社内や社外の人との打ち合わせのために欠かせない、時間調整。
その時間調整のやり取りが負担となり、通常の業務を圧迫している方も多いのではないでしょうか？
時間調整は、手間も時間もかかる負担の大きい作業です。
さらに調整する相手が多いほど、全員の予定を合わせることが難しくなるため、早めに取り掛かる必要があり、油断していると業務に支障をきたすこともあります。
今回は、時間調整には、どのような手順で取り掛かり、どのような点に注意を払う必要があるかを詳しく解説します。
時間調整の手間と時間を大幅に削減する便利なツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧のうえ、業務にお役立てください！
目次
時間調整の一般的な進め方
社内での会議や取引先との商談など、日程や時間を決めるためには、次のような手順で取り掛かります。
- 参加者・参加人数を決める
- 候補日程を決める
- 参加者候補に連絡する
- 日時を決定する
- 当日間近に再度リマインドの連絡を入れる
それぞれの手順に沿って解説します。
参加者・参加人数を決める
まずは、誰に集まってもらうか、参加者と参加人数をリストアップします。
このとき、連絡先も一緒に記載しておくとよいでしょう。連絡をスムーズに行うことができ、再度調整が必要になったときも慌てずに済みます。
参加人数は、取引先の社員がほかの社員を連れてきたり、直前にキャンセルが出たりなど、最終的に増減する可能性もあります。
会場や会議室などは、最初に決めた人数に少し余裕をもたせて考慮するとよいでしょう。
候補日程を決める
だいたいの参加者が決まったら、次は候補日をいくつか選んでいきます。
このとき、まず役職の高い人のスケジュールを考慮して、候補日を挙げていくとよいでしょう。
マナーとして上役の予定を配慮するだけでなく、上役ほどスケジュールが詰まっていることが多く、調整が難しくなることが多いためです。
候補日は、参加者や人数、時期などを考慮して、複数日ピックアップします。
あまり多く候補日を挙げてしまうと、調整が難しくなり、参加者にも手間をかけてしまうため、5日程度挙げておくとよいでしょう。
参加者候補に連絡する
いくつか日程をピックアップしたところで、参加を予定しているメンバーに、時間の調整を依頼する連絡をします。
このときも、重要度の高いメンバーから連絡を入れるとよいでしょう。そうすることで候補日が絞られるかもしれません。
ほかのメンバーには絞られた日程から選んでもらうことで、調整がよりスムーズに進みます。
また、連絡を入れる際に、回答の期限を必ず設定し、参加者にも期限内に回答するよう伝えましょう。
日時を決定する
参加者からの回答が集まったら、最も都合のよい日程を選び、日時を決定します。
このとき、回答では「予定が未定」としていた参加者もいるかもしれません。
会議室や会場のセッティングのためにも、早めに人数を把握したいところです。出欠の回答にも期限を設けて、改めて早めに回答するよう促しましょう。
正式な日程が決まったら、すぐに参加者に連絡を入れます。
予定が早めに決まることで、参加者の予定を確実に押さえることができ、参加者もほかのスケジュールを組みやすくなるでしょう。
当日間近に再度リマインドの連絡を入れる
日程が決定しても、参加者が予定を忘れてしまうこともあります。連日たくさんの打ち合わせや業務で多忙な人ほど、全てのスケジュールを管理するのは難しいものです。
それを防ぐためにも、予定日の前日などに、改めて参加者にメールでリマインドしておくことが大切です。
リマインドのお知らせは、あくまでも挨拶として「明日の打ち合わせでは、よろしくお願いいたします」といった内容で送ります。
あわせて、改めて当日の時間や会場などの詳細も記載するとよいでしょう。
Web会議の場合は、利用するURLも加えておくと親切です。
時間調整で苦労するポイント
このように時間調整は、相手との連絡のやり取りも重なり、多くの手間がかかる作業です。
さらに次のような点でも苦戦し、さらに負担が増えることも考えられます。
- 全員の都合がつかずなかなか日程が決まらない
