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自由度が高くビジネスに便利なkintone
サイボウズ社のビジネスアプリ作成クラウドサービス「kintone(キントーン)」。
弊社でも
- 顧客管理(お客様情報・ご契約内容・お問い合わせ対応履歴など)
- 売上などの指標管理
- 業務日報・週報
- 社員の体温報告
- 社内外の会議の議事録
などなど、kintone上でビジネスアプリ化して管理しています。
社員であればオフィスでもリモートワーク中でもいつでもセキュアに情報閲覧が可能なので、クラウドデータベースとしてなくてはならない存在です。
TVCMや電車広告もよく見かけ、勢いのあるサービスですね。
弊社ではデータベースとして利用するだけでなく、気軽に投稿可能な掲示板として「スペース機能」を利用し、社員同士が業務の質問/指示などのやり取りをしています。
- 口頭だと”言った言わない”で揉めることがあるが、テキストであれば振り返りが可能
- 手の空いたタイミングで社員からの質問メッセージに返信対応すればよいので、忙しい時に割り込んで話しかけられない
- 誰でもやりとりを見られる状態にしておくことで、複数人からの同じ質問に繰り返し答えなくて良い
など、kintoneでのやり取りはストレスフリー。
このような、自由度の高いkintoneなので何でも実現可能な気がしますが、希望の管理方法によっては少し不便なのが「スケジュール管理・スケジュール共有」なんです。
kintoneでのスケジュール管理は事柄・案件ベース
ここで、kintoneの標準機能で可能なスケジュール管理をご紹介しましょう。
kintoneにはカレンダー形式での表示機能があり、「レコード内の日付・日時フィールド」を利用したカレンダー作成が可能です。
アプリ管理権限のあるユーザーが作成したカレンダー形式に対し、他のユーザーはkintone内でスケジュール一覧を閲覧したり、カレンダーへスケジュール追加したりできるようになります。
例えば「訪問予定カレンダー」を作るのであれば、以下の図のように訪問するお客様先と、対応者、訪問予定日を書いておくことで…
アプリの設定 > 一覧 > レコード一覧の表示形式：カレンダー形式 にて訪問予定を一覧で確認できるカレンダーを作成できます。
絞り込み条件として訪問対応社員別にカレンダー形式で訪問予定一覧を見ることも可能です。
訪問予定を管理するアプリとは別に訪問先のお客様情報がすでに顧客管理アプリにあるのであれば、いちいちコピペや手入力は面倒なので、ルックアップを用意しておくのもよいですね！
連携サービスを使えばkintoneで管理しているスケジュールの外部公開も可能
kintoneでスケジュール管理を始めると、例えば「イベント開催予定カレンダー」や「営業日カレンダー」などを自社のメンバー以外にも見せたくなるかも知れません。
しかしkintoneの基本機能だとkintone内で管理する情報は自社のkinoneアカウントを持っている人しか見れません。そのため、情報の二重管理になりますが、取引先やお客さまに対して情報共有・公開をするときは別途情報をまとめた資料を作り渡す必要が出てきます。
そんな時も諦める必要がないのがkintoneのいいところ！
kintoneには豊富なプラグインや連携製品があるので、基本機能で出来ないことも大体補えてしまいます。
スケジュールをkintoneアカウントがない人とも共有したい時におすすめなのが、トヨクモの「kViewer」のカレンダー機能。
kViewer自体は「kintoneのレコード内の特定のデータを、kintoneアカウントがない人とも共有したい」という気持ちを叶えるサービスです。
kViewerで専用の情報共有webページを作成してURLを知らせておくだけで、kintone内の指定した情報をリアルタイムに外部に共有できます。
このkViewerというサービスでは、”カレンダー形式で外部に情報を共有する”という方式が選択でき、これがスケジュールの管理・共有に使えるんです！
例えばこんな感じでkintoneにイベント予定を登録していき、「イベント開催予定カレンダー」アプリを管理するとします。
これをkViewerを使って公開すると、カレンダーの形式でイベント一覧のwebページが作成されます。
このページのURLを直接知らせたり、HPに埋め込んだりすることで、kintone上での変更・追加・削除を即座に反映することが可能となります。
「〇〇というイベントはいつですか？」
「今日営業してますか？」
などのお問い合わせを電話などで受ける必要がなくなるので、企業側にとってもお客さまにとっても手間が減りますね。
ちなみにトヨクモの他のkintone連携サービスも併せて使うと、「kintoneに連携するカレンダー予約システム」も作れてしまうのでご興味のある方はぜひこちらのブログをご確認ください。
kintoneでは「人」を軸にしたスケジュール管理は難しい
