日程調整の煩雑さを解消!プロセスを効率化してミスを防ぐコツとは?

日程調整にかかる時間とは?

みなさんは普段の業務の中で、日程調整にどれくらいの時間をかけているか意識をしたことがありますか?
記事を読んでいただいている方の中には、1日に10分、30分、あるいは1時間以上かかっている方もいらっしゃるかもしれませんね。

忙しいビジネスパーソンにとって社内・社外の方との打合せの時間や、採用担当として面接日程の調整など普段の業務の中でも日程調整を行う機会は多くあります。
わたし自身、社内・社外との打合せなどで日程調整にかける時間は決して少なくありません。

特に採用業務を行っていた時は、マーケティングの業務と兼務でおこなっていたこともあり、通常の業務での日程調整が1日あたり30分(3件×1回10分程度)のところ、採用業務が加わることで、1人の応募者に対してて25分ほどの日程調整にかける時間が増えていたかと思います。※1

3人の応募者の方が入れば、書類選考以降の面接日程調整プロセスにおいて75分(1時間15分)時間がかかることになります。面接の日程調整プロセスだけなので、この前後で、書類選考や面接実施、社外との採用ベンダーとの打合せなどもありなかなかハードな時間の使い方をしていました。

<採用業務における日程調整にかかる時間目安※1>

対象者時間
①応募者(候補者)への連絡対応など10分
②社内の社員(面接担当者)の日程調整10分
③施設予約(会議室)5分
合計25分

※1※時間については、個人の業務遂行にかける時間により変動します。上記はあくまで参考目安の時間です。

Indeed Japan株式会社が行った『採用担当者の業務実態に関する調査』

(2021年10月22日~11月2日)(https://jp.indeed.com/press/releases/20211221_2)によると、

1.【採用担当者の業務実態】

 「採用担当者の72.4%は、採用・人事業務以外にも従事している」

→ わたし自身もこちらに含まれるかと思いますが、採用・人事業務以外の兼務の方が多いということは、通常業務+採用・人事業務が加わるためとても多忙であるということだと思います。



2.【採用担当者の課題/問題意識】

3位「面接日程・方法の調整にコストがかかっている」(21.7%)

→ 面接日程の調整などにコストがかかっている人が5人に1人程いるということで、応募者、社内での日程調整などにも時間がかかっていることが改めて分かりました。

■調査結果要約
1.【採用担当者の業務実態】
・採用・人事業務以外も従事している採用担当者は72.4%にのぼる。販売・営業や総務などその他部門との兼務が多い傾向。

・採用に割けている時間は業務全体の43.34%、採用も含む人事関連業務に割けている時間は51.0%。特に従業員300名以下の企業では、採用業務に割いている時間が少なく、平均35.5%のみ。

・採用業務の中で、人材採用のために最も重要なのは「面接」。

一方で、採用フローの中で「面接」にかけている時間は採用フロー全体のわずか16.1%にとどまる。面接を行うまでの各種調整業務に全体の52.4%の時間がかかっている。

採用担当者は、採用以外の業務にも携わっている割合が高く、7割以上が採用・人事以外の業務を兼任していることがわかりました。採用のみに業務時間を割けないことに加え、採用業務の中で最も重要である「面接」そのものにあまり時間がかけられていないことも明らかとなりました。

2.【採用担当者の課題/問題意識】

74.9%が、応募者と連絡が取れなくなる『ゴースティング』を経験。採用業務における課題/問題意識で多かったのは、

1位「求める人物像と異なる人の応募が多い」(41.9%)

2位「求人に対する応募が増えない」(40.7%)、次いで

3位「面接日程・方法の調整にコストがかかっている」(21.7%)、

4位「書類選考にコストがかかっている」(19.5%)。

採用担当者の7割以上が、応募者と連絡が取れなくなった経験(ゴースティング)があることがわかりました。また採用業務の課題としては、応募に関するものが多く、自社が求める人物からいかに応募してもらうかに頭を悩ませている採用担当者が多そうです。次いで、面接調整業務や書類選考にコストやリソースがかかっているなど、各種調整業務の効率化が課題になっている様子がわかります。

日程調整の煩雑さを解消!知っている人だけ使ってるかも!