- 連絡漏れ・ダブルブッキングなどのミスが起こる
- 重要な参加者が参加できなくなることがある
- やり取りが増えると相手にストレスを与える
時間調整で負担となるポイントについて順番に解説します。
全員の都合がつかずなかなか日程が決まらない
1対1のスケジュール調整であれば、それほど手間がかからないものですが、複数人での調整となると、そう簡単ではありません。
なかなか全員の都合がつく日が決まらず、予想以上に手間取ることがあります。
他社との商談や打ち合わせなどでは、調整もさらに難しくなってきます。
早くから日程の調整を始めれば、スムーズに調整ができることもあれば、早すぎても日程を押さえにくいなどの問題もあることでしょう。
連絡漏れ・ダブルブッキングなどのミスが起こる
スケジュールを決めるときは、ほかの予定が入ってないことを確認して予定を組みます。
しかし、手帳への記入漏れや、日時の勘違いなどで、予定をダブルブッキングしてしまうミスが起こることもあります。
予定が重なっていなくても、移動時間を考えると厳しいスケジュールであったり、前の予定が延長してしまったりする事態もあることでしょう。時間にも余裕をもたせたスケジューリングは、忙しい人ほど思うようにはいかないものです。
連日忙しく、過密なスケジュールで業務をこなしている人ほど、思わぬところで予定が重複することがあります。当日になってダブルブッキングに気付き、慌ててしまった経験がある人もいるのではないでしょうか。
さらに複数人での時間調整では、メールや電話などでの連絡漏れが起きてしまうこともあります。
連絡し忘れていたり、予定に入れ忘れていたりなどのヒューマンエラーは、細心の注意を払っていても起こってしまうことがあり、厄介なものです。
日程調整においては、関わる人が多ければ多いほどヒューマンエラーが起きやすくなることを念頭に置いてきましょう。
やり取りが増えると相手にストレスを与える
日程の調整には、相手との連絡のやり取りが何度も必要になります。
相手も、連絡を受けてから希望日時を調整したり回答したりしなければならず、正式に決定するまで日程を空けて待っていることでしょう。
双方ともスケジュールが詰まっていて、日程がスムーズに決まらない場合は、相手にさらに負担をかけてしまいます。
社外の人との調整の場合、やり取りが重なり負担をかけすぎてしまうと、印象を悪くしてしまうことがあるかもしれません。
調整に時間がかかりすぎて、商談そのものが流れてしまうことにもなりかねません。
メールなどでの連絡では、できる限りやり取りの回数が少なくなるよう心掛けることが大切です。
日程の候補日は複数用意するなど、先方がやり取りにストレスを感じることのないよう配慮しましょう。
重要な参加者が参加できなくなることがある
日程が決まったあとに、会議や打ち合わせに欠かせない参加者が、どうしても参加できなくなってしまう事態が起こることもあります。
そうなると、打ち合わせそのものを行う意味がなくなってしまうため、改めて日程を調整し直す必要があります。
何度も調整が必要になると、参加者にも迷惑がかかりますが、調整する担当者の負担もさらに大きくなってしまいます。通常の業務にも支障が出てしまうことでしょう。
日程調整や時間調整は、手間も時間もかかる侮れない作業なのです。
時間調整ツールを活用しよう
お伝えしてきたように、複数人の日程を調整することは、非常に手間と時間がかかります。日程調整に手間取り、ほかの業務を圧迫してしまうこともあるかもしれません。
日程の調整は専用のツールを使うことで、メールや電話で行っていた作業の負担がぐんと減ります。
連絡漏れやダブルブッキングなどのヒューマンエラーも軽減することでしょう。
日程調整・時間調整のツールといっても、無料のものや有料のもの、機能や操作性など、さまざまなタイプがあります。
選ぶ際に気を付けたいポイントについて解説します。
価格
日程調整のツールは、無料で使えるものから有料のものまであり、各種の機能や使用人数によって変わってきます。
有料のものでは、月額で数百円～1,000円（1人当たり）程度のものや、1法人に対しての料金設定となっているものもあり、さまざまです。
