「仕事が効率的にできていない気がする……」
「いつも締め切りに追われていてツライ」
このような悩みをお持ちの方は多くいらっしゃいます。
仕事をうまくこなすために『タイムマネジメント』をしっかり行いたいけれど、具体的にどのようにすれば良いか分からない人もいるでしょう。
本記事ではタイムマネジメントを行う前に把握しておくべき考え方と、コツを解説しています。
タイムマネジメントの概要を正しく知っておくことで、時間に関する悩みが解決できるようになります。
業務効率化を目指し、自分の時間もしっかり確保したい人はぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそも「タイムマネジメント」とは？
タイムマネジメントとは「時間管理」を意味する言葉ですが、ビジネスシーンでは時間を効率よく使うための手法として使われています。
タイムマネジメントでは、単に予定の管理をするだけではなく「どのようにしたら生産性がアップするか」といった視点で物事を考える力が必要です。
以下では、タイムマネジメントについて2つの視点から解説します。
- タイムマネジメントのメリット
- タイムマネジメントができていない人の特徴
タイムマネジメントの概要をよく把握しておけば、スムーズに自分のビジネスに導入できるようになります。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントを行うことによって得られるメリットは「優先度を明確にできること」です。
時間を管理することで、どのタスクにどのくらいの時間を割いているのか分かりやすくなります。
時間を多く割いているタスクを自動化させたり、他の人に割り振ったりすることで、自分にしかできない業務にかけられる時間が増やせます。
業績に直結しない業務も大切ではありますが、会社の利益アップや目標達成のためには重要度の高いタスクを優先してこなさなければなりません。
ルーティンワークのなかに重要度の低いタスクが多く含まれていることに気付けないと、いつまでたっても時間が足りないと感じてしまうでしょう。
限られた時間内でできることを優先して行うと、業務がスムーズに進みやすくなるので残業時間を減らせる効果もあります。
タイムマネジメントを徹底することで、社員は大切な業務に集中でき、企業側にとっては人件費削減が期待できます。
タイムマネジメントができていない人の特徴
ビジネスをする上で身につけておきたいタイムマネジメントの能力ですが、なかには「どうしても時間管理が苦手」という人が多くいます。
タイムマネジメントができない人によくある特徴は、以下の4つです。
- マルチタスクにこだわる
- 「タイムパフォーマンス」の意識がない
- 何でも自分でやろうとする
- 常に時間に追われている気がする
もし自分に当てはまると思う箇所があれば、その部分を中心に改善していくとよいでしょう。
タイムマネジメントの考え方は、ビジネスだけでなく日常でも非常に大切です。
苦手意識を無くして、タイムマネジメントをうまく取り入れられるようにすると良いでしょう。
マルチタスクにこだわる
ビジネスの生産性を重視し、マルチタスクにこだわる人は多くいます。
しかし人間が同時に行える業務には限界があるので、一定のタスクを超えるとキャパオーバーになってしまうことがあります。
「自分なら何個の業務も同時にできる」と過信し多くの業務を請け負い、結果として抜けが発生してしまうケースは多いです。
マルチタスクができる能力は素晴らしいのですが、抱えすぎると何が一番優先すべきか分からなくなってしまうことがあります。
マルチタスクでキャパオーバーしてしまう人は「どのタスクにどれくらいの時間が必要か」という見積りが甘い可能性が高いです。
トラブルがあったと仮定した際に追加で必要な時間の見積りを考えておかないと、イレギュラーに対応できなくなります。
「タイムパフォーマンス」の意識がない
利益を追求するために大切な考え方のひとつに「タイムパフォーマンス」があります。
タイムパフォーマンスとは「プロジェクトに対してかけた時間と、それらから得られる成果」の度合いを表す言葉です。
「コスト（表示価格）の割りにお得」という意味で使われる「コストパフォーマンス」と同じようなイメージで使用されます。
つまり「短い時間でできた割りに、良いプロジェクト（高い収益）である」といった場合は「タイムパフォーマンスが高い」と言えます。
いくら素晴らしいプロジェクトでも、何年もの時間がかかれば収益性は低くなり、会社にとっての利益は減ります。
タイムマネジメントはタイムパフォーマンスの向上とも密接な関係にあるので、後回しにせず優先して取り組むことがおすすめです。
何でも自分でやろうとする
タイムマネジメントがうまくできない人のなかには「何でも自分でがんばりすぎてしまう人」も多くいます。
ビジネスにおいても、日常の家事や育児などにおいても、自分が行動できる時間には限界があります。
責任感が強い方や、こだわりを持ちすぎている人は「自分にしかできないことだ」と考えてしまい、タスクを他人に振れません。
このような状態に陥ってしまった人は「本当に自分でなければいけないこと」を冷静に判断し、タスクを減らす努力が必要です。
また周囲の人は、他の人でもできる業務内容を積極的に請け負って、本人の負担を減らしてあげるように協力しましょう。
タイムマネジメントは、時間管理をきっかけに自分や周囲の環境を改善し、それによって最終的に会社に利益還元ができる手法なのです。
常に時間に追われている気がする
スケジュールを細かく管理しすぎて、逆に時間に囚われてしまう人もいます。
タイムマネジメントを徹底することで効率化を図れても、常に時間ばかり気になってしまうと良い効果が得られません。
心に余裕がなくなったり、時間がずれてしまって焦ってしまったりして、ベストなパフォーマンスができなくなってしまうこともあるでしょう。
タイムマネジメントは自分が快適な状態で業務できるために行うことであり、それが負担になってしまうのは本末転倒です。
時間の管理はあくまで目安となる数値のひとつなので、臨機応変に対応する力が求められます。
