日々仕事に追われる中で「もっと効率よく日程調整ができたら」なんて考えている方も多いのではないでしょうか。
とくに日常的に複数人を相手に日程調整しているという方は、そこに時間を取られて自分の仕事が捗らないと頭を悩ませている方もいるでしょう。

そんな方の心強い味方になるのが、日程調整アプリです。
本記事では、日程調整アプリのメリットや選び方などについて詳しく解説します。

日程調整にはアプリを活用すべき理由

まずは、日程調整にアプリを活用することでどのようなメリットがあるのかについて見ていきましょう。

手帳やパソコンで日程調整を行っているという方も、その利便性の高さに驚くはずです。

パソコンを開かずスマホで業務が完結する

日程調整をアプリで管理する最大のメリットは、スマホの簡単操作で調整業務が完結することです。

例えば、出先で取引先からの連絡を受けた場合、その場でパソコンを開くのが難しいという状況も少なくないでしょう。
そうなると、一旦先方から聞いた予定を手帳などにメモし、後ほど予定を確認してから返事をするといった非常に非効率なやり方になってしまいます。
同時に先方を待たせることにもなってしまい、スムーズなやり取りができないという印象を持たれてしまいかねません。

そんな時、日程調整アプリであれば、必要な時にすぐにアプリを開いてその場で予定を確認することが可能です。
もちろん、1対1だけでなく複数人が関わるミーティングなどの調整も簡単にできるので、グループやチーム単位で動いている場合にも最適です。

やり取りを往復する手間が省ける

先方やチームメンバーと何度もやり取りをする手間が省けるのも、日程調整アプリを活用するメリットです。

例えば、複数人が参加するミーティングの場合、一旦日時を決めても参加者の予定が合わなければ何度も調整を繰り返さなければなりません。
社内のスタッフだけで行うミーティングであれば、ある程度事前に予定を確認した上で調整が可能ですが、それでも急な変更が生じることは珍しくないでしょう。

そこに社外の人が参加するとなると、こちらが提示した日程で都合が合わなかったり、希望日に合わせて社内のスタッフの予定を確認し直したりと余分な作業が増えてしまいます。
仮に1件の日程調整に30分要するとして、1日に3件あれば計1時間半、それが週に5日と計算すると1週間のうち7時間以上もムダに費やすことになるのです。

日程調整アプリを活用することで、そうしたムダを一掃することが可能です。

あらかじめ参加者を指定しておくことで、アプリが自動でそれぞれの空き時間を見つけ出し、先方に連絡をします。
先方がOKを出した日時を確認するだけで日程調整が完了する仕組みとなっており、本来なら何時間もかかる作業を一瞬で終えることができます。

ミスを減らせる

日程調整アプリを活用すれば、起こりうるミスを事前に防ぐことができます。
アナログで日程調整していると、どうしても人為的ミスが起こってしまうものです。

とくに日常的に複数の相手との日程を調整している場合、よく見られるのが連絡ミスとダブルブッキングです。
電話など口頭で先方の予定を確認した際、他のスタッフに伝え忘れていたり、そもそも伝えた内容が間違っていたりすることがあります。

一方「メールなら書面に残るから安心」と考えがちですが、それでも内容の誤りやチェック漏れは十分にあり得るでしょう。
予定が入っていたことをすっかり忘れて、他社との予定をダブルブッキングしたなどといった状況になれば、個人だけではなく会社全体の信用問題となることも自覚しておかなければなりません。

しかし、日程調整アプリを利用していれば、そういった人為的ミスを大幅に減らすことにつながります。
全ての予定が一目瞭然になるため、すでに予定が入っている日時に予定が重複することもなく安心です。

効率化した時間で他のことができる

日程調整アプリを活用することで、余計な手間や時間を省くことができるとご紹介しましたが、それは同時に時間に余裕ができるということを意味します。

先に出した例で言えば、日程調整に費やしていた1週間のうちの7時間以上を他の業務に充てることができるのです。

世間では働き方改革と謳われていますが、まだまだ残業を余儀なくされているという方も少なくないはずです。
日程調整に取られていた時間を本来の業務に充てることができれば、個人だけでなく会社全体の業務効率化にもつながるでしょう。

日程調整アプリの選び方

日程調整アプリのメリットについてご紹介しましたが、実際は日程調整ができるアプリは数多くあり、どれが最適なのか見極めるのが難しいところです。

ここでは、日程調整アプリの選び方について解説します。

価格

日程調整アプリは、無料で使えるものから有料で利用できるものまでさまざまです。

有料の場合は、契約という形で月額料金を支払ってサービスを利用するシステムが主流となり、ユーザーの上限数や日程調整できる回数、利用する機能などによって月額料金が段階的に変動するのが一般的です。
契約する会社によっては、サービス提供開始時にヒアリングを行い、それぞれの希望に沿った機能をカスタマイズした上で料金プランが組まれるケースもあります。

一方、無料で利用できる日程調整アプリは、登録できるユーザーが少なかったり、利用できる機能が限られていたりと有料アプリに比べると制限が多くなります。
とはいえ、誰もが有料アプリに向いているかと言えばそうではなく、日常的に使用頻度が低い方、社内のみでの利用を考えている方などにとっては無料アプリで十分な場合もあります。

