【ケース別テンプレ】面接の日程調整メール、重視するポイントと例文を紹介

面接のための日程調整で、欠かせないメールのやり取り。

企業の採用担当者は、応募者のメールでの対応もしっかりチェックしています。

社会人としてのマナーや常識があるか、きちんとした対応ができるかどうか。

連絡手段であるメールは、相手への姿勢や気遣いが伝わるツールであると心得ましょう。

特に面接の日程を調整するメールでは、やり取りが重なるため配慮が必要です。

とはいえ、メールの対応を恐れる必要はありません。

相手への気配りや敬意を欠かさず、すぐに返信をするなどの大切なポイントを押さえれば、先方に好印象を与えるチャンスにもつながります。

この記事では、面接の日程調整で押さえておきたいマナーについて、要点をしっかりお伝えします。

ケース別のテンプレートも用意していますので、あなたの就職・転職活動にぜひご活用ください!

最低限知っておくべき面接日程メール返信のマナー

面接の日程調整メールは、何度もやり取りが重なるため、企業側も手間がかかっています。

さらに、通常の業務も行いながら、たくさんの応募者との対応を重ねているため、余計な負担をかけないよう配慮が欠かせません。

具体的には次のようなポイントに注意し、社会人としてのマナーを心掛けましょう。

  • 返信メールは遅くとも24時間以内に送る
  • 感謝の気持を伝える
  • 署名を忘れずに入れる
  • 以前までのやり取りは消さない
  • インターン中や転職活動中の場合は現職のメールアドレスを使わない
  • 不適切な単語が入ったメールアドレスは使わない
  • 携帯電話のキャリアメールアドレスは使用しない
  • こちらから候補日を提示する場合は複数日程を用意する

それぞれ詳しく解説します。

返信メールは遅くとも24時間以内に送る

応募先の企業から面接の日程についてのメールが届いたら、原則24時間以内に返信しましょう。

すぐに回答できない場合も、いつまでに回答するかを連絡しておきます。自分の調整が可能な範囲で、できる限り早めに日程を決め、連絡することが重要です。

企業によっては、複数の応募者との日程調整が必要になります。

連絡が遅くなってしまうと、先方にも迷惑をかけ、希望する面接日が埋まってしまう場合もあります。他の応募者で選考が進んでしまうこともあるかもしれません。

早めの対応は、先方の負担も軽減し、好印象にもつながります。

スムーズな対応を心掛けましょう。

感謝の気持を伝える

メールでの連絡も面接の一環と考え、冒頭に相手への感謝の気持ちなどを欠かさず添えましょう。

「お忙しいところ、面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。」

「お忙しいなか、面接を調整いただき、誠にありがとうございます」

など、面接の連絡をいただいたこと、面接の日程を調整いただくことに対しての、感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。

署名を忘れずに入れる

メールの本文の後には、差出人がわかるよう、名前だけでなく必ず「署名」を入れます。

先方は、多数の応募者とのやり取りをしているため、名前だけでは誰からのメールなのか、すぐに把握できません。

署名には、自分の名前、メールアドレス、携帯電話番号などの連絡先を記載します。

新卒の場合は、学校名、学部、学科も付け加えましょう。

署名は、本文と分けてわかりやすくするために、罫線などで区切ると見やすくなります。

【署名例】
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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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名前には、後ろに名前のふりがなを記載しておくと、正しい読み方が伝わり、親切です。

読み方は、ひらがなやローマ字で記載するとよいでしょう。

企業と郵送でやり取りすることがない限り、署名に郵便番号や住所を記載しなくても失礼には当たりません。

署名は、本文が短い場合も忘れずに記載しましょう。

以前までのやり取りは消さない

メールに返信する際は、相手がやり取りの流れを確認できるよう、送られてきた本文は残したまま返信しましょう。

件名の「Re:」もそのまま残しておくことで、何に対しての返信なのかがすぐにわかります。ただし、やり取りが重なり「Re:」が増えてしまった場合、1つだけ残して削除しておきましょう。本文を読むときだけでなくメールの一覧でも、件名が見やすくなります。

