打ち合わせや飲み会などのたびに必要となるのが、参加者の時間調整。
仕事でもプライベートでも、参加者全員に連絡し日程を調整していく作業は、負担も大きく、思いのほか時間を費やすものです。
そんな日程調整を効率化するために、ツールやアプリの使用を検討している人も多いのではないでしょうか？
実際にビジネスの場では、多くの企業で便利なツールを導入する企業が増えてきています。
しかし、日程調整ツールといっても、プライベート向きのカジュアルなものや、機能が豊富に搭載されているものなど、さまざまなタイプがあり迷ってしまいます。
今回は、煩わしい時間調整の負担を軽減する、プライベートやビジネスに適した日程調整アプリを厳選してご紹介します。
アプリの選び方のポイントも解説しますので、アプリを選ぶ際の参考にしてください。
最適なアプリを見つけて、時間調整の負担から解放されましょう！
目次
時間調整はアプリを活用すべき
仕事でもプライベートでも、ミーティングやイベントの開催で欠かせないスケジュールの調整には、アプリの活用が大変便利です。
調整を依頼する側、依頼される側、双方の負担を軽減するアプリの活用について、どのようなメリットがあるかを考えてみましょう。
ミスを防げる
スケジュールの調整は、メールや電話などでやり取りをする人も多いかと思います。しかし、やり取りで決まった日時を手帳に記入し忘れたり、時間を間違えて記入してしまっていたりしたことはないでしょうか？
多忙な人ほど、同じ日に予定を重ねて入れてしまい、ダブルブッキングしていることに気付いて慌てた経験があるかと思います。日程は頭に入っていても、実際には時間が重なってしまっていたということも起こりがちです。
参加者が多い場合、やり取りの最中で連絡が行き届かず、連絡が漏れてしまうなどのトラブルが起こることもあります。
アプリでのスケジュール調整なら、やり取りも手間取らずスムーズに進められるため、日時の勘違いや連絡のミスも防げます。
さらに、Googleカレンダーなどのカレンダーツールと連携させる機能がついたものを選べば、予定が自動でカレンダーに入力されるため、予定の記入忘れも起こりません。
やり取りの回数が少なく済む
アプリを利用することで、時間調整のやり取りの回数が減り、手間も時間もかからないことが一番のメリットです。
時間の調整には、自分や相手のスケジュールをすり合わせる必要があります。
参加者が多い場合、なかなか全員の予定が合わず、何度もやり取りが必要になることもあるでしょう。
アプリを使用して時間調整すれば、候補に挙げる日時や、お互いの空きスケジュールを一瞬で把握でき、双方のやり取りの負担がぐっと少なくなります。
参加者の参加可否が一覧で分かる
メールや電話でスケジュールを調整しようとすると、参加者の出欠予定を確認するために、主催者が集計しなければなりません。
なかなか回答が集まらない場合もあり、集計に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
アプリで時間調整を行うと、参加者の参加可否・出欠希望などが自動で表示されるため、一瞬で確認できます。
作業や連絡の手間を省けるうえに、参加状況も簡単に把握できるため、スケジュールの調整がスムーズに行えます。
カレンダーアプリと同期できる
日程調整や時間調整のアプリは、OutlookやGoogleカレンダーと連携できるものも多く、予定の共有がより簡潔に行えます。
カレンダー機能をアプリと連携させることで、リアルタイムの予定がダイレクトに反映されます。
スケジュールの変更があっても再度連絡を入れる必要などもありません。
さらに、正式に日時が決定したときも、そのままカレンダーに自動に入力されるため、予定の連絡ミスや記入漏れなども防ぎます。
時間調整アプリの選び方
時間調整アプリを選ぶときには、次の点に注目して選びましょう。
- 利用目的に合っているか
- 複数の端末に対応しているか
- 使っていてストレスを感じないか
- 価格
- カレンダーツール・アプリとの同期できるか
それぞれ詳しく解説します。
利用目的に合っているか
時間調整のアプリを選ぶときは、まず使用頻度などを考慮し、機能や操作性などが利用目的に合っているものを選びましょう。
プライベートのイベントに活用する場合はカジュアルなもの、仕事ではビジネス向きのフォーマルなタイプなど、利用目的に応じたものを選びます。
ビジネス利用の場合は、グループ内のスケジュールや空き時間が見やすく表示されるものかどうか、取引先との連絡にも支障なく使えるものかどうかなどを確認しましょう。
機能が豊富でも、自社には必要のない機能であることもあります。確実に使用する機能かを考え、無駄な費用をかけることのないよう注意しましょう。
ビジネスに利用するものは、法人向けのプランが用意されているかどうかもチェックしておきたいポイントです。
複数の端末に対応しているか
時間調整のアプリは、自分だけでなく相手がどのような端末を利用しているかも考慮しなければなりません。
アプリを選ぶ際は、 iOSとAndroid、両方に対応しているものを選ぶと安心です。
専用のアプリで表示される画面が、パソコン上と同じように表示されるかどうかもチェックしておきたいポイントです。
使っていてストレスを感じないか