新規でアプリを導入する際、今後ランニングコストとして必要となる「価格」は重要なポイントではありますが、まずは導入する目的や必要な機能を明確にした上で検討することが大切です。

ios/Androidに対応しているか

日程調整アプリを導入する際、iosとAndroidいずれのOSにも対応しているかどうかというのも重要なポイントです。

周知の通り、iosはApple社が提供するiPhoneやiPadのみに搭載されている専用OSであり、一方多くのスマートフォンやタブレットにはAndroidが採用されています。
アプリを使用するのが個人に限られる場合はとくに問題にはなりませんが、複数人でアプリを共有する場合は、いずれのOSにも対応しているアプリを選ばなければなりません。

基本的にはios/Android双方のOSに対応しているアプリがほとんどですが、中にはどちらか一方のみとなっているものもあります。
日程調整アプリを検討する際は、その点にも注意しましょう。

カレンダーと同期できるか

日常的に使用しているカレンダー機能と同期できるかどうかで、作業の効率性に大きな差が出ます。

アプリをカレンダーと同期ができない場合、確定した予定を手動でカレンダーに入力する手間が生じ、非常に非効率です。
カレンダーと同期できるアプリを選んでおけば、日程が確定した時点で自動的にカレンダーにも反映されるため、手間が省けるだけでなく、入力漏れやダブルブッキングも防止できて安心です。

定期的にアップデートがされているか

日程調整アプリを選ぶ際は、そのアプリが定期的にアップデートされているかどうか確認しておくことが大切です。
通常、アップデートは不具合の改善や新機能の追加などを目的として実行されるもので、アプリを運用していく中では必要不可欠なものです。

つまり、ローンチから一度もアップデートされず放置されているアプリの場合、新機能が追加されないばかりでなく、何か不具合が起こった際の対処も受けられない可能性が高いのです。

また、スマートフォン側のOSがアップデートされた場合、アプリも少なからず影響を受けます。
スマートフォンをアップデートしたらアプリが使えなくなった、という状況に陥らないためにも、必ずアプリのアップデート履歴をチェックしておきましょう。

操作性が高いか

出先や移動時間にアプリを活用することを想定し、スマートフォンでの操作性が高いものを選ぶのもポイントです。
操作が複雑であったり、余計な機能が付いているアプリを選ぶと、目的の作業に辿り着くまでに時間がかかり、アプリを使うこと自体が手間となってしまいます。

また、参加するメンバー全員がスマートフォンの操作に習熟しているかは分かりません。
導入する前に、誰もが簡単に操作できるアプリであるかを確認しておくことが大切です。

利用目的に合っているか

前提として、どのアプリを選んだとしても面倒な日程調整作業を担ってくれます。
しかし、都合のいい日を相手に選んでもらう、こちらから候補日を提示するなど、アプリによって日程調整の仕様が異なる点に注意が必要です。

これまでの調整方法に沿ったもの、自分の業務に合ったものを選ぶことで、トラブルなく日程調整作業をアプリに移行させることが可能です。

日程調整にアプリを使用するデメリット

日程調整アプリには多くのメリットがありますが、一方でいくつかデメリットも存在します。

それらをあらかじめ理解した上で、導入の可否を判断することが大切です。

操作方法を覚える必要がある

まず第一のデメリットが、どれだけ簡単な操作で日程調整ができるとしても、最低限の操作方法を新しく覚える必要があるという点です。

デジタルツールの操作に長けているとされる20〜30代は問題なくアプリに移行できるケースが多いですが、それでもスマートフォンの操作が苦手という方や、これまでアナログで日程調整を行っていた方にとっては少しハードルが高いかもしれません。

少しでも不安がある場合は、ボタン1つで日程の調整、共有などができるような極力シンプルなアプリを選ぶといいでしょう。

相手にも操作をしてもらう必要がある

相手に候補日を選んでもらうシステムの場合、相手にアプリを操作をさせるという手間が発生します。

デジタルツールを使い慣れていてスムーズに対応してくれる相手であれば問題ありませんが、中には「操作方法が分からない」「面倒だ」などといった理由でアポイントが成立しないケースも出てくるでしょう。

こういった場合の対処法としても、まずは操作が単純でシンプルな仕様のアプリを選ぶのが有効です。
相手にストレスを与えないよう、登録者全員が使いやすいアプリを探しましょう。

アプリのシステムトラブルが起こる可能性がある

外部のツールを活用する場合、何らかの原因でシステムトラブルが起こる可能性があることを考慮に入れておかなければなりません。

アプリでスケジュールを一括管理している状態でシステムトラブルが発生すると、それ以降の予定を確認することができず、個人だけではなく会社全体の問題に発展します。

無料か有料かということでシステムトラブルの有無は判断できませんが、有料アプリにはバックアップ機能を備えたものも多いため、心配がある方はそういった点も考慮して検討するといいでしょう。

これからの日程調整にはアプリが必須！フル活用して業務効率を上げよう

それぞれの予定を確認した上で日程を組み、急な変更があればいちからスケジュールを調整し直す、それらを何度も繰り返してやっと日程が確定するといった面倒な調整作業を丸ごと担ってくれる「日程調整アプリ」についてご紹介しました。
日々の仕事の中で、日程調整は思いのほか時間や手間がかかる業務の1つです。

しかしアプリを利用することで、わざわざパソコンや手帳を開かなくても、出先や移動時間にスマートフォンからアクセスするだけで日程調整ができるとなると、これを活用しない手はありません。

アプリには無料と有料のものがありますが、価格だけではなく対応OSや操作性、利用目的などを加味した上で比較検討することが大切です。

希望に合った日程調整アプリを導入して、より効率的に業務を進めましょう。