朝の大量メールチェック、長すぎる会議、雑務に時間を取られすぎ等々、営業マンの悩みは尽きません。

営業業務は外回り営業や顧客との商談だけではなく、会議から見積書や資料作成といった事務作業の雑務まで多岐にわたります。

そんな中で、業務の効率化を進めたくても、何から手を付ければいいか分からないという人は多いのではないでしょうか。今回は営業業務を効率化する具体的なアイディアについて紹介と解説をします。

仕事の効率が悪い理由

仕事に真面目に取り組んでいるのに営業成績がなかなか上向かないと悩んでいる人もいるでしょう。

一生懸命働いていても結果がついてこない上、作業が遅く残業が増えていませんか？ 

仕事の効率が悪い人の特徴を知ることで、自分の作業を見直してみましょう。

優先順位を決められていない

仕事を効率的に進めるには、優先順位を正しく見極めることが大切です。

しかし仕事量が多いと、どれを優先していいのか判断が難しくなります。

複数のタスクを抱えながら同時に進行した結果、なかなか仕事を終わらせられない、ますます効率が悪い状態になってしまっては目も当てられません。

マルチタスクは優先順位を決めて段取りを組んでおくことが求められます。

しかし、実際の仕事はすべてが計画通りにはいきません。突発的にトラブルが発生することもあれば、今すぐに対応しなければいけない仕事もあります。それらを途中で割り込ませると段取りが狂ってしまいます。

優先順位に悩む人の多くは、優先順位をつけられていないのではなく、突発的に降ってきた仕事への誤った対応が多いといいます。

優先順位をつけるために大事なこと

●今行うべき仕事と、後回しが可能な仕事の区別をつける

●突発的な仕事は必ず納期を確認する

●今日やらない仕事を決める

スピードを意識して何が重要でどの仕事に取りかかるべきか。冷静な判断力が求められます。

パソコン内の整理ができていない

「デスクトップがファイルで埋め尽くされている」

「作成した資料をどこに保存したか分からない」

「どれが最新版か分からない」

煩雑なファイル管理は業務効率にも影響を及ぼし、あなたの業務時間を奪います。

ファイル整理は効率的に仕事を進めるために欠かせず、ミス防止にもつながります。

ファイル整理のコツを3つ紹介します。

フォルダ分類の一貫したルールを決める

ファイル管理はファイル名の付け方を統一し、わかりやすく表記することが重要です。

ファイル名に一貫性を持たせることで、ファイル名を見ただけでそれが何のファイルなのか判断できるようになります。

ファイル名は、基本的に「日付」＋「ファイルの種類」で統一。

例えば「20220826_定例会報告書」のように、いつの何のファイルなのかがファイル名を見て判断できるようにします。

目的に分けたフォルダに格納

ファイルを保管するフォルダは、クライアントやプロジェクトなどが直感的に分かるように工夫します。

ファイルの保管先となるフォルダの名前と階層に対して、共通ルールを設けることで、目的のファイルにすばやくアクセスし、業務を効率化できます。

仮置きフォルダを作成

適切なファイル整理に、一時保存フォルダの作成もおすすめです。

短期で不要になるファイルや、どのフォルダに保存するべきか判断のつかないファイルの保管場所に使用します。

一時保存フォルダは定期的に確認してファイルの削除、移動が欠かせません。

人に頼むのが苦手でタスクを抱えすぎている

「人に頼むのが苦手」

「誰かに頼むくらいなら自分でやってしまう」

全てを自力で解決しようとすることは、必ずしも高い成果につながるとは限りません。

結果的に自分への負担が増えて抱えきれなくなり、大きなストレスに繋がってしまいます。

仕事を人に頼むのが苦手な人の特徴を3つ挙げます。

自分でやったほうが早いと思っている

「他の人に説明するのが面倒」「説明している時間がもったいない」と考えて仕事を抱えてしまいます。確かに自分で処理した方が早い場合もありますが、いくつものタスクを抱え込むと納期や締め切りに間に合わないという事態になりかねません。実際はメンバーと協力して進めるほうがタスクを分散できる分、スピーディに進むことが多いのです。