タイムマネジメントができている人が無意識にしていること
タイムマネジメントができている人は、以下の6つの行動を行っています。
- 抱えているタスクをすべて洗い出し可視化する
- それぞれにかかる工数を算出する
- それぞれのタスクに優先順位を付ける
- 各タスクの対応方法を決める
- 一日のスケジュールを事前に決めておく
- 一日の時間の使い方を振り返る
タイムマネジメントを取り入れる際は、正しい方法や手順を把握してから取り掛かるのがよいでしょう。
抱えているタスクをすべて洗い出し可視化する
タイムマネジメントの第一歩は「タスクの洗い出し」なので、まずは現在請け負っている業務をすべて書き出してみてください。
この時に大切なのは、小さなタスクも見逃さないことです。
例えば「資料のコピー」は、時間にすれば数分のことかもしれませんが、もし機器のトラブルに遭遇すれば思った以上の時間がかかります。
業務の大小に関わらず、まずはすべてのタスクを可視化して全体を把握しましょう。
それぞれにかかる工数を算出する
自分が行うべきタスクが把握できたら、それぞれにかかる工数を算出します。
「スムーズにできた場合」「トラブルが発生した場合」の2パターンに分けて工数と時間を検討します。
多くの業務は、予定していたとおりの時間にはなかなか進まないものです。
イレギュラーに備えて、工数は多めに見積もっておくとよいでしょう。
それぞれのタスクに優先順位を付ける
時間内で最大の成果を出すためには、優先度を正しくつけることが大切です。
洗い出したタスクのなかで取り掛かる順番を誤ると、業務がスムーズにいかなくなる可能性が高くなります。
タスクの優先順位の判断は難しいので、同じ業務を行う先輩がいれば積極的にアドバイスを求めましょう。
各タスクの対応方法を決める
タスクの洗い出しや優先順位の把握ができたら、実際にどのようにこなしていくか考えてみましょう。
業務をはじめる前に、以下3つの観点を考えてみてください。
- 自分で効率化してやる
- 人に任せる
- そもそもやる必要がないと判断する
自分が行ったほうが効率的にできるものは自分で行い、そうでないものはできるだけ他人に任せます。
また、洗い出したタスクに対して「そもそもこの工程は必要なのだろうか？」と疑問を持つことも重要です。
タスクがたくさんあって、どうすればいいか悩んでしまう人は多くいますが「こなす方法」とともに「削る方法」も、一度考えてみましょう。
一日のスケジュールを事前に決めておく
タイムマネジメントの成功の秘訣は、事前に具体的な一日のスケジュールを決めておくことです。
当日の朝に決めるのではなく、遅くとも前日までにこなす内容や所要時間を決定しておきましょう。
はじめはスケジューリング自体に時間がかかりますが、慣れてくれば短時間で予定を立てやすくなります。
一日の時間の使い方を振り返る
タイムマネジメントが成功している人でも意外と忘れがちなのが「振り返り」の作業です。
予定していたタスクや業務内容が、実際にどのくらいの時間で何パーセントこなせたのかを、細かく記録することは重要です。
できるだけ早いタイミングで振り返りの時間を確保しましょう。
タイムマネジメントが上手くなるために意識すべきこと
タイムマネジメントを成功させるためには、以下の4つのポイントを意識しましょう。
- 目的を常に意識する
- 具体的な目標を設定する
- 業務を効率化しても仕事の質は落とさないことを意識する
- ツールの導入も検討する
タイムマネジメントはあくまで手段なので、真に大切なことは自分が働きやすくなることや、業務で成果を上げやすくなることです。
「時間を管理する」ということだけに囚われずに、広い視点で業務効率化を目指しましょう。
目的を常に意識する
タイムマネジメントを成功させるためには「なぜ時間管理が上手くなりたいのか」を常に考えることが重要です。
タイムマネジメントがうまくできるようになると、タイムパフォーマンスが上がり仕事で高い成果を生み出せます。
叶えたい売上目標や成果を明確にすることで、タイムマネジメントへの取り組み意識も高まります。
具体的な目標を設定する
タイムマネジメントのゴールとして、具体的な目標設定をしておくこともおすすめです。
例えば「業務にかかる時間を30％削減する」「効率化によって利益率を20％アップさせる」など、数値を含めた目標がよいでしょう。
「ワークライフバランスを充実させる」「いつもより早く仕事を終わらせる」といった、抽象的な目標はおすすめしません。
数値を設定する際には、現実的に到達できそうな内容にしておくことが大切です。
あまりにも目標値が高いと現実味がなくなり達成意欲が削がれます。
業務を効率化しても仕事の質は落とさないことを意識する
タイムマネジメントを意識しすぎて、時間だけが優先になってしまうケースがあります。
業務効率化とは、単に仕事が早く終われば良いというわけではありません。
大切なことは仕事の質を落とさないことで、余裕をもって業務にじっくり取り組むための施策がタイムマネジメントなのです。
ツールの導入も検討する
タイムマネジメントを行う際には、ツールの導入もおすすめです。
アナログ手段で時間管理をしていると、管理そのものにも時間が奪われてしまいます。
効率化を目指すなら、時間短縮できる便利なツールの導入は必要不可欠です。
時間管理は得意・不得意な人がどうしてもいるので、社内で一定の水準をキープするためにもツールの導入は有効な手段と言えるでしょう。
タイムマネジメントツールで業務効率化を目指そう
タイムマネジメントは働く人にとって非常に重要なことですが、スムーズに業務に取り入れられない人も多くいます。
「何から手をつければよいか分からない」という人は、迷わず専用のツールを導入しましょう。
タイムマネジメントの基本は時間の管理ですが、何より「時間は有限で大切である」と強く意識することが重要です。
タイムマネジメントに役立つツールを導入すれば、無駄のない時間管理ができるようになります。
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