社内イベントの幹事さんは「参加者の集計」や「お店選び」そして「開催日の特定」など、開催に備えて大忙しになります。
通常の業務もある中、参加者への連絡や集計作業などは、思っている以上に時間を取られる作業ですよね。
今回は社内イベントに備えて、注意しておきたいポイントや調整作業を軽減するツールの活用などを解説します。
ツールの活用は、幹事だけでなく参加者側の連絡の手間も軽減するため、大変おすすめです。
スムーズな開催準備で、頼れる幹事さんとしての株が上がるかもしれません。
社内イベントの開催や仕事上で欠かせない「予定調整」のポイントを押さえて、信頼獲得のチャンスに活かしてください。
目次
予定調整は仕事において最も大切な業務の一つ
仕事をする上で、予定の調整は甘くみてはいけない業務です。時間も手間もかかり、自分以外の人にも影響するため、連絡漏れなどを防ぎ、確実に取り組まなければなりません。
一方で「予定調整」は、正確且つ丁寧に取り組むことで得られる効果も絶大です。
スケジュールや予定の調整をしっかり行うことで得られる効果について、以下の3つを解説します。
- 多くの人とコミュニケーションを取れる
- 仕事を順序立てて行う能力が身につく
- 上司や取引先からの信頼につながる
多くの人とコミュニケーションを取れる
イベントや商談などの機会に、連絡をまとめる役目(幹事など)を担うと、参加者との接点が生まれます。
たとえば、主催者の意向を組んだり、参加者を募ったり連絡を回したりといった機会に、多くの人とコミュニケーションが図れるでしょう。
こういったコミュニケーションを通じて、社内や取引先で名前や顔を覚えてもらえるチャンスにもなります。
コミュニケーションを取り、相手に自分を認識してもらうことで、意思の疎通が図れ、協力し合えることがあります。信頼関係の構築にもつながるでしょう。
仕事や業務がスムーズに進められたり、生産性の向上から成果につながったりといったりといった効果が得られることもあります。
コミュニケーションを図れる機会は、自分のことをたくさんの人に認識してもらえるチャンスでもあります。積極的に活かしていきましょう。
仕事を順序立てて行う「段取り力」が身につく
予定調整を進めていく過程で、仕事でも欠かせない「段取り」の能力が身についていきます。
段取りを組むためには、まず全体の内容や量を把握し、目的のゴールにたどり着くために必要な一つひとつの工程を明確にします。それぞれの工程を組み合わせて段取りを考えることで、漏れのないよう作業を進めることができます。
段取りを組むことで、先を読みながらものごとを進めていく力もつきます。仕事の優先順位を付ける能力にもつながる力です。
先の見通しが立っていることで、不測の事態にも柔軟に対応できることでしょう。
段取りを考える力は、どのような業務でも活用できる大切なスキルなので、ぜひ身につけていきましょう。
上司や取引先からの信頼につながる
会議や商談など、仕事上での日程調整ができていないと、相手にも迷惑をかけてしまうようなミスにつながることがあります。連絡が漏れてしまったり予定をダブルブッキングしてしまったりなど、重大なミスにつながってしまうと、相手の信頼を失いかねません。
日程の調整や連絡は、面倒に感じることもあり後回しにしがちでもあるため、早めに取り組むよう心掛けたいものです。
日程調整を早めに確実に行えることで、ミスを防ぎ、相手へ安心感を与えます。仕事をする上で欠かせない信頼にもつながります。
日程調整・予定調整を確実に行うことは、上司や取引先からの信頼獲得にもつながる大切な業務と認識しましょう。
社内外で行う予定調整のコツ
予定調整を行う際には、以下の5つのポイントを押さえておきましょう。
- 候補日を複数用意しておく
- 役職の高い人の予定を押さえておく
- 返答期限を決めておく
- なるべく電話を用いない
- 日程確定後当日近くになったらリマインドの連絡をする
それぞれ詳しく解説します。
候補日を複数用意しておく
商談やイベントなどでは、参加人数が多くなるほど、参加者の日程を合わせることが難しくなります。日程が決まるまでに、メールなどのやり取りが重なり、自分の負担が増えると同時に相手の手間も増えてしまいます。
