仕事に集中したくても、目の前の山積みの業務で何から手を出していいかわからない。
業務が増えるにつれて、処理する情報量に限界を感じる一方、ツールを導入したいと思っていても、どれが自分に合ったツールなのかわからないという声も耳にします。
マンパワーに頼るフローのままでは、業務を滞らせる原因にもなります。
そんな営業担当者や採用担当者の悩みを解決してくれるツールをご紹介します。
目次
無料で今から使える仕事効率化ツール
定型業務に追われて悩んでいる、雑務作業を削減してパフォーマンスを向上させたいという営業担当者や採用担当に、パソコンやスマートフォンにインストールするだけで簡単に導入できて作業効率改善に繋がる便利なツールを詳しく解説します。
Googleカレンダー
Googleアカウントがあれば、パソコンやスマートフォンから無料で利用できる手軽なスケジュール管理ツール。
他の人との共有もできるので利用する企業も増えています。
日・週・月・年別のカレンダーにタスクを入力でき、スケジュールを俯瞰することで仕事の調整がしやすくなります。
1日の予定が記載された「予定リスト」を受け取れば、その日の業務量を可視化できます。リマインダー機能で予定前に時刻を設定して通知を受けられるのも便利。
また、タスクを管理する「ToDoリスト」を作成でき、タスクの詳細や日時を追加することも可能。
Trello
カンバン方式の無料のタスク管理ツール。作成したタスクカードをボードと呼ばれる場所にドラック＆ドロップして、作業中や完了など進捗状況に合わせて移動できます。
シンプルな機能とアナログ的な操作方法で、タスク管理ツール初心者でも使いやすいのがポイントです。
個人利用だけでなく、社内でのタスク管理まで幅広く利用できます。スマホアプリ、デスクトップアプリ、Webブラウザなどほぼ全てのデバイス環境で利用可能でデザイン性の高さも魅力。
dropbox
データの保存や編集、ファイル共有などで活用されているツール「Dropbox」。大量のデータをフォルダで管理でき、IDとパスワードが分かればどの端末からでもアクセスが可能。
削除や上書きしたデータを復元できる機能やリアルタイムでの共同作業ができるのもポイントです。また、ファイルリクエスト機能を使えば、リクエストを送った相手が専用画面でファイルのアップロードを行うのみで、他のファイルを閲覧することが出来ない仕組みになっているためセキュリティも安心。
Eight
専用アプリで名刺を撮影して簡単に登録や整理できる無料名刺管理アプリ。出先からでも名刺を確認できる上、名刺情報はもちろん、いつ名刺交換したかも記録されます。無料プランでも名刺の登録枚数に制限なく利用でき、パソコンでの操作もできます。交換相手が転職や異動などで名刺が変更された場合に通知があります。
仕事効率化おすすめツール（採用編）
採用担当者にとって日程調整業務は想像以上に労力と時間を費やすもの。
日程調整で1日が終わってしまうなんてこともあるのでは？
多数の応募者と面接担当者のスケジュール調整、さらに採用サイトのチェックや履歴書の管理、候補者の選定、説明会等々、採用の現場にはさまざまな業務が大きな壁となっているのではないでしょうか。ここでは時間のかかる日程調整の効率化を図れるツールを紹介していきます。
調整アポ
「調整アポ」は、GoogleやOfiiceのカレンダーと連携して複数人での面接や会議室の候補日など調整に必要な作業を自動化して提案する日程調整ツール。
面接官のカレンダーアプリの予定を反映した予約ページを応募者に送付、受け取った相手は都合の良い日時を選択するだけで調整完了。
調整完了後は連携カレンダーに登録、会議室の予約、応募者と面接官、採用担当へのメール送付作業が自動で行われます。
応募者との連絡頻度を最小化できるのもメリットです。
https://scheduling.receptionist.jp/
TimeRex
TimeRexは、無料プランで基本的な日程調整に対応できるのがメリット。
GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムに連携でき、複数人の同席者にURLを送信し日程を選択するだけなので、相手にも負担がなく手間がかかりません。
日程が決定するとカレンダーに反映されるので、手動で登録する手間が省けミス防止にも役立ちます。