使い勝手のよさも、可能であれば実際に使ってチェックしてみましょう。
主催者側だけでなく、参加者（回答者）も簡単に回答できるような、操作がしやすいものを選ぶことが大切です。
操作が難しいと、相手側からの回答がメールで送られてきたり、操作方法をわざわざ問い合わせてきたりなど、余計な手間をかけてしまう恐れもあります。
社内で使用する場合も、使いにくいものであればグループ内でも浸透せず、かかるコストが無駄となってしまいます。
誰でも簡単に、直感的な操作ができるかどうか、ストレスを感じずに不便なく使うことができるかどうかは、特に重視したいポイントです。
無料のトライアル期間があるものは、本格的な導入前に、実際に使用してみることをおすすめします。
価格
アプリの導入にあたっては、料金設定も必ず確認しましょう。
法人向けのものは、ユーザー数に応じた料金設定になっているものや、法人ごとの料金設定になっているものなど、さまざまです。
利用回数に応じた料金プランが設定されているものもあります。
会議や商談などの頻度に応じて、1ヶ月あたりどれくらいの回数で利用するかを想定し、適切なタイプやプランを選択しましょう。
カレンダーツール・アプリとの同期ができるか
時間調整アプリは、Webのカレンダーツールと連携できるものがおすすめです。
Microsoft OfficeやGoogleカレンダーなどと連動させることで、リアルタイムでのスケジュールに対応できます。
決定した予定も、そのままカレンダーツールに自動で反映されるため、予定の記入漏れなどのミスも防ぎ、スケジュールを一元管理できるため安心です。
おすすめの時間調整アプリ（プライベート編）
プライベートの予定や社内での飲み会など、比較的カジュアルに使える時間調整アプリを3つ紹介します。
- LINE
- SYUUGO
- 調整さん
LINE
LINEには「LINEスケジュール」という日程調整ツールが、デフォルトで搭載されています。
LINEのアカウントをもっている人なら、誰でも無料で利用できるツールです。
日時をいくつか設定したスケジュールを、参加者に連絡するのみの簡単な操作で完了するため、主催者の手間もかかりません。
スケジュールの回答も、〇△✕の3つから選択するのみです。
参加者の出欠確認も一覧で把握しやすく、タイムラインにも投稿されるため、グループ内で見逃されてしまうこともありません。
プライベートの飲み会やランチのセッティングなどで、幅広く活用されています。
SYUUGO
「SYUUGO」は、飲み会などのイベントを開催する「幹事さん用のツール」として、イベントの幹事をサポートすることに特化した日程調整アプリです。
日程の調整に加えて、集まる場所やお店選びの調整もしてくれます。
参加者の最寄り駅から、メンバーが集まりやすい中間地点を抽出してくれるので、場所決めも簡単。中間地点の周辺の駅や、選んだ駅周辺の飲食店も、アプリ上で検索が可能です。
もちろん、参加メンバーはアプリをインストールする必要はありません。ブラウザ上で回答できるため、スマートフォンやタブレット、パソコンなど、あらゆる端末を利用して回答できます。
調整さん
「調整さん」は、リクルートが提供している無料の日程調整ツールです。
アプリではなくブラウザ上で使用できるため、アプリをインストールする手間がかかりません。
パソコンやスマートフォン、タブレットなど、あらゆる端末で利用でき、参加者がどのような端末を利用しているかを配慮する必要もありません。
操作は、候補日を設定して出欠表を作成し、URLを参加者に送信するのみ。簡単な作業で完了するため、イベントの開催で重宝されている人気のツールです。
おすすめの時間調整アプリ（ビジネス編）
次に、主にビジネスシーンで活用される、おすすめの時間調整アプリを4つご紹介します。
- 以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
- Jicoo
- アイテマス
- トヨクモスケジューラー
以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー
「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」は、日程調整の連絡を簡単に行えるよう開発された、日程調整の文面を作成してくれるアプリです。
ビジネスからプライベートまで、あらゆる場面で活用できる、シンプルな機能が特徴です。
日付、開始時刻や終了時刻など、意外と手間のかかる文面の作成を簡素化し、わざわざ入力する手間を省いてくれます。
作業は、カレンダーから日にちや細かい時間を選択するのみ。自動で日付・時間を書き出してくれるので、日程調整の文面が作成されたら、メールやチャットなどのメッセージツールに貼り付けて送信します。
煩わしい入力の手間を簡略化してくれる、ありそうでなかった機能が利用者に好評です。
Jicoo
「Jicoo（ジクー）」は、主にビジネスシーンで活用されている、日程調整ツールです。
1対1のスケジューリングから、グループ間での調整まで、幅広い日程調整を自動化してくれます。
一度設定をしておけば、移動時間なども考慮した日程の候補が自動で抽出されます。そのため、提示された日程から都合の良い日を選ぶだけの簡単な作業で完了です。
