トヨクモ スケジューラーはkintoneと連携できる！

kintoneユーザーの皆様は、日々のスケジュールをどのように管理されていますか？
大した予定の無かった学生の頃は紙の手帳を持ち歩いていた筆者も、社会人になると顧客や取引先の都合で予定の変更が度々あったり、予定に関連するURLも一緒に入れておきたいと感じたりしたため、いつのまにかweb上のカレンダーツールを使うようになっていました。

スマホからもパソコンからも予定が見られて便利ですよね。

しかし、kintoneヘビーユーザーの筆者が、スケジュールを管理する上で「めんどうだな〜〜」と思っていたことが1つ。
kintoneユーザーの方には共感してもらえるかと思うのですが、こういう時、ありますよね。

①お客様との商談日程が決まった！忘れる前に予定をカレンダーに登録しておこう！
②訪問日時を入力し…
③あ、今回訪問する先のお客様名や、住所などもカレンダーに入れておこう。
④お客様名をkintoneの顧客情報管理アプリで検索して
⑤レコード詳細画面を開いて
⑥お客様名をコピペ
⑦所在地をコピペ
⑧担当者様の名前と部署をコピペ

やっと予定が登録完了！手順多いですよね…。
コピペミスしていて、当日焦ったこともあります。

この作業がまた外出先にいるときだと、なおさら億劫です。
小さい画面のスマホで、kintoneアプリとカレンダーアプリを何度も往復してお客様情報をコピペすることになります。

なんとか自動化できないの？！ということで筆者が現在使っているのが「トヨクモ スケジューラー」です。
トヨクモスケジューラーならカレンダーへの顧客情報の参照が一瞬で完了するのです。

スケジュールを登録する時、kintoneから情報を参照可能

カレンダーへ顧客情報を参照できる「トヨクモ スケジューラー」ですが、こちらは日程調整・管理に関わる作業時間や確認時間を大幅に減らすことが可能なグループスケジューラーです。

社員や施設・機材の予定共有や、選択メンバー全員の共通空き時間の発見、待つだけで完了する社外の人との日程調整など、日程調整に特化した機能が備わったツールです。
このツールがどのようにkintoneと連携するのでしょうか。実際にやってみます。

スケジューラーを開くと個人の予定を一覧で見られるカレンダーが開きます。

例えば2022年6月16日(木)、15時から1時間、▲▲株式会社というお客様先に訪問することになったとします。6月16日の枠の大体15時くらいをクリックすると、スケジュールを登録する画面が出てきます。

クリックされた場所を参考に、大体の日時がすでに決まっています。

続いて今回は外出してお客様先に訪問する予定なので、予定タイプとして「外出」を選択します。
すると、見慣れたkintoneのロゴマークが出てきました！

「会社名で検索」にお客様名「▲▲株式会社」を入力して検索すると…検索結果の画面が出てきました！

「▲▲株式会社」を選択すると…

一瞬でお客様情報が入りました！ここで予定を保存します。

会社名、担当者様の名前・部署、所在地などkintoneから情報が引用されて予定が登録されました。
引用された情報を見てみると、なにやらリンクもありますよ。
クリックしてみると…▲▲株式会社の情報を管理しているkintoneレコードに遷移しました！

これならお客様先に移動中にも該当のkintoneレコードをすぐ確認できます。
無駄な操作時間なく「直近の▲▲株式会社の購入履歴を確認しておこう」「以前担当者さんとどんなやり取りしていたか確認しておこう」など直前にもチェックが行えるので、万全の状態で商談に挑めますね。

スマホでもパソコンと同じように操作可能です。

アプリを立ち上げたら、6月16日の15時付近をタップ。

スケジュールを登録する画面に遷移します。
パソコン同様、種別「訪問」を選ぶと、kintoneのロゴマークが出てきます。

「▲▲」と入力して検索すると結果の候補に「▲▲株式会社」の名前が出てくるので選択します。

パソコンと同様一瞬でお客様情報が入りました！
これでもう複数のアプリを何度も切り替える必要はありません。

ここで、「いやでもうち、kintoneは全メンバーにアカウント与えてないんだけど…」という方もご安心を。
スケジューラーにアカウントがあるユーザーなら、kintoneアカウントがなくてもこの機能を利用可能です！

管理者はkintoneのアプリとトヨクモ スケジューラーを連携しておく

前項でご紹介の通り、便利なkintoneとの連携機能ですが、利用する一般社員側は特になにも設定する必要はありません。

一番最初に1度だけ、トヨクモ スケジューラーの管理者がkintoneアプリとトヨクモスケジューラーの連携設定しておくだけで利用可能です。

まずはトヨクモ スケジューラーとkintone自体を連携。

そしてスケジュール上にレコード内情報やレコードURLを参照してきたいアプリを決めたら、管理者用の「システム設定」画面にて「予定タイプ」ごと連携を行っていただきます。

前項でご紹介した挙動は、「顧客情報アプリ」を予定タイプ「外出」 に結びつけ、検索するフィールドをお客様の会社名とし、参照するフィールドやURLを選択したことで実現しておりました。

初期設定もとてもカンタンですね。

「定例会議の予定を入れるときは、kintoneから前回の議事録レコードのURLも一緒に登録しておこう！」「面接の予定を入れるときは面接者の情報をkintoneから参照しておこう」など使い方は自由です。

連携するkintoneアプリに制限数は無いので、スケジューラーを利用する部署の希望に併せてカスタムしてみてくださいね。

そんなトヨクモスケジューラーは10名以下のチームであればずっと無料でご利用いただけます。11名以上であっても30日間の無料お試しがあります。

無料利用の際もkintoneとの連携機能を含むすべての機能が利用可能なので、ぜひお気軽にお試しください。