有料のものでも、無料のお試し期間が設定されているツールもあります。
無料のお試し期間を活用して、使い勝手や便利さを体感してから、実際に自社に合うツールの導入を検討するとよいでしょう。
日程調整ツールは、有料のものでも比較的コストがかからず、手軽に導入可能です。
日程や時間の調整にかかる手間を考えると、費用対効果のとても大きなツールと考えられます。
操作性
使いやすさなどの操作性も、日程調整ツールを選ぶときの重要なポイントです。
調整する相手にとっても負担にならずに使える、操作がわかりやすいものを選びましょう。
相手が使い方がわからない場合、使用方法をわざわざ質問してきたり、ツールを使用せずメールで回答してきたりなど、余計な手間をかけてしまいかねません。
調整ページのわかりやすさ、直感的な操作ができるかどうかなどを、しっかり確認しましょう。
スマホ対応の有無
営業職など、外出することも多い業務では、出先でもスケジュールが問題なく確認できることが必須条件です。
日程調整ツールが、スマートフォンに対応しているものかどうかも必ず確認しましょう。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、どのようなデバイスからでも問題なくチェックや操作ができるものを選ぶとよいでしょう。
目的
日程調整ツールには、会議や商談などのビジネスに対応しているものから、プライベートなイベントに向いているカジュアルなものまで、多種多様なものがあります。
操作が比較的簡単でも、全体の雰囲気がカジュアルすぎるものはビジネスには不向きです。
ビジネスには、使いやすさや見やすさに加えて、取引先にも失礼のないよう、フォーマルなタイプを選ぶことをおすすめします。
飲み会やランチなどのプライベートなイベントには、カジュアルで使いやすいものがよいでしょう。
時間調整のおすすめツール（無料）
まずは無料で利用できる時間調整ツールを5つ紹介します。
- 調整さん
- TimeRex
- LINE
- アイテマス
- トヨクモスケジューラー
調整さん
調整さんは、参加者にお知らせのURLを送るだけで、参加者の回答から自動で日程を調整してくれる日程調整ツールです。出欠管理も簡単にできるため、日程調整の管理も手間がかかりません。
- 飲み会や社内イベントなど、カジュアルに活用可能
- イベントの調整にはログインも不要
- パソコンはもちろん、スマホやガラケー、さまざまなデバイスで使用可能
TimeRex
TimeRex（タイムレックス）は、調整さんと同じくミスクテンド株式会社が運営する日程調整ツールです。
調整さんのビジネス版ともいえるツールで、主にビジネスシーンでの面倒な日程調整を自動化してくれます。
- GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携して、日程調整を自動化
- 1対1はもちろん、複数人の日程調整もあらゆるパターンに対応
- Zoom、Microsoft Teams、Google Meetと連携し、Web会議URLも自動発行
LINE
LINEには、日程調整ができるスケジュール機能がついています。
LINEは日常的に使用している人も多いため、誰でも気楽に活用でき、日程調整の連絡をしやすいことがメリットです。
社内でのカジュアルな飲み会など、プライベート寄りのものは、LINEの活用が便利です。
- プライベートで利用している人も多く、導入が容易
- 日程調整の回答は、〇△✕を選ぶだけの簡単操作
- 友達やグループのトークルームでの日程調整が可能
アイテマス
アイテマスは、Googleカレンダーと連携して日程調整ができるツールです。
日程調整は、候補日を指定して相手に選んでもらう方法と、自分のスケジュールを相手に提示して候補日を選んでもらう方法の2つの方法が可能です。
Googleカレンダーと連動しているため、スケジュールも常にリアルタイムで更新されます。日程が決まると、Googleカレンダーに自動で予定が記入されるため、記入漏れやダブルブッキングなどのミスも防ぎます。