そんな多忙な採用・人事担当者や日程調整の工数を減らしたい方へトヨクモスケジューラーの「誰か1人だけ参加」機能をご紹介!

(引用:トヨクモ社プレスリリース:https://toyokumo.co.jp/2022/07/01/4553)

多数の応募者と多数の社内担当者の日程調整は、対応コストが膨大に

新卒の面接において「学生」と「面接官」、インサイドセールスにおいて「見込み客」と「コール担当者」、各種相談カウンター業における「相談者」と「担当するカウンセラー」などに代表される、「応募者」「対応者」どちらも多数いる日程調整の場合、その手間は膨大なものになります。従来は受付センター機能を持っている部署・人が、申込みを確認し、社内のメンバーのリソースを割り振る、という工程が必要でした。

利用イメージの業務種類例

業務例社外社内
新卒採用学生面接官
インサイドセールス見込み客コール担当者
相談カウンター相談者カウンセラー
個別指導塾塾の生徒個別指導を行う講師
アルバイト面接応募者面接をするバイトリーダー

日程調整と担当者の割り振りを自動で実行

新機能である「誰か1人だけ参加」機能では、選択した担当者のうち、誰か1人が空いていたら日程調整が可能になります。社外の方には最大限の空き時間が公開できる一方、ダブルブッキングは行わない範囲で、日程の登録を行います。面接調整、営業調整、来店予約など、幅広いシーンで、日程調整を自動化できます。

社内・社外を一貫して活用できるから、ダブルブッキングが起こらない

他の日程調整ツールと異なり、トヨクモ スケジューラーは、社内のスケジュール管理サービスとして活用できます。それによって、日程調整とスケジュール管理の間でコピーアンドペーストの作業などが一切不要です。社外に公開する空き時間と、社内の予定は同じデータを活用しているので、わずかなタイムラグも無く、ダブルブッキングは防ぐことができます。

公開する日時から時間や曜日を指定し、候補から排除することもできるので、自身の希望に合わせて柔軟に日程調整ページを作成できます。

実際の画面をどういう機能なのか解説していきたいと思います。

①参加必須が1人、任意参加が4人の場合
(設定内容)
必須:山崎
誰か1人:山本、森、中井、田里

②日程調整ページの設定画面
このページで、社外に共有もできる日程調整URLが発行されます。

③「誰か1人だけ参加」機能を使った時の確認画面
(「誰か1人だけ参加」機能を使っていない時の確認画面)
Before

(「誰か1人だけ参加」機能を使った時の確認画面)
■After
・12時以降の予定が選択できるようになりました。

参加者の多い会議や、面接担当者が複数人おり、誰か1人が担当できればよいという時など、普段の社内・社外の会議や採用面接などにご活用いただけます。

新機能!「施設のどれか1つ」もできるようになりました!

また、上部でご紹介をさせていただいた「誰か1人だけ参加」機能に加えて、お客様からのご要望が多かった会議室やプロジェクターなど、施設や社内備品の予約をするのに便利な「施設のどれか1つ」機能が今回新たに追加されたことをご存じでしょうか。会議や面接の日程調整の他に、施設予約等にかかっていた時間や手間の削減をサポートするための機能です。

①「誰か1人だけ参加」+「どれか1つ」機能使用

②「人」+「施設」や「設備」が空いている時間がわかる

左側:参加者の他、複数の施設、備品の予定を選択
中央:「人」「施設」2つの空き時間をひと目で分かるようになりました。

まとめ


ここまでお読みいただきありがとうございます。
2021年11月11日(ポッキーの日)にリリースをしたトヨクモスケジューラーですが、ご利用いただいている皆さんの声をいただきながらこれからも機能バージョンアップしていく予定です!

今回ご紹介させていただいた機能の他にも、kintoneとの連携などまだまだご紹介しきれていない機能もたくさんあります。

トヨクモスケジューラーの無料体験は、下記の製品ページからいつでもお申込みいただけます。しかも!10名以下でのご利用でしたら、永久無料の上、一切料金は発生いたしませんので安心してお使いいただけます!
また、皆様からのご意見、ご要望なども募集中ですので、お問合せフォームなどよりお気軽にお問合せください。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。