あなたはスケジュール管理にGoogleカレンダーを利用していますか？
Googleカレンダーを活用して、他の人との日程調整ができることはご存じでしょうか？
無料で使用できるGoogleカレンダーは、使い勝手もよく、仕事やプライベートのスケジュール管理に利用している方も多いかと思います。
今回は、Googleカレンダーを利用して、他の人とスケジュールを共有し、日程調整する方法を解説します。
Google Workspaceを利用する日程調整方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
Googleカレンダーで日程調整をする方法
日程調整は、Googleカレンダーを利用して行うこともできます。Googleカレンダーは、活用している方も多いツールなので、日程調整に利用できると便利です。
まず、Googleカレンダーでの日程調整（スケジュールの共有）の手順をご紹介します。
- カレンダーを公開・共有している相手のカレンダーを確認する
- 予定が入っていない時間帯を選び予定を作成する
- 参加してほしい相手を「ゲスト追加」する
それぞれの手順を解説します。
【1】カレンダーを公開・共有している相手のカレンダーを確認する
Googleカレンダーを開き、左側にある「ユーザー検索」で、相手の名前またはメールアドレスを入力します。
（カレンダーを公開・共有している相手に限られます。）
カレンダー上に、自分の予定と選択した相手の予定が重なって表示されるため、双方の空いている時間を簡単に確認することが可能です。
【2】予定が入っていない時間帯を選び予定を作成する
予定が入っていない時間帯（空欄の箇所）の中から、マウスをドラッグして予定を入れたい日時を選択します。
時間は15分単位で選択できるので、希望所要時間分をドラッグして選びましょう。
自動的に表示された画面の「予定」「タスク」「予約スケジュール」の中から「予定」を選択し、タイトルなどを入力します。
【3】参加してほしい相手を「ゲスト追加」する
参加してほしい相手を「ゲストを追加」欄で追加し、予定を保存します。
ゲストに追加した相手に、予定に招待する旨のメールが自動で送信されるため、相手からの返信を待つのみです。
Googleカレンダーでの日程調整は、シンプルな作業で完了します。日程の調整作業に手間取っていた方の業務負担を大きく軽減できるため、おすすめです。
Google Workspaceの機能で日程調整ができる！
Googleカレンダーを利用することで、日時の連絡・共有することは可能です。
しかし、複数の日程の中から相手に都合の良い日時を選んでもらうなどの細かい調整はできません。
そのような日程調整ができる予約機能が、ビジネス向けのGoogle Workspaceに新たに追加されました。Google Workspaceは、法人向けの機能ではありますが、個人でもアカウントを登録することが可能です。
Googleカレンダーは無料で使用できますが、予約調整をするためには、有料のGoogle Workspaceへの登録が必要になる点だけ注意してください。
Googleカレンダーを活用してスケジュールの調整・共有ができることから、外部の取引先や顧客との日程調整をする際に重宝する機能です。
日程調整にGoogleの機能を使うメリット
Googleの機能を活用して日程調整することで、次のようなメリットが生じます。
- 日頃使っているGoogleカレンダーに予定が同期される
- 日頃Google機能を使っている方にとっては操作がしやすい
- Google Workspaceを既に使用していれば追加コストがかからない
それぞれ詳しく解説します。
日頃使っているGoogleカレンダーに予定が同期される
Googleカレンダー（個人用）は、無料で利用できるため、プライベートだけでなく仕事に活用している方も多いツールです。
連絡した相手もGoogleカレンダーを使用していれば、確定した予定がそのまま自動で入力されます。
日頃使用しているツールに直接予定が書き込まれるため、スケジュールの記入漏れや確認ミスなども防げます。
さらに、常にスケジュールを更新された状態に保てることもメリットとなります。
日頃Google機能を使っている方にとっては操作がしやすい
日頃からGoogle機能を使用している方は、操作が統一されているため、使い慣れた環境で操作ができる点も大きなメリットです。
比較的抵抗なく操作ができるものは、利用者にも受け入れられやすいツールとなります。
Google Meet（オンライン会議システム）とも連携しているため、日程調整の連絡と同時にオンライン会議のURLを発行する手間も省けます
パソコンのブラウザ上だけでなく、スマートフォンからも利用でき、外出先でもリアルタイムで更新されるスケジュールを確認できるという利点もあります。
Google Workspaceを既に使用していれば追加コストがかからない
既に社内でGoogle Workspaceを使用している環境であれば、追加の費用をかけずに利用できる点も魅力です。
日程調整ツールは、月々の使用料がかかるものも多いため、格安に利用できるツールといえます。
Google Workspaceの機能を日程調整に使う方法
Google Workspaceで日程調整を行う手順は、次のようになります。
- 自身のGoogleカレンダー上で予約可能な枠を決める
- 発行されたURLを予定の参加候補者に送る
- 送られた相手が都合の良い時間帯を選択する
それぞれ解説していきます。
【1】自身のGoogleカレンダー上で予約可能な枠を決める
まず、自分のGoogleカレンダーで、調整したい日時を選択し「予約スケジュール」を選択します。
「予約スケジュール」をクリックすると、下のようなフォームが開きます。
上記のフォームから、イベントの
- タイトル
- 予約枠（時間）の長さ
- 予約の受付期間
といった詳細を設定します。
予約枠は、30分単位での設定が可能です。
マイナスネジ形状のマークは、終日予約を不可としたい場合に使用します。
すべての入力が完了したら「次へ」をクリックすると、最後にURLが発行されます。
【2】発行されたURLを予定の参加候補者に送る
予約ページの入力が完了したら、設定されたURLを参加候補者に送信して、作業完了です。
【3】送られた相手が都合の良い時間帯を選択する
メッセージを受け取った相手は、都合の良い時間帯を選択します。
相手からの都合の良い予約時間が集まったら、日時を決め、スケジュールを確定します。
Web会議やWeb商談などの場合、Google MeetのURLも自動で生成され、スケジュール確定の連絡と同時に通知されます。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツール
日程調整は、Google Workspaceを活用する以外にも、Googleカレンダーと他社のツールを連携させて行うことが可能です。
多くの利用者に馴染みのある「Googleカレンダー」と連携できるツールを3つ、ご紹介します。
- アイテマス
- TimeReX
- トヨクモスケジューラー
アイテマス
アイテマスは、ユーザー登録する必要もなく、無料で使用できる日程調整ツールです。
アイテマスの日程調整方法は、次の2つのタイプがあります。
- 日程候補提案型
- 空き時間提示型
「日程候補提案型」は、候補日を提案して、相手に都合の良い日時を選んでもらう方法です。提案する日時が限られているときや、早急に日程を決定したい場合などに便利です。
「空き時間提示型」は、自分の空いている時間を提示して、相手に都合の良い日時を選択してもらう方法です。都合のつく日時が多かったり、スケジュール調整に余裕があるときなどには、こちらの方法が活用しやすいでしょう。
無料で利用することができるため、コストをかけず手軽にツールを導入したい企業におすすめのツールです。
しかし、無料だからこそ機能や使い勝手にも制限があります。
実際に使用して、他のツールのトライアル期間などを利用して、比較検討してみることもおすすめします。
| 連携可能カレンダーツール | Googleカレンダー |
| 料金プラン | 無料（将来的に一部有料化予定） |
| 公式サイト | アイテマス |
TimeRex
TimeRexは「日程調整URL」を作成して、相手に送るだけという簡単な手順で完了する日程調整ツールです。
候補日をいくつか選択して送信し、相手はその中から都合の良い日時を選択し、日程調整が完了します。
無料のフリープランでも、基本的な機能は使用回数に制限なく利用できます。
ただし、1対1の日程調整のみの対応となるため、複数人との日程調整は有料プランの利用となります。
| 連携可能カレンダーツール | GoogleカレンダーOutlook予定表 |
| 料金プラン | フリー ： 0円ベーシック： 750円～（月払いの場合900円・税別）プレミアム： 1250円～（月払いの場合1500円・税別） |
| 公式サイト | TimeReX |
トヨクモスケジューラー
トヨクモスケジューラーは、社内の人との日程調整はもちろん、社外の人との調整も簡単作業で完了する日程調整ツールです。
ToDoリスト機能も搭載されているため、自分のスケジュールを余すところなく管理・チェックできます。
チーム内や特定の人の予定を反映させたり、グループを設定したりすることも可能です。
kintoneやcybozuと連携させて、それぞれの情報を反映させることもでき、データを自動で読み込んで手入力の手間を省いてくれます。
10ユーザーまでは、ずっと無料で使用でき、30日間の無料トライアル期間も用意されています。
| 連携可能カレンダーツール | GoogleカレンダーOutlook予定表 |
| 料金プラン | フリープラン ： 0円（10ユーザーまで）スタンダードプラン： 200円（ユーザーあたりの月額）ビジネスプラン ： 5000円～（ユーザー数による） |
| 公式サイト | トヨクモスケジューラー |
Google Workspaceでは難しい日程調整は専用ツールの活用がおすすめ
Googleカレンダーと連携させて日程を調整する方法をご紹介しました。
Google Workspaceを使用することで、複数の日程から選択する調整も可能となっています。
その一方、日程調整作業が多くなる職種や業種の方には、痒いところに手が届くようなきめ細かな機能が求められます。
たとえば「トヨクモスケジューラー」では、日程の調整をしたいメンバーを選んで瞬時にスケジュールを確認することが可能です。施設や機材の予約作業もスムーズに完了します。
予定の長さや、予約の曜日・時間帯・祝日除外・予約受付期間など、さまざまな条件で設定ができ、汎用性が高いことも特徴です。
＜トヨクモスケジューラー 画面イメージ＞
日程調整の手間を減らすことで、業務の負担は大幅に軽減します。日頃からスケジュールの調整が必要となる業務の方ほど、その効果は顕著でしょう。
ぜひトライアル期間などを活用し、ツールを実際に使用して、業務に合った使い勝手の良いものを選んでください。