決定したスケジュールは、連携させたカレンダーツールに自動で入力されます。
さらに、設定した時間に通知してくれる「リマインド機能」も搭載されているので、予定を忘れてしまうなどのうっかりミスも防ぎます。
JICOOの大きな特徴は、豊富な機能が用意されていることです。
予約ページのデザインをカスタマイズする機能を使い、自社のLPとして活用することもできます。
アイテマス
アイテマスは、ユーザー登録をせずに使える、無料の日程調整ツールです。
便利なスマホアプリも対応していますが、ブラウザ上でも使用できるため、どのような端末でも利用可能です。相手がアプリを導入したり、アカウントを作成したりする必要もありません。
アイテマスの日程調整は、こちらの都合のよい日時を相手に提案する「日程候補提案型」と、空いている日時を相手に提示し、都合のよい日時を選んでもらう「空き時間提示型」の2つのタイプから選択できます。
アイテマスの一番の特徴は、時差に対応した日程調整ができることです。
海外のビジネスパートナーを相手にすることの多い方には、とても重宝されています。
トヨクモスケジューラー
https://www.toyokumo.app/scheduler
トヨクモスケジューラーは、社内外の日程調整を簡単に行える、クラウド型の日程調整ツールです。
利用者が10人までの場合、すべての機能が無料で利用できます。
OutlookやGoogleカレンダーと連携させることができ、カレンダーと連動させた日程の抽出が可能。決定した予定も、自動でカレンダーに反映されます。
日程調整を依頼された側も、自身のカレンダーツールと連携させて、自分の予定と照らし合わせたスケジューリングをすることが可能です。
Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsといったオンライン会議ツールと連携させることで、オンライン会議の連絡も漏れることなくスムーズに行えます。日程の調整とともに、オンライン会議用のURLが自動で発行され、スケジュールにも登録されます。
トヨクモスケジューラーには、To Doリスト機能もついているため、自分のスケジュール管理とタスク管理が一元化できる点も魅力です。
リマインド設定を活用することで、予定の開始前や、タスク期限前に通知が届き、対応ミスも防ぎます。ほかのメンバーが予定を変更したときにも通知が入るため、スケジュール変更の見落としも防止でき安心です。
時間調整アプリ比較表
ビジネス向けの時間調整アプリの以下の項目について、一覧でご紹介します。
- 価格
- ios/Android対応可否
- カレンダーアプリとの同期可否
- Web会議システム
- 特徴
| 以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー | Jicoo | アイテマス | トヨクモ スケジューラー | |
| 価格 | 無料 | Free：月額0円（1対1のスケジュール予約） Startup：月額980円(税込)（複数人で利用） Pro：月額1,320円(税込)（高度な設定が可能） Enterprise：要問合せ ※2週間の無料トライアルあり | 無料 （将来的に一部有料化予定） | フリープラン：月額0円（10人以下ずっと無料) スタンダードプラン：月額200円（税別）／1ユーザーあたり（ユーザー制限なし） ビジネスプラン：月額5,000円（税別）～／ユーザー数に応じて（月額・年額あり） ※30日間の無料トライアルあり |
| iOS／Android 対応可否 | iOS／Android | iOS／Android | iOS／Android | iOS／Android |
| カレンダーアプリ との同期可否 | – | ・Googleカレンダー・Outlookカレンダー | ・Googleカレンダー・Outlookカレンダー | ・Googleカレンダー・Outlookカレンダー |
| Web会議システム | – | ・Zoom ・Microsoft Teams ・Google Meet | ・Zoom ・Google Meet | ・Zoom ・Microsoft Teams ・Google Meet |
| 特徴 | ・機能が豊富・予約ページのデザインも変更可 | ・海外の時差に対応した日程調整が可能 | ・ToDoリスト機能搭載 |
最適なアプリを活用して時間調整の負担を軽減！
時間調整の便利なアプリについてご紹介しました。
日程調整・時間調整は、日々の業務を圧迫することもある侮れない作業のため、企業でのアプリやツールの活用がますます進みつつあります。
ビジネスでは、ツールを導入することで、業務効率も格段にアップすることでしょう。
日程調整ツールを導入する際は、利用目的に合っているものを選ぶことが大切です。
どのような機能が必要で、どのような負担を減らしたいか、どのようなミスを防止し、業務をどのように効率化させるかを考え、最適なものを選びましょう。
トヨクモスケジューラーは、日程調整ツールの利用が初めての方でも、直感的な操作で簡単にご利用いただけます。
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