日程の候補は一つだけでなく、できるだけ複数の日程を候補に挙げて連絡しましょう。
候補日(時間)を複数提案しておくことで、メールなどのやり取りが少なく済み、相手の手間も省きます。
参加者の人数や開催日までの日数などにもよりますが、できるだけ3日以上の候補日を提案すると良いでしょう。参加者も回答しやすくなり、スムーズに日程を決めることができます。
ただしあまり多すぎてしまうと、相手も選ぶことが負担になり、集計の手間も増えてしてしまうため、3日〜5日程度が妥当です。
複数の候補日(時間)を用意すると同時に、できるだけ早めに連絡を回すことで、先方も予定を調整しやすくなるでしょう。
相手の負担を減らす工夫を心掛けると、喜ばれるだけでなく、結果的に自分の負担も軽減します。
役職の高い人の予定を押さえておく
仕事の場合は、まず役職の高い人の予定を押さえることが重要です。
役職の高い人ほど、空いている日時が少ない可能性があり、スケジュールを組むことが難しくなります。
商談や会議で意思決定権のある人(キーパーソン)など、出席が欠かせない人の日程も優先して押さえておきましょう。
まず役職の高い人と欠かせないキーパーソンの日程を押さえてから、絞られた候補日を参加予定者に連絡することがポイントです。
返答期限を決めておく
参加者へ日程調整の連絡を回す際には、いつまでに回答してほしいか、返答期限を忘れずに伝えましょう。
返答期限を設けないと、回答を後回しにしてしまう人がいるかもしれません。
なかなか回答が集まらないと、改めて催促の連絡をする手間が発生します。催促の連絡は、相手によっては失礼と感じられてしまう恐れもあるため、できれば避けたいところです。
なかなか日程を決定することができず、他の参加者にも迷惑がかかってしまいます。
緊急のものは当然ですが、緊急度の高いものでなくても、早く日程を確定して参加者に伝えることが重要です。
初めの連絡の段階で、必ず返答期限を伝えて、できる限り早めの集計を目指しましょう。
なるべく電話を用いない
日程の調整は、日にち、時間など、細かい内容を漏らさず伝えることが重要です。
電話や口頭での調整では、相手がメモを取っているとも限らず、聞き逃されてしまう可能性もあります。伝えた日時を勘違いされていたということも起こりがちです。
電話や口頭での約束は「言った」「言わない」のトラブルも発生しかねません。
もしも電話で日程を確定させた場合は、その後に必ず正確な日時を記載したメールを入れると良いでしょう。
テキストメッセージで送っておくことで、相手も正確な日時を把握し、スケジュールの漏れ防止も期待できます。
日程確定後当日近くになったらリマインドの連絡をする
日程が確定し、参加者に連絡を回したら、日程調整の任務はひとまず完了です。
しかし予定が早い段階で確定して、日数が経ってしまうと、うっかり予定を忘れてしまっている人がいるかもしれません。多忙な人ほど、たくさんのスケジュールに追われて予定を忘れてしまうこともあります。
予定の日時が近づいたタイミングで、改めて参加者にリマインドの連絡を入れると安心です。ひと言リマインドメールなどを送ることで、うっかり予定を忘れてしまっていた人に注意を促せます。
たくさんのタスクを抱えている現代人は「うっかり忘れてしまう」ことが起こりがちです。
ちょっとした配慮で、うっかりミスを防止するので、前日や当日が近づいたタイミングで、リマインドの連絡を入れる工夫をしてみてください。
社内イベントの予定調整をスムーズに行うコツ
それでは、忘年会や社員旅行などの幹事になった際に、社内イベントの調整をスムーズに行うコツを5つ、お伝えします。
- あらかじめ全体の段取りを組む
- 規模によって複数人の幹事(担当者)を決める
- 役職の高い人やキーマンの予定を先に押さえる
- 当日近くに改めて日時と場所をリマインドする
- 人数が多い場合は日程調整ツールを使う
具体的に解説します。
予め全体の段取りを組む
既にご紹介した通り「段取り力」は、仕事でも欠かせない大切な能力です。
忘年会などのイベントの開催でも、この「段取り力」を活かすことで、確実に計画を進めていくことができます。
たとえば、社内外の忘年会の準備であれば、次のような過程が必要となります
- 日程候補の選定
- 参加者への連絡