- 専用のアカウントを作らなくても日程調整が可能
- Googleカレンダーと連携して、自動で予定を記入
- 海外との時差にも対応した日程調整が可能
トヨクモスケジューラー
トヨクモスケジューラーは、社内・社外どちらの人とのスケジュール調整にも対応する、ビジネス向けの日程調整ツールです。
調整する方もされる方も、簡単にスケジュールと照らし合わせて空き時間が抽出され、日程調整が一瞬で完了します。
トヨクモスケジューラーは、タスク管理のTo Doリストなど、個人ページも充実しているため、スケジュール管理をこれひとつで集約できる、クラウド型のツールです。
以下のような特徴を活かし、あらゆるビジネスシーンで活用されています。
- GoogleカレンダーやOutlookの予定表と連動して、リアルタイムの予定を反映
- 自分やメンバーの空き時間を一瞬で確認可能
- 社外の人には空き時間をシャアして待つのみ
- 予定の追加と同時に、会議室などの施設の予約も対応
- 専用アプリで、スマホからもスケジュールのチェックや対応が可能
- Zoom／Google Meet／Microsoft Teamsと連携してWeb会議の調整にも対応
トヨクモスケジューラーは、10名以内の利用であれば、ずっと無料の「フリープラン」が用意されています。
ユーザーの人数制限なしの「スタンダードプラン」は、1人あたり月額200円での利用が可能です。
社員の多い企業におすすめの「ビジネスプラン」は、ユーザー数に応じて月額料金が変わります。
また、お試しで30日間、すべての機能が無料で使えます。
時間調整のおすすめツール（有料）
続いて、機能も豊富な有料のツールを紹介します。
ビジネスでは、さまざまな用途に応じて安心して使用できる有料ツールの活用がおすすめです。
- 調整アポ
- スケコン
- Hubspot
- トヨクモスケジューラー
4つの有料ツールを紹介します。
調整アポ
調整アポは、日程調整を自動化してくれる、主に法人向けの日程調整ツールです。
- Microsoft OfficeやGoogleカレンダーと連携させ、リアルタイムの日程調整に対応
- 複数人のスケジュールの空き時間を自動でピックアップ
- 作成した予約ページURLに相手がアクセスし、日程を選択するのみの簡単操作
- 日程調整後、連携しているカレンダーに自動で日時を反映
調整アポのスタンダードプランは、月額5,000円からです。
調整アポは、1法人に対しての料金設定となっています。ユーザーごとの料金設定ではないため、ユーザーが何人になっても、料金は変わりません。
スタンダードプランのほかにも、使用する機能に合わせて、エンタープライズプラン、プレミアムプランが用意されています。。
14日間の無料トライアルで、すべての機能を試すことが可能です。
スケコン
スケコンは、面倒なスケジュール調整を自動で行ってくれる、ビジネスでもプライベートでも活躍する日程調整ツールです。
- 1対1の予定調整も複数人での予定調整も、面倒なスケジュール調整を大幅に軽減
- Microsoft OfficeやGoogleカレンダーと連携させ、メンバーの空き時間の確認も可能
- 日程調整にはログイン不要
- Zoom／Google Meet／Microsoft TeamsなどのWebミーティングツールにも対応
- オンライン名刺交換も自動で簡単に可能
スケコンは、月の使用回数によって料金プランが設定されています。
「フリープラン」では、月8回までの日程調整が無料ででき、クレジットカードの登録も不要です。
「スタンダードプラン」は、年払いで月額660円（月払いの場合は792円）で、月20回までの日程調整が可能です。
日程調整回数が無制限の「ビジネスプラン」は、年払いで月額990円（月払いの場合は1,188円）となっています。
Hubspot
Hubspot（ハブスポット）は、アメリカで開発されたマーケティングのプラットフォームツールです。
無料のCRM（顧客管理システム）を利用することで、ミーティングのスケジュール設定などの調整に活用できます。
- Microsoft OfficeやGoogleカレンダーと連携