前項でご紹介した例のように、「訪問予定のお客様」など案件や事柄をベースにしたカレンダーであれば、kintone上でも一覧で見られて便利です。しかし、”案件ベース”ではなく、「”社員ベース”のスケジュールが知りたいんだ！」ということはありませんか？
「会議を入れたいけど、結局参加者みんなが空いているのはいつなの？」
「部下が席にいないけど、今どこにいっているんだっけ？」
「お客様から電話で問い合わせが来ているけど、担当者が内線に出ない…今なにしているんだ？」
などの疑問はkintone単体での解決・管理が少し難しいのです。
カレンダー形式での表示機能も人のスケジュール管理に特化した機能ではないため、「分単位で確認が必要な”今”の人の時間」を中心としたスケジュール管理をしたいとなるとkintoneの標準機能では実現しにくいのが現状です。
「人」を軸にしたスケジュール管理ならスケジュール管理の特化ツールがおすすめ
基本機能でできないとなってくると、選択肢としてはkintoneのプラグインを使ってなんとかkintone上でスケジュール管理を実現するか、スケジュール管理専用に別のカレンダーツールを導入することで実現するかの2択になります。
①kintoneでのスケジュール管理としてプラグインを使う場合
■メリット
ここでプラグインを使う場合、「開くツールがkintoneのみ。なんでもkintone内で完結すること」がとても便利な点です。使うツールをあまり増やしたくない人にはおすすめです。
■デメリット
一方、心配な点としては「kintoneはディスク容量の制限があること」ですよね。
日々のちょっとした業務予定もすべてきちんとレコード登録していくとなると、年間で考えると膨大な数です。
それぞれの予定レコードが必要になるのはスケジュール管理をしたい時だけなので、「今日、もしくは近い未来の一時的な管理」になります。将来データベースに残して管理していきたいデータなわけでもないのに、容量を圧迫するのはあまり嬉しくありませんね。
(レコードを消してもディスクの「空き」は増えないのだそうです。)
<主な製品>
■導入の簡単さで選ぶならこれ！：アーセスの「KOYOMI」
KOYOMIは指定したkintoneアプリに導入することで、そのアプリの一覧画面をスケジュール管理カレンダー化することができます。
kintoneのカレンダー表示では、カレンダー上に1予定1行で表示することができますが、その予定の詳細を見たいとなると、クリック→レコード詳細画面に画面遷移の必要があります。1つの予定だけ見たい場合であればよいかもしれませんが、いくつも予定を見たいときは一覧と詳細の画面の往復が大変です。
一方KOYOMIなら予定の詳細はカレンダー上でクリックするだけでポップアップ表示されるので、予定の詳細も確認がラクラク。
縦軸に人や施設、横軸に日付を表示することで、誰がいつ予定があるのかひと目で確認が可能になります。
kintoneの標準の日付選択フィールドは土日や祝日も全列同じ色で、選択時少し分かりにくいですよね。
KOYOMIであれば土日祝日がひと目で確認できる上に、「創業記念日」や「夏季休業」など独自の祝日も設定できるので、休みの日に誤って予定を入れてしまう間違いをなくすことができます。
「利用したいな」と思い立ったらすべきことは3ステップのみ。
すぐにスケジュール管理を始めることができます。
こちらのブログではより詳細にご紹介しておりますので、気になった方はぜひご覧ください。
■カスタマイズ性の高さで選ぶならこれ！：ラジカルブリッジの「カレンダーPlus」
カレンダーPlusはカレンダー系のkintoneプラグインの先駆者であり、定番のプラグイン。KOYOMIと同様、アプリの一覧画面をスケジュール管理カレンダー化することが可能です。
カレンダーPlusですと、kintoneモバイルでもパソコン版とほぼ同じ見た目・使い勝手で利用できるので、出先であっても自分の予定もチーム全体の予定も、施設や備品についての貸し出し状況などもスマホで簡単にスケジュール確認することが可能です。
閲覧権限をつけることも可能なので、「この時間帯、確保はしておきたいけど、内容は全員に見れないようにしたいな…」みたいな希望も叶います。
なんと無期限・無料・フル機能でお試しができるので(ちょっとポップアップは出ますが)納得いくまで確認してから導入することが可能です。
そしてなによりのポイントはCalendar Plus JavaScript API が用意されていること。少しプログラムが分かる方であれば、リファレンスを見ながら自社によりフィットする操作感のスケジュール管理ツールに育てることが可能です。
定番ということもあり利用者が多いため、誰かのサンプルコードや、こんなことやったみた系のブログが多数公開されているので、ご興味のある方はぜひ検索してみてください。
また、ラジカルブリッジからは「くりかえしPlus」というプラグインも出ていて、これ単独でも定期的な会議予定、シフト、月末の請求処理などの繰り返し発生する予定レコードを一括で生成することができるので便利なんですが、カレンダーPlusと一緒に使うと繰り返し予定の登録作業が自動化できます。
こちらのブログではより詳細にご紹介しておりますので、気になった方はぜひご覧ください。
②kintoneとは別のカレンダーツールでスケジュール管理をする場合
■メリット
他のカレンダーツールを使う場合、kintoneのディスク容量を圧迫しないのは嬉しい点です。スケジュールのような一時的に管理するだけでどんどん流れていくフロー情報と、将来にためていくべきストック情報は切り分けていきたいですね。
■デメリット
しかし、筆者自身がkintoneと他のカレンダーツールを使っていて感じたことが1つ。
それはkintoneから顧客情報をカレンダーに持ってくるのがめんどくさいな〜という点です。
「よし！お客様先に訪問する予定がきまったぞ！
kintoneの顧客管理アプリをひらいて、
今回のお客様の会社名を検索してレコードを見つけて、
レコードから会社名をコピーしてスケジュールに貼り付けて、
レコードから担当者様の名前をコピーしてスケジュールに貼り付けて、
レコードから会社の所在地をコピーしてスケジュールに貼り付けて…
よし！予定登録できた！これで当日予定を見るときも安心だし、他の社員にも自分の予定が共有できたぞ」
という感じで予定を登録していました。
コピペミスをすることもあって、予定の直前で慌てることもありました。
ちょっと心配かつ手間を感じる点ですね。
でも大丈夫！これらのデメリットがないカレンダーがあります！
トヨクモ スケジューラー 実はkintoneと連携する
kintoneユーザーのスケジュール管理における不満・不安な点を解消すべく、今筆者が使っているツールはスケジュール管理の専用ツールかつkintoneに連携するトヨクモ スケジューラー。
トヨクモスケジューラーはグループウェアの
「スケジュール機能」
「施設予約機能」
「ToDoリスト機能」
に、社外との日程調整機能がついたスケジュール管理に特化した製品です。
この製品は、日程調整や社員同士の予定確認などの「その作業自体が直接価値を産まない」作業を短縮することにこだわっています。前述の「kintoneから顧客情報をコピペしてくること、地味に時間がかかる！コピペミスも怖いからコピペ内容を何回も確認！」という時間も減らせるので、これがとても便利でし た。
なんと一度、情報を持ってきたいkintoneアプリと連携させることで、あとはスケジュール登録画面上からkintone内の情報を参照可能になるんです。
トヨクモ スケジューラー をkintoneと連携させて使ってみた
本当にkintone内の案件情報をカレンダーにもってこれるのか、こちらの記事で実際にやってみました。
↓
簡単に抜粋しますと、例えば、自分がフィールドセールスだったとします。訪問予定の担当のお客さま情報がkintoneにある時、トヨクモスケジューラー上から情報を引用することで、コピペ不要で予定追加が可能です。
連携するkintoneアプリは顧客情報アプリに限りません。
例えば人事部の方であれば、「面接」という種別のスケジュールと、kintone上の「面接希望者データアプリ」を紐付け、スケジューラー上で参照する使い方も可能です。
面接直前になって「どんな経歴の人だっけ」と焦ることもなくなります。
そして人の情報だけではなく、議事録などの呼び出しも可能です。
例えば週1回の定例会議などですと、忙しい人ほど「前回の会議の内容、どんな感じだったっけ…」 と忘れてしまうこともしばしば。
そんなときは「会議」という種別のスケジュールにkintone上の「議事録アプリ」を連携させておきます。
会議の予定を入れる段階でkintoneの議事録アプリからURLを持ってきておけば…
このように前回の内容もすぐ振り返り可能です。
ちなみに
会議といえば、「会議室もプロジェクターも会議参加メンバーも、全員空いている時間はいつなんだ！！」と、日程の調整に時間を取られている人もいますよね。
空き時間を一瞬で見つける機能もあるので、あわせて使うとさらに時短できます。
施設・機材・参加者全員が空いている日時だけ白く表示されます。
「社内の会議の日程調整はそれでいいかもしれないけど、取引先とか社外との打ち合わせはどうなの？」という方は、社外との日程調整も実はすごく時短できるので、気になる方は機能説明ページを見てみるといいかも知れません。
まとめ
kintoneユーザーにとってすべての情報がまとまるkintoneはなくてはならないものですね。
なんでもkintoneで出来たら本当は嬉しいけれど、利便性を考えて用途によって別ツールの導入もあるかも知れません。
そんな時、kintoneから情報をとってこれるのか、二重管理にならないか、は「余計な手間を増やさない」「生産性を下げない」点で重要なポイントになるでしょう。
トヨクモ スケジューラーはkintoneからサクッと情報を参照可能なので、kintoneとセットで手間の少ないスケジュール管理を実現できるのではないでしょうか。
cybozu.comにも連携するので、管理者目線でもユーザー管理が楽ですね。
尚、10名以下はずっと無料、11名以上のチームであっても30日間の無料トライアルがあるので、kintoneユーザーでスケジュール管理にお悩みの方は、まずは試してみてはいかがでしょうか。
