会議や打ち合わせ、商談のアポイントを取るなど、予定調整はビジネスに欠かせない作業です。
日々の業務で頻繁に予定調整が発生する方は、調整作業が本来の業務を圧迫しているのではないでしょうか?
便利なツールを導入して一気に効率化を図りたいと考えているものの、その前にツールを使用せずにできる方法を模索している方も多いかと思います。
今回は、予定調整・日程調整を、ツールを使用せず、まずは今できる手段で効率化する方法をご紹介します。
その上で、ツールの導入を検討する際に押さえておきたいポイントも解説します。
コツは、とにかく「やり取りの手間が最小限になるように工夫すること」です。
ぜひ予定調整を効率化するための参考にしてください!
目次
予定調整のコツ【メール】
予定調整・日程調整は、メールを使用して行うことが多いかと思います。
メールなどのテキストメッセージを使用することで、言った・言わないのトラブルを防ぐことができます。
まずは予定調整をメールで行う際の注意点を4つご紹介します。
- 件名はわかりやすく
- 複数候補日を提示する
- 返信の期限を設定しておく
- 当日近くになったらリマインドのメールを送る
ここだけは押さえておきたい4つのポイントを詳しく解説します。
件名はわかりやすく
予定調整に限らず、ビジネス上のメールは「件名を見て、一目で用件がわかること」が重要です。
日々送られてくる大量のメールは、件名で優先度を判断している人も多いと考えられます。
件名を見て急ぎの用事ではないと感じたメールは、後回しにされ、開封されずに忘れられてしまうこともあります。
すぐに開封してチェックしてもらえるよう、次のように具体的に記載しましょう。
- 〇〇のお打ち合わせのお願い(自社名を添える)
- 【〇〇サービス】に関するご提案日時のお伺い
件名(タイトル)だけを見て、一目で内容が判断できるものにすることがポイントです。
複数候補日を提示する
日程調整の日時を提案する際は、候補日を複数挙げて伝えましょう。
日時候補がひとつのみだと、その候補日では相手の都合が合わなかった場合、別の日程で再度提案し直さなければならなくなります。
メールのやり取りが増えてしまうと、自分だけでなく相手の手間も増やしてしまい、時間もかかってしまいます。
候補日は、できれば3~5つほど挙げて提案すると、相手も回答しやすくなります。
提示する候補日が多すぎても、相手が回答する際に負担になるので気を付けましょう。
逆に、相手側から日程を打診された場合に、こちらの都合が合わずに変更を希望する際にも、こちらから複数の日程を提案して回答しましょう。
メールのやり取りを減らす工夫が、お互いの負担軽減につながります。
返信の期限を設定しておく
日程の調整を打診するメールは、返信の期限を設けて、いつまでに回答が欲しいかを添えて記載するとよいでしょう。
回答が期限内に集まることで、日時を速やかに決定することができます。
日程の調整は、お互いの予定を素早く決めなければ、提案した候補日に他の予定が入れられず曖昧な状態が続いてしまいます。特に、複数人での調整の場合は、回答が集まらなければ日時を決定することができず、参加者全員に迷惑がかかってしまいます。
改めて回答を催促する手間を省くためにも、最初の連絡で返信の期限を記載し、日程調整をスムーズに進めていきましょう。
当日近くになったらリマインドのメールを送る
意外と見落としがちですが、予定した日時の前日、もしくは数日前などにリマインドのお知らせをすることも大切です。再確認の意味も込めて、早すぎず、遅すぎずといったタイミングを考慮してメールを送りましょう。
だいぶ早い段階で日程が決まってしまっていた場合、予定を忘れられてしまっている可能性もあります。時間を勘違いしていることもあるかもしれません。
「スケジュール帳に記載し忘れていた」といったうっかりミスをしてしまっている人も、皆無ではないでしょう。
改めてリマインドのメールを送ることで、そういったうっかりミスをカバーすることができます。
リマインドのメールには、日時と合わせて、集合場所の地図やお店のURLなどの情報を再度添えておくと親切です。
予定調整のコツ【電話】
予定の調整は、メールなどのテキストメッセージを使用することをおすすめします。
しかし、緊急の用件や、電話で話していた流れでそのまま相手との約束をすることも多々あるかと思います。
電話で予定調整をするときに気を付けるポイントは、次の4つです。
- メモをとれる状態でかける
- 相手の忙しい時間帯を避ける
- 決まった日程は必ず復唱して再確認する
- 予定が確定した後にメールで再度連絡しておく
詳しく見ていきましょう。
メモをとれる状態でかける
予定調整の連絡に限らずビジネスの基本ではありますが、電話をかける際には必ずメモの準備をしておきましょう。
日程の調整は、日時や場所など、細かい要件が絡むため、メモを残すことが必須です。
電話で話している最中に相手を待たせることのないよう、電話をかける前に必ずメモをとれる状態でかけるよう心掛けましょう。
相手の忙しい時間帯を避ける
電話は、かけたタイミングで相手にも応対してもらわなければならないため、電話をかける時間にも配慮は欠かせません。
あらかじめ相手の忙しい時間帯がわかっている場合は、その時間を避けてかけるようにしましょう。
また、営業時間外に電話をかけるのもマナー違反となります。
相手の営業時間を前もって調べておくか、一般的な企業の就業時間である9時~18時の間にかけるとよいでしょう。
昼休み休憩の時間や、退社間際の時間など、相手に負担となるような時間帯には控える配慮も大切です。
相手が応対しやすい時間帯を考慮して電話をかけるよう心掛けましょう。
決まった日程は必ず復唱して再確認する
電話で日程が決まったときは、必ず復唱して確認するよう心掛けましょう。
日にちや時間を、間違って聞き取ってしまっている可能性もあるため、ミスを防ぐためにも再度確認します。
復唱する際は「確認のため復唱させていただきます」とひと言添えて復唱するとよいでしょう。
電話では口頭での約束となるため、間違いのないよう確認するひと手間が欠かせません。
予定が確定した後にメールで再度連絡しておく
電話で日程が確定したら、改めてメールで連絡を入れておくこともおすすめします。
電話での会話では口頭での約束となるため、メールなどのテキストメッセージを送信しておくことで、より確実に内容を把握できます。
万が一聞き間違えていた場合や、どちらかが詳細を勘違いしていた場合にも、メールで再度確認することで間違いに気付くこともできます。
言った言わないのトラブルを避けるためにも、電話だけで済ませず、メールで再度連絡をしておきましょう。
予定調整にツールを活用するメリット・デメリット
ここまで、メールと電話で予定調整をする際に大切となるポイントをご紹介しました。
ポイントを押さえれば、メールでも電話でも、予定の調整は可能です。
しかし、営業職や人事職の方など、日頃から頻繁に日程調整が発生している方は、調整作業が通常の業務を圧迫していることもあるのではないでしょうか?
予定調整・日程調整は、ツールを活用することで手間が大幅に削減されます。
そこで予定調整にツールを活用するメリットとデメリットを、合わせてご紹介します。
ツールの導入を検討する際の参考にしてください。
メリット
予定調整ツールを活用することで、作業の負担が大きく軽減します。
負担軽減につながる主なメリット、3つをご紹介します。
- 相手に何度も連絡する手間が省ける
- 決定した日程がカレンダーに反映される
- 人為的ミスが起こりにくくなる
相手に何度も連絡する手間が省ける
予定調整は、ツールを活用することで、希望する候補日を選択して相手に送るだけという簡単な作業で完了します。
メールの細かい文言を作成したり、相手も回答のメールを作成したりといった面倒な手間がかかりません。
調整する相手が多くなるほど、作業の負担が軽くなると感じることでしょう。
決定した日程がカレンダーに反映される
予定調整ツールは、Googleカレンダーなどと連携できるものも多く、通常使用しているデジタルカレンダーと同期できることも大きな特徴です。
連携したカレンダーを目安にして候補日を選択できるだけでなく、確定した日程も自動でカレンダーに反映されます。
人為的ミスが起こりにくくなる
Googleカレンダーなどと連携して、スケジュールをリアルタイムで更新できるため、記載漏れなどの人為的なミスも防げます。
日時の「記載間違い」や「認識間違い」などの防止にも役立ちます。もちろん、電話で起こりがちな「言った・言わない」などのトラブルも起こりません。
うっかりミスを防止できる点は、多忙な人にとって心強いサポートとなります。
デメリット
ツールを活用することのデメリットは、次の2つが考えられます。
- コストがかかるツールもある
- 使い方を周知する手間がかかる
気になるデメリットについて解説します。
コストがかかるツールもある
ツールを導入する際に一番気掛かりなのは、コストがかかる点ではないでしょうか?
便利になる分、どれぐらいのコストがかかるのか、費用対効果は見込めるのか、しっかり見極めていきたいところです。
予定調整ツールは、使用する機能やユーザー数に応じて、プランやコストが変わってきます。
無料のプランが用意されているものや、最初の数日間を無料で使えるトライアル期間が設けられているものもあるため、比較検討する際には参考にしてみてください。
使い方を周知する手間がかかる
新しいツールを導入する際には、使い慣れるまでに時間がかかる点もデメリットかもしれません。
一度慣れてしまえば何てことのないツールでも、慣れるまで不便に感じてしまう人も多いことでしょう。
どんなに多機能で便利なツールでも、使うことができなければ宝の持ち腐れとなります。
社内やグループ内で馴染むまでは、使い慣れた人をキーパーソンとして、使用に困ったときに相談できるような体制を整えておくのもひとつの解決策になります。
予定調整ツールの選び方
予定調整ツールは、メリットとデメリットを把握した上で選ぶことが大事です。
その上で、ツールを選ぶ際に失敗しないコツとして、次の3点をチェックするとよいでしょう。
- 価格
- 操作のしやすさ
- アプリの有無
それぞれ解説します。
価格
ツールを活用する際には、コストがかかる点もデメリットとしてお伝えしました。
ただし、使用する人数や機能によっては、無料で使えるプランが用意されているものもあるのでチェックしてみましょう。
料金が高くても、高性能で安心というわけではなく、機能が多すぎて実際にはそれほどの機能が必要ない場合もあります。
価格だけでなく、機能やプランの内容をしっかり確認して選びましょう。
また、無料で使用できるトライアル期間が設けられているものもあります。
トライアル期間を利用し、実際に活用してみましょう。かかる手間や時間がどれくらい削減されるか、費用対効果はしっかり見込めるかを検討してみるとよいでしょう。
操作のしやすさ
ツールが社内やグループ内で浸透するかどうかは、操作のしやすさ、使いやすさが一番のポイントになります。
使いにくいものでは、導入への理解が得られにくく、社内での活用がなかなか進みません。
せっかく導入しても、利用されなくては宝の持ち腐れとなってしまいます。
新しいツールを選ぶ際には、画面や機能がシンプルで見やすく、直感的に使用できるものを選ぶことがポイントです。
誰でも使いやすく、少し操作してみれば理解できるような機能のものを選ぶことで、ツールの活用も浸透し、作業の効率アップにつながります。
アプリの有無
パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも支障なく使えるようなアプリがあるかどうかもチェックしておくとよいでしょう。
特に営業職など移動が多い方は、外出先でも問題なく使用できるかどうかは大切なポイントです。
ブラウザ版の使用感と合わせて、アプリの使い勝手も確認しておきましょう。
予定調整を効率よく進めて業務圧迫を軽減しましょう!
予定調整を効率的に行うコツや、ツールの活用についてご紹介しました。
予定調整・日程調整は、相手とのやり取りが発生するため、予定通り進まないこともあり、意外と時間や手間がかかる侮れない作業です。
スケジュールの調整作業やメールのやり取りで、本来の業務が圧迫されてしまっている方は、ツールの検討も視野に入れてみることをおすすめします。
日頃、調整作業が多い方ほど、ツールを活用することで作業の効率化を顕著に感じることでしょう。
ツールの活用が本当に効果的かどうかは、実際に活用してみることが一番です。
無料で使用できるトライアルを活用し、どれくらい作業負担が軽減するかを確かめ、確実に効果を感じた場合に、本格的に導入するとよいでしょう。
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