- 参加者の集計
- 店選び
- 店の予約
- リマインド送信
まずは大まかな内容を決め、それぞれの段階でどのような作業が発生して、誰に連絡する必要があるかなどを考え、一つずつ進めていきましょう。
段取りを決めておくと、先の見通しも立つため、柔軟に対応していくことができます。
規模によって複数人の幹事(担当者)を決める
忘年会は、小規模なグループのものから、大規模な部署や社内・社外で開催されるものなど、規模もさまざまです。
大人数での開催となる場合、人数の集計や会場の選定・下見など、それだけ幹事の作業も多くなり、負担も増します。
大規模な忘年会やイベントの場合は、複数の幹事(担当者)を決めて計画を立てていきましょう。
部署ごとやグループごとなどで担当者を決め、それぞれの担当部署内の連絡を割り振ります。
さらに、前回の幹事などから、どのようなお店が良かったか、どのようなトラブルがあったかなどのアドバイスを聞いておくと、より安心です。
役職の高い人やキーマンの予定を先に押さえる
「予定調整のコツ」でもお伝えした通り、参加者に連絡を回す前に、まず役職の高い人やキーマンの予定を押さえることが重要です。
先にスケジュールを確認して、そのイベントに欠かせない重役が空いている日程で開催日時を決めましょう。
役職の高い人は、常に忙しいものの、年末となるとさらに多忙となります。
予定を押さえるためにも、早めに連絡を取り、忘年会の開催日程が決まったらすぐに連絡を入れましょう。
当日近くに改めて日時と場所をリマインドする
前日や開催日が近づいてきたら、全員に改めて「日時」と「場所」を記載したリマインドを送りましょう。
お店や地図のURLを添付しておくと、誰でも確認しやすくて喜ばれる配慮になります。
リマインドには、メールやチャットツールなど、テキストメッセージを使うと良いでしょう。
次に紹介する「日程調整ツール」では、リマインドを自動で送信してくれる設定ができるものもあります。
人数が多い場合は日程調整ツールを使う
忘年会シーズンを控えた年末は、業務も通常以上に忙しくなる時期です。年末年始を前に、業務時間が限られた状態になる中、通常の業務だけでも手一杯になる人も多いのではないでしょうか。
複数人の日程調整は、通常でも手間がかかり侮れない作業です。参加者の予定がなかなか合わず、調整作業が通常業務を圧迫してしまうこともあります。
メールなどでやり取りをしている日程調整は、専用のツールを活用することで驚くほど日程調整作業の負担が軽減されます。
日程調整ツールの活用で、具体的には次のように作業が効率化できます。
- 日程候補日を自動抽出してくれる
- 参加者への連絡の手間が大幅に削減する
- 参加者側の連絡・調整の手間も省ける
- キャンセルを自動で反映する
- Googleカレンダーなど普段使用しているカレンダーに予定を自動で反映する
- ダブルブッキングを防止する
- リマインド通知を設定できる
日程調整にツールを活用することで、面倒で時間のかかる調整作業が大幅に減るだけでなく、連絡が確実に伝わることが最も大きなメリットです。
幹事や担当者の負担軽減に加え、参加者側も返答しやすいため、仕事上でもイベントの開催でも重宝します。
スピーディーかつ確実に連絡を回すためにも、ツールの活用も検討してみましょう。
社内イベントの開催に向けて計画的な調整を
社内イベントの開催と合わせて、日程調整で押さえておきたいポイントを解説しました。
大人数での開催はもちろん、小規模のものでも、通常の業務と並行して行う日程調整作業は、幹事の負担が思いのほか大きなものとなります。
社内イベントの日程調整を機に、ツールの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
幹事側の負担だけでなく、参加者側の手間も軽減し、調整のミス防止にも役立ちます。
たとえば「トヨクモスケジューラー」なら、アプリ版もブラウザ版も活用でき、どのようなデバイス環境でもスケジュールの確認が可能です。
参加者は、候補日から参加可能な日程を選択して回答するのみといった簡単作業で完了します。
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