面接の担当者は、多数の応募者とやり取りを、他の業務にも対応しながら進めています。

何についてのメールなのかを、メールを見ただけで判断できるよう配慮しましょう。

転職活動中の場合は現職のメールアドレスを使わない

転職活動中の人は、現在の職場でのメールアドレスを使うことは絶対に避けましょう。

仕事中にも、受信したメールにすぐ気付き、返信もすぐにできるという考えから、現職のメールアドレスを使いがちかもしれません。

しかしマナー違反と感じられ、良識を疑われてしまいます。

採用担当者には「仕事中に業務以外のメールをしてしまう人」と思われ、あなたの印象を悪くしてしまうかもしれません。

また現職の職場でも、社員の業務中のメールをチェックしている可能性もあります。

メールは、相手への気遣いや自分の人柄、姿勢が伝わるものと認識し、文面や内容だけでなくアドレスなどにも十分配慮しましょう。

不適切な単語が入ったメールアドレスは使わない

メールアドレスについては、@マークの前の部分にも注意を払いましょう。

名前とは関係のない単語や、記号などにしている人も多いかと思いますが、就職活動は仕事の一環としての意識を持ちたいものです。

採用担当者に与える印象を考慮して、アドレスには自分の名前を入れると、わかりやすくてよいでしょう。

名前の入ったアドレスは、就職活動だけでなくビジネスでも失礼に当たらず、安心して使えます。

今使っているアドレスが、就職活動向きでないと感じる場合は、プライベート用と分けて就職活動用のアドレスを作りましょう。

Gmail(Gメール)や Yahoo!メールなどのフリーメールなどもおすすめです。

特にGmailは、GoogleカレンダーやGoogleドライブなどとの連携もでき、パソコンやスマートフォン、タブレットなどどんなデバイスからでも確認できるため、大変便利です。

携帯電話のキャリアメールアドレスは使用しない

携帯電話のキャリアメール(@docomo.ne.jp、@ezweb.ne.jp、@softbank.ne.jpなど)の使用は、以下の理由からあまりおすすめしません。

  • 一度に送れるデータ量に限りがある(容量の制限がある)
  • 基本的に携帯電話からしか送信できない
  • 大切なメールが迷惑メールと認識されてしまう

就職活動では、企業側から大切なデータなどが添付されてくることがあるかもしれません。そのデータが受信できなかった場合、再送をお願いする形となり先方にも手間をかけてしまいます。

また、パソコンから送られたメールが迷惑メールと認識されてしまったり、こちらからは基本的に携帯電話からしか送信できなかったりと、さまざまな不都合が生じます。

スムーズな就職活動のためにも、携帯電話のキャリアメールを就職活動で使用するのは、避けた方が無難です。

こちらから候補日を提示する場合は複数日程を用意する

企業の採用担当者は、通常の業務を行いながら、面接の対応をしています。

先方の負担を減らすためにも、できる限りメールのやり取りが少なく済むような配慮も欠かせません。

こちらから面接の希望日を提示する場合は、複数の日程を用意しましょう。

できれば候補日は3日ほど挙げておき、さらに調整可能な日があるような場合は、できる限り多くの日程を提示しておきます。

一日空いている日を複数日用意することが難しい場合は、「〇日の午前希望」「〇日の14時以降希望」などと、時間帯を絞って伝えるとよいでしょう。

ケース別面接日程メール返信のテンプレート

ビジネスメールの基本は、相手に用件を簡潔に伝えることです。

失礼がないよう注意を払いながら、わかりやすく的確な文面を心掛けましょう。

具体的なメールの返信について、次のようなケース別の例文を紹介します。

  • 自分から面接の候補日を提示する場合
  • 企業側から面接候補日が送られそれを承諾する場合
  • 提示された面接候補日では都合が悪い場合
  • 一度決定した面接日程の変更をお願いする場合
  • 面接そのものをキャンセルする場合