ISO27001認証を取得しているほか、常時監視、脆弱性検査なども行われているので、セキュリティ対策も万全です。
biskett
「しごとの出会いをなめらかに」をキャッチワードとして掲げている日程調整ツール。
日程調整用のURLを発行して、そのURLを相手に送り、相手が日程を選択するだけで日程調整が完了するという3ステップで簡単に日程調整ができます。
Googleカレンダーと連携しており、複数人同時にアサインができ、会議室の予定から空いている日程を候補者に自動で提示できます。
また手動で特定の会議室を選んで日程を調整することも可能。14日間の無料トライアルあり。
仕事効率化おすすめツール（営業編）
多すぎる電話対応、取引先との打ち合わせなどの日程調整が負担、案件の進捗を把握したいなど、さまざまなストレスを抱えている営業担当者は多いかと思います。
企業の成長には効率的な営業活動は必須。時間にゆとりがないと集中力が乱れ、ミスや残業時間の増加も多発し兼ねません。
ここでは、営業担当者の業務効率化に役立つツールを紹介します。簡単に試せるものもあるのでぜひ参考にしてみてください。
リスト収集ツール
テレアポやダイレクトメールといった営業活動をスムーズに行うため情報収集は避けて通れません。しかし手作業でリスト収集を行うのは非効率的。情報収集と整理の効率の悪さを解消できる自動収集ツールを活用すれば、営業の幅がさらに広がることでしょう。
MUSUBU
未上場企業を中心に、法人営業に必要な140万件超の住所・電話番号、メールアドレスや問い合わせページURLなどさまざまなデータを、1件30円以下で購入できます。営業に必要なあらゆる絞り込みで、顧客となる可能性の高い企業にアプローチが可能。また、すでに取引のある企業をMusubuに登録することで、重複する企業データを除外し、まだアプローチをしていない企業のみをリストアップできるのもポイントです。
APOLLO SALES
150万に及ぶリストから条件を絞り込んでリスト作成ができ、自動でメール送付またはお問い合わせフォーム投稿でアプローチできます。企業のデータベースは毎日アップデートされるので、常に最新の情報をもとに営業リストを作成できます。また、既存のリストのCSVデータも読み込みが可能なので、営業の効率化が見込めます。
BIZMAPS
登録企業数170万件以上、利用企業数8500社を超える国内最大級の企業検索サービス。地域や業種、フリーワード検索に加えて、5000種類以上のオリジナル検索タグを活用することで、効率良く見込み顧客をリストアップできます。データベースは月100件まで無料でダウンロードが可能。追加分は1件につき30円なのでリスト購入にかかるコストを削減できます。
電子メモパッド
画面に直接書き込み「書いて消す」を何度も繰り返すことができるツール。種類は大きく分けて書いて消すだけのシンプルタイプと、スケジュール管理やデータ保存ができる高機能型の2つがあり、パソコンやスマートフォンと連携できるものも多く存在します。電話で行った商談内容を紙に書くように簡単にメモできるので一台あると便利。ペーパーレス化にも最適なアイテムです。
MAツール
ナーチャリングやデータ分析、スコアリングなどの作業をマンパワーに頼らず自動化できるMA（マーケティングオートメーション）。
営業とマーケティングの連携を強化し、効率的な営業活動にも役立ちます。商談に至るまでのプロセスをサポートするだけでなく、見込み顧客のWeb上の行動を分析することで有意義な商談を得ることもできます。
b→dash
MAの機能は複雑で、ツール選定が難しいです。
そんな中で簡単な操作で誰もが使えるMAツールがb→dash（ビーダッシュ）。
データパレット機能を取り入れたノーコードで誰もが直感的に扱える操作性の高さがウリです。
MA機能、BI機能、CRM機能、Web接客機能、SMS配信機能などデータマーケティングに求められる機能が広範囲にわたって搭載されています。必要に合わせて機能を選択し、さらに必要になったタイミングで機能を拡張することができます。
SATORI
新規顧客開拓機能が充実している、リードジェネレーションに強いMAツール。
日本生まれのサービスなので、日本に最適化された設計で使い勝手の良さが特徴です。
リードを増やすための自動的なアプローチやリードを一元管理するための施策などの機能を備えています。
またシナリオなどの豊富なオートメーション機能を組み合わせることで、新たな見込み顧客の獲得から営業アプローチまでの効率化を図れる点が強みとなっています。
Salesforce Pardot
セールスフォース・ドットコム社が提供するSalesforceと一体型のMAツール。
Salesforce製品との連携により、リードの行動や関心具合などを営業担当とスムーズに共有できます。
リード獲得だけでなく、商談の管理や顧客管理まで一貫してできるのも強みです。
顧客のWebアクセス分析、リードの分析・抽出、メールシナリオ設定など、マーケティング活動とセールス活動を融合させ、営業効果の最大化を図ります。
日程調整ツール
営業の仕事はスケジュールの管理も大切な業務です。そこでおすすめなのが日程調整ツールの導入です。
日程調整ツールは数多くありますが、ツールを選ぶ際にチェックしておきたい3つのポイントは以下のとおりです。
●視覚的に見やすい画面デザイン
日程調整ツールは複数人が利用するのが前提なので、誰もが見やすく使いやすいツールであることが求められます。
●スマートフォンに対応している
パソコン以外にスマートフォンやタブレットに対応している、場所を問わず利用できるツールであることが重要です。
●外部ツールとの連携ができる
Googleカレンダーなど普段から利用しているカレンダーツールとの連携ができるかは重要なポイントです。連携できなければ十分な効果が得られません。
日程調整を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
調整アポ
調整アポは、複数人の参加者の空き時間を自動で検出するサービス。
2STEPで日程調整が完了するので誰でも簡単に操作が可能です。
日程調整完了後は日程確定メールの送付、連携カレンダーに予定登録、会議室の予約、WEB会議URLの発行が自動で行われます。
シンプルな機能と管理画面の使いやすさに加えて、WEB会議、ビジネスチャット、カレンダーなど連携できるツールが多いのが魅力。
https://scheduling.receptionist.jp/
スケコン
スケコンは1対1でも複数人でも空き時間を見つけ日程調整をするサービス。
オンライン名刺交換や連絡先のリスト化も自動で行います。ZoomやGoogle MeetなどのオンラインMTGツールと連携でき、 日程確定時にMTGツールのURLが自動で発行されます。操作も簡単で時間と手間を削減することができます。
トヨクモスケジューラー（カンタン日程調整）
トヨクモ スケジューラーの特筆すべき特徴は、社内はもちろん、社外の人とも施設の空き時間といった情報を共有できる「日程調整ページ」。
外部の人には空いている日程をシェアするだけで日程調整が完了するので、社外とのアポイントが多い営業担当者や面接をこなす採用担当者には大きなメリットと言えます。
また、参加条件を編集すれば、社内メンバーの中から誰か1人が参加すればよい予定の日程調整も可能なので、面接担当者の割り振りの手間なども解消できます。
外出先でもスマートフォン専用アプリですべての機能を利用でき、スケジュール管理が簡単に行えるのもトヨクモスケジューラーの特徴です。さらにkintoneとの連携でkintoneに登録された顧客データを読み込みや手入力の手間を省けます。
連携するkintoneは、あらゆる業務に合わせたアプリを、ドラッグ＆ドロップで手軽に作成できる業務アプリケーション作成サービス。
マウスの操作だけで簡単に操作できる使いやすさ、業務や用途にあわせて自由にカスタマイズできるユーザーに寄り添ったツールです。場所や時間を選ばずに情報を取り出すことができ、部署を問わず業務効率化を期待できるのも高いポイントです。
トヨクモ スケジューラーは、ユーザー10人まで無料で利用できます。それ以上の人数でも30日間無料トライアルが可能。必要な機能を持つスケジューラーを安価に使いたいという人におすすめです。
ツールも取り入れて仕事効率化を目指そう
働き方にあわせて業務効率化を進めることは、今後ますます必要になっていきます。
ツールによって業務を可視化することで改善のきっかけにつながります。ツールを使った業務改善、業務の効率化は決して難しいことではありません。
まずは操作のしやすいものからぜひ一度試してみてください。