自分のやり方に固執する

仕事の進め方や資料の作成、文章表現などにこだわりを持つあまり、他の人のやり方をなかなか受け入れることができない。

そういう人は、細かく修正指示を出したり、自分で直したりするうちに、誰かに仕事を頼むと余計な手間がかかると考えてしまう傾向があります。

人に頼って失敗した経験がある

過去に嫌な経験をしていて頼れないケースもあります。「お願いしたとしても、また同じことになるかもしれない」と思うと不安に感じて自分一人でなんとかしようとしてしまうのです。

与えられた仕事を期限までやり切るためには周囲の力も必要で、結果として効率よく高い成果をあげることにもつながります。

頼み方やお願いできることも一つの社会スキルです。勇気を出して先輩や上司に相談して業務量を見直してみるのも一つの方法です。

また、力を借りる時はその相手が適任だと思った理由を伝えると良いでしょう。敬意と感謝の気持ちをもって依頼すれば、相手は必要とされていると思ってくれるはずです。結果をフィードバックすることで仕事の達成感につながり、チーム意識を保つことができます。

ツールを活用せず全てアナログで仕事をこなしている

近年、DXの活用が不可欠となっている中で、デジタルツールが苦手な社会人は多く存在します。

「自分はアナログ人間ですから」

などと堂々と公言する人もいます。

確かにアナログにはアナログの良さがあるでしょう。しかしアナログによる管理はバックオフィスの負荷に結びつき、業務の効率化に影響します。

アナログのまま仕事をこなしていると、職場の生産性が上がらず現場の進行に支障が出る可能性もあります。

デジタルツールは、情報共有の質やスピードの向上に大きく貢献します。例えばタスク管理ツールを使えば、チームでプロジェクトの進捗を把握でき、ビジネスチャットを使えばコミュニケーションのスピードが格段に上がります。

情報共有の質やスピードの向上は、ミスの防止や業務効率化に必須といえます。今は予測不能な事態への対応力が求められています。時間や場所にとらわれずに業務を遂行できることが重要です。

今から始められる仕事の効率化テクニック

あなたは限られた就業時間の中で、高いパフォーマンスを発揮できていますか？

効率的な作業は業務時間の短縮や労力削減に繋がる必要なスキル。

上手に仕事をこなしていく術を身につけたいものです。ここでは今日からできる作業効率や成果を上げるアイデアを紹介します。

パソコンの使い方を見直そう

パソコン作業には、機能や設定などを活用して業務を効率化させる便利なワザがいろいろあります。毎日のパソコン操作のムダをなくせば、ぐっと時短につながります。

ショートカットキーを活用する

パソコン作業はショートカットキーを使えば、キーボードから手を放さずに作業ができるので、マウスとキーボードの間を手が往復するムダを省き、業務スピードを上げることができます。最近では「脱マウス」を実践する人が増加傾向にあります。

よく使う基本ショートカットキー

【Ctrl+A】 すべてを選択 
【Ctrl+X】 範囲選択した部分を切り取り 
【Ctrl+C】 範囲選択した部分をコピー 
【Ctrl+V】 範囲選択した部分を貼り付け 
【Ctrl+Z】 元に戻す 
【Ctrl+Y】 やり直し 
【Ctrl+F】 文字検索 
【Ctrl+N】 ファイルの新規作成

便利なソフトを使う

スマホにアプリを入れて使うのと同様に、PCにも仕事に合ったソフトを入れることで業務効率アップを狙えます。タスク管理やビジネスチャットなど、仕事効率化に役立つツールは数多くあります。自分に合った便利なソフトを導入して仕事をより効率的に進めましょう。

カーソルのスピードを調整する

マウスカーソルの移動が遅すぎ・速すぎでイライラすることはありませんか？

そんなときは設定を変えて使い勝手を向上させましょう。キーボードを押してから文字が表示されるまでの速度も調整できます。

デフォルトはオフになっている便利な機能もあるので、好みの設定に変更すると作業効率が格段に上がります。

カーソルの移動をより滑らかにしたり、左利きの人ならボタンの左右を入れ替えるなど、自分にとって使いやすくカスタマイズすることも大切です。

デスクトップの整理と不要なファイルの削除

「とりあえず」と軽いという気持ちで何でもデスクトップに置いておくと、必要なファイルを探すのに時間がかかる上に、重要なファイルを紛失してしまう恐れもあります。

また、デスクトップにファイルを出しっぱなしにするのは起動が遅くなる原因となり、仕事効率の低下にもつながります。

日常的に使わないものはフォルダに保存し、不要なファイルはごみ箱へ移動を徹底しましょう。デスクトップは机上と同じ。整理しておけば頭も気持ちもスッキリします。

便利ツールを取り入れよう

システムやツールを積極的に活用して、もっと便利に、もっと簡単に仕事の効率化を図りましょう！ここでは仕事効率化にぴったりのツールを紹介します。

電子メモパッド

メモを取ることに特化した電子メモパッド。簡単に書けて簡単に消せ、メモをデータとして一元管理することができるので、作業時間を大幅に削減できます。

電子メモバッドには多数の種類があり、特性も各メーカーやブランドによって異なります。デバイスから自由にメモを記載し、チームメンバーと共有できるハイスペック電子メモもあります。

付箋機能

思いついたときに必要な情報をメモできるだけでなくtodo管理やタスク管理でも役に立つ何かと便利な付箋アプリ。色を変えることもできるので、視覚的な管理が可能になります。

デスクトップの見えるところにやるべきことや忘れてはいけないことが表示されるので、タスク漏れ防止にも役立ちます。

名刺管理アプリ

スマートフォンのカメラで名刺をスキャンし、データとして保存できる名刺管理アプリ。

多くの人と名刺交換をする営業担当者は、名刺管理にかかる時間が大幅に減ります。また外出先からでも名刺情報が閲覧可能なのも高いポイントです。

タスク管理ツール

営業マンにとっても、業務を円滑に進めるためにタスク管理は重要なもの。

テレワークの普及によって、オンライン上での管理が必要な場面も増えてきました。

タスク管理ツールはチーム全員と必要な情報を共有し進捗状況を視覚化できるので、タスクの遅延や漏れを防げます。

フォーマットがすでに備わっているので、作成手順が少なく簡単にタスク管理を行うことができます。

社内外の日程調整はツールで効率化しよう

社内外での会議や打ち合わせやイベントなど、複数人での日程調整のすり合わせは時間を要する作業です。

日程調整ツールを利用して自動化すれば、それぞれの予定を把握する面倒なやりとりの手間が省け、スケジュール管理が楽になります。

ひとめでお互いの予定を把握できる上に、予定の重複や連絡漏れといったミスも防げます。さらにスマートフォン対応なら、いつでもどこでも予定を確認できます。

トヨクモスケジューラーで社内外の日程調整もカンタンに

今や日程調整ツールは数多く存在しますが、スマホで見られて、個人、社内の予定が見やすく、社外の人とも日程調整を簡単にできるトヨクモスケジューラー。スケジュールの更新をリアルタイムに共有でき、オンラインミーティング用のURL発行を自動で行える点もメリットです。

特筆すべき機能の1つが「空き時間を可視化」。

自身はもちろんメンバーと施設の空き時間をまとめて確認できます。共有したい社内外の人にアクセスしてもらい、日程調整ページをシェアして待つだけ。空き予定からオンラインミーティングや訪問予定を登録します。都合の合わない時間はグレー色に表示されるのがわかりやすく、参加メンバーの空いている時間が一目瞭然。また、「kintone」とも連携でき、登録された会社名や電話番号、住所などデータの引用もできます。

スケジュール管理は予定タイプごとに色分けができ、表示するメンバーも自由に選択可能。自分だけが閲覧できるToDoリストも作成できます。

また、スマホ専用アプリを用意しているので、デスクトップと同じように利用できるのも大きな魅力です。

仕事効率化のテクニックを知り今すぐ実践しよう

仕事の効率を高めるアイデアやツールはたくさんあります。

今回ご紹介した方法を参考に、まずはすぐに実践できるものを取り入れてみてはいかがでしょう。自分にあうやり方を見つけて、ぜひ充実した時間を過ごしてください。