また、基本的なビジネスマナーとして「貴社」と「御社」の使い分けに注意しましょう。

メールで相手先の企業を指すときには「貴社」を使用します。

「貴社」は書き言葉、「御社」は話し言葉で使用すると覚えておきましょう。

自分から面接の候補日を提示する場合

【気をつけるポイント】

企業側から、面接の希望日を提示するよう求められた場合は、採用担当者が日程を調整しやすいよう、複数の候補日を提示します。

できれば3日以上の候補日を挙げて伝えるとよいでしょう。

【メール例文】

〇〇株式会社採用担当(もしくは人事部などの部署名) ◇◇様

お世話になっております。貴社の求人に応募しました△△と申します。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
(書類選考の結果通知をもらった場合は)書類選考通過のご連絡をいただき、ありがとうございます。誠に光栄に存じます。

面接の希望日程を記載させていただきます。
【第一希望】〇月〇日(曜日)終日可能【第二希望】〇月〇日(曜日)終日可能【第三希望】〇月〇日(曜日)午後
上記の日程でのご都合はいかがでしょうか。ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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企業側から面接候補日が送られそれを承諾する場合

【気をつけるポイント】

企業側から候補日を提示された場合は、まず日時を確認した旨とお礼をきちんと伝えることがポイントです。

希望する面接日時を、間違いのないようしっかり確認し、メールに引用して記載しましょう。

この場合も、複数の希望日を選択して伝えるとよいでしょう。企業側も面接日程の調整に負担がかからず、スムーズに決めることができます。

【メール例文】


〇〇株式会社採用担当(もしくは人事部などの部署名) ◇◇様

お世話になっております。貴社の求人に応募しました△△と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補日より、下記の日程を希望させていただきます。
【第一希望】〇月〇日(曜日)〇時【第二希望】〇月〇日(曜日)〇時【第三希望】〇月〇日(曜日)〇時

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願いいたします。


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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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提示された面接候補日では都合が悪い場合

【気をつけるポイント】

企業側から提示された日程で都合がつかない場合は、お詫びを伝え、あわせて別の候補日を提示しましょう。

その場合も、できるだけ複数の希望日を提示します。

先方からの連絡の手間を省くためにも、ここで別の候補日を一緒に伝えることがポイントです。

【メール例文】


〇〇株式会社採用担当(もしくは人事部などの部署名) ◇◇様

お世話になっております。貴社の求人に応募しました△△と申します。
この度は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご提示いただきました日程での調整が難しく(試験の予定が入っており/現職での都合が合わず等)、貴社にお伺いすることが難しい状況です。私の都合で大変申し訳ありませんが、下記の日程であればお伺いすることが可能でございます。
【第一希望】〇月〇日(曜日)終日可能【第二希望】〇月〇日(曜日)終日可能【第三希望】〇月〇日(曜日)午後
お忙しいところご迷惑をおかけしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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一度決定した面接日程の変更をお願いする場合

