リフォーム業界のスケジュール管理に関する課題はツールで解決!

今回の記事では、リフォーム業界に関するスケジュール管理の課題とそれを解決するための手法をご紹介します。

2021年におけるリフォーム業界の市場規模は✳︎6兆9011億円と中規模程度であるものの、コロナ禍によりステイホームが増えたことで、これまで娯楽や旅行に使われていたお金が住宅環境を良くするためにリフォームに使われたり、団塊ジュニア世代の持ち家がリフォームの適齢期・需要期に差し掛かり、設備交換を中心とした住宅リフォームがベース需要として増加するものと予測もされているため今後も安定した需要は発生すると考えられています。

そんなリフォーム業界でスケジュール管理の際に発生する課題はどのようなものがあるのでしょうか。
✳︎住宅リフォーム市場に関する調査を実施〜2021年第4四半期及び2021計〜より

リフォーム業界のスケジュール管理における課題とは?

リフォーム業界で抱えられているスケジュール管理に関する課題を3つご紹介します。

課題1:現場訪問のたびにkintoneで顧客情報を確認する必要がある

リフォーム業界では、主に4種類の現場訪問があります。

・新規のお客様のお宅を訪問する「新規の現場訪問」
・工事の開始日である「着工日」
・工事の完了日である「完工日」
・工事が完了したお客様のもとへ訪問する「工事完了後の再訪問」です。

そのうち、「新規の現場訪問」と「工事完了後の再訪問」2度の訪問の際には顧客情報を確認する必要があります。

リフォーム業界は新規のお客様が7割程を占めるため、初めて伺う訪問先が多くなります。
しかし、現場に訪問するために必要な顧客情報(住所など)を当日カレンダー上から確認したい時には、顧客情報を管理しているkintoneからカレンダー上にコピペ等する必要があるため、1日に複数の現場を訪問する営業マンにとって非常に煩わしい作業となってしまいます。

さらに、リフォーム業界は工事が完了したらおしまい、というわけではありません。
工事完了後に問題なく使用できているかなどの確認をするため、お客様のもとへ再訪問する機会があります。
工事完了から期間の経った訪問となることもあるため、予定を作成するときに膨大な顧客情報の中からお客様の情報を探し出すのは非常に手間のかかる作業となってしまいます。

課題2:受付の方が営業の空き時間に予定を入れることに時間がかかる

リフォーム業界では、お客様からの申し込みを受け付ける受付と、実際に現場を訪問して見積もりを出す営業とに分かれているケースがあります。
その場合、お客様とまず初めに接点を持つのが受付です。そのため、その後の現場訪問などの日程調整をする機会も多くなります。しかし、実際に現場を訪問するのは営業なので日程調整をする際は営業の予定と照らし合わせながら行う必要があります。
そのため、営業に空いている日時を聞いたり、カレンダー上で予定を確認できても他の人の予定を編集しようとしたら編集権限を変更したりする必要があるため、少し手間がかかってしまうことがあります。

課題3:コロナ禍の影響によりWeb会議で打ち合わせをする機会が増え、お客様ごとにURLを発行するのが面倒

コロナ禍の影響により多くの業界でWeb会議を使用する機会が増えました。
リフォーム業界でもお客様との打ち合わせにWeb会議を使用する機会が多くなっています。
場所にとらわれないことや気軽に申し込めるなど、Web会議だからこその利点もあるためコロナが収束した後も、Web会議上でお客様と相談や見積もりを行う流れがなくなる事はないでしょう。
しかし、1日に何件も打ち合わせを行う中で、そのたびにWeb会議のURLを発行するのは非常に手間のかかる作業となってしまいます。

リフォーム業界の課題を解決するスケジュール管理ツールとは

それでは、先ほどあげたような課題を解決するためにはどうすれば良いのでしょうか。

スケジュール管理ツールを導入することで、これらの課題を解決できるかもしれません。

トヨクモ スケジューラー

トヨクモ スケジューラーはトヨクモ株式会社が提供するスケジューラーアプリです。

社内はもちろん、社外とも簡単に日程調整ができるスケジュール管理ツールになります。さらに社内でkintoneを利用している方はkintoneと連携することができるため、より幅広い使い方をしていただくことが可能です。

リフォーム業界でトヨクモ スケジューラーを導入するメリット

ここからは、リフォーム業界でトヨクモ スケジューラーを導入するとどのようなメリットがあるかをご説明します。

kintoneと連携させることでカレンダー上から顧客情報を確認できる

トヨクモ スケジューラーはkintoneと連携することが可能です。kintoneと連携させることで予定のタイプに応じてkintone上にあるデータから必要な情報をスケジュール上に反映させることができます。

そのため、わざわざ顧客情報をカレンダーにコピペ等をする必要がなくなります。

さらに、Googleマップへ直接開くことができるため、出先にいても簡単に経路の確認をすることができます。

Googleマップに直接遷移する

このkintone連携を活用することで初訪問時だけでなく、工事完了後、久しぶりにお客様のもとへ訪問する際にも蓄積された顧客情報を予定作成時に自動で反映することができるため、スムーズにお客様の情報を知ることが可能です。

▽トヨクモ スケジューラーとkintoneの詳しい連携についてはこちらの記事をご覧ください▽

空き時間機能から他のメンバーの空き時間を即座に確認できる

トヨクモ スケジューラーには、自分以外のメンバーや施設の記事間をまとめて確認できる空き時間機能というものがあります。

この空き時間機能から予定を作成することも可能なため、受付が営業の予定を代わりに入れることができます。営業に予定の空き時間を確認する必要もなく、管理者権限の変更なども行う必要はないのでお客様を待たせることなくスムーズに日程調整を行うことが可能です。

Web会議のURLを自動で発行することができる

トヨクモ スケジューラーでは、予定を作成する際にWeb会議のURLを自動で発行することが可能です。
打ち合わせのたびにWeb会議のURLを作成する手間がなくなるため、スムーズにお客様にURLの案内をすることが可能です。
対応しているWeb会議のツールは「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」の3種類となります。

まとめ

さて、今回の記事ではリフォーム業界のスケジュール管理に関する課題とそれを解決するための手法をご紹介しました。
リフォーム業界の方はもちろん、そうでない方も「似たような課題を感じるな」と思われた方がいらっしゃれば、トヨクモ スケジューラーは30日間の無料お試しが可能ですので、ぜひお気軽にお試しください。
また、10人以下ならずっと無料のフリープランもございます。
詳しくは下記をご覧ください。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。