでしかできないという製品が多いですが、トヨクモスケジューラーは、スケジュールの閲覧や会議室の確保、日程調整ページの送信など、全ての操作をスマートフォンで行えます。

移動が多くパソコンを使う時間や場所をなかなか確保できない方にとって、スマホで一連の機能が使える点は大きな魅力と言えます。

トヨクモスケジューラーで日程調整ツールの良さを体感しよう

トヨクモスケジューラーは、多機能を目指し過ぎず、シンプルで使いやすいスケジューラーをコンセプトに作られています。したがって、掲示板や案件管理、ファイル管理、掲示板、ワークフロー、電話メモなど、通常のグループウエアに搭載されている機能は入っていません。

スケジュール管理と日程調整に特化しており、シンプルで使いやすく全ての操作をスマートフォンで対応可能というところが特徴です。

日程調整は、日程調整ページをシェアすることで社外の人ともスケジュールの共有ができ、効率的且つ簡易的に日程調整を進められます。

従来であれば、双方の都合のつく時間を何件かピックアップし、メールや電話を何度も往復して、やっと日程調整が決定していました。そういった手間や負担がツールを使えば一切発生しません。

日程調整サービスは他にもいくつかありますが、トヨクモスケジューラーのように、社内スケジュールや社内の会議室予約が日程調整サービスに連動しているスケジューラーは多くはありません。

さらに、トヨクモスケジューラーはkintoneとの連携が可能となっています。

例えば、cybouzu.comのユーザー情報をそのまま登録できたり、kintoneのデータベースから情報を持ってくるといったことが可能。

現在30日間の無料お試しプランを設定しているので、この機会に日程調整ツールの使用を検討してみてはいかがでしょうか。