【気をつけるポイント】

一度決まった面接日程の変更は、先方にも迷惑をかけてしまうため、基本的には避けなければなりません。

しかし、急病や身内の不幸など、やむを得ない事情で変更しなければならないこともあるでしょう。

面接日程の変更を希望する場合は、メールではなく電話で連絡するよう心掛けましょう。

どのようなものでもメールで行うことが指定されている場合は、メールで伝えます。

相手も日程を調整しているため、早急に連絡することが大切です。

一度電話で連絡を入れ、担当者が不在だった場合、もしくは週末などですぐに連絡がつかない場合は、まず早急にメールを送ります。

都合が悪くなった理由も、やむを得ない事情であったことを簡潔に添えましょう。先方も事情に理解を示してくれることでしょう。

「お詫びの言葉」と「面接日変更のお願い」に加えて、念のため改めて「希望の日程」も伝えます。

面接日が近付いている場合は、改めて電話を入れる旨も書き添えるとよいでしょう。

【メール例文】

件名:面接日程変更のお願い/名前

〇〇株式会社採用担当(もしくは人事部などの部署名) ◇◇様

お世話になっております。〇月〇日に、面接のお約束をさせていただきました△△と申します。
お忙しいところ大変申し訳ございません。お約束いただきました面接につきまして、日程を変更いただくことは可能でしょうか。本日、病院でインフルエンザの診断を受け、〇日までの外出禁止を言い渡されてしまい、貴社へお伺いすることが叶わなくなってしまいました。日程をご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いとは存じますが、可能であれば下記の日程で、再度調整をご検討いただけませんでしょうか。
【第一希望】〇月〇日(曜日)終日可能です【第二希望】〇月〇日(曜日)終日可能です【第三希望】〇月〇日(曜日)午後希望ですお忙しいところ大変お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
なお、取り急ぎメールでのご連絡となりましたが、明日(〇日)の午前中に、改めてお電話させていただきます。何卒よろしくお願い申し上げます。

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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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繰り返しになりますが、面接の日程変更はやむを得ない場合に限ります。
理由も、致し方ない理由であることを端的に添え、安易に変更を希望しているのではない姿勢を示しましょう。

面接そのものをキャンセルする場合

【気をつけるポイント】

面接を辞退する場合は、できる限り早く連絡を入れましょう。

無断で欠席や、配慮の足りない連絡をしてしまうと、新卒の場合は大学にも迷惑がかかってしまいます。

ほかに選考を進められるかもしれない応募者のためにも、また社会人のマナーとしても、事前の連絡は忘れず早めに入れましょう。

辞退の連絡は、担当者に確実に届けるためにも、メールが望ましいとされています。

ただし、メールを送信した翌日になっても返信がない場合や、面接当日のキャンセルなどの場合は、電話で辞退の旨を伝えましょう。

メールの件名に「面接辞退のお願い」「◯月◯日の面接辞退のお詫び」などと共に名前を記載し、すぐに趣旨がわかるようにします。

本文に、まず面接辞退の旨を伝え、選考を進めてもらったお礼と謝罪の気持ちを述べて、先方企業への敬意の言葉を添えましょう。

【メール例文】

件名:面接辞退のお願い/名前

〇〇株式会社採用担当(もしくは人事部などの部署名) ◇◇様

お忙しい中、恐れ入ります。〇月〇日〇時より、面接のお約束をしております△△と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を調整いただきながらも、このような形のご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。
本来であれば直接お詫びするべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

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田中 花子(Hanako Tanaka)
携帯電話:090-××××–××××
メール:×××××@×××××
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面接などの辞退の連絡をするのは、誰しも気が重くなるものです。

しかし、社会人として働いていくうえでも、このように予定をキャンセルしなければならない事態は、起こりうることです。

その際、いかに真摯に誠意ある対応ができるかは、社会人としての質が問われる大切なポイントです。

少しでも相手に不快な印象を与えないよう、最後まで丁寧に誠意ある対応を心掛けましょう。

メール対応は、印象アップのチャンス

就職活動に活かしたい「面接の日程調整、メール対応のポイント」についてお伝えしました。

メールでの対応も、採用選考のチェックポイントのひとつです。あなたの印象をアップするチャンスと考え、効率的且つ正確に取り組みましょう。

なお、面接や商談、会議など、手間のかかる日程調整には、ツールの活用が有効です。

社内はもちろん、社外の人との日程調整も、空き時間を提示して日時を選択してもらうのみ。予定の詳細を個別に連絡する必要もなくなり、手間も時間も大幅に削減します。

日頃の日程調整に時間を取られている方は、ぜひツールの利用も検討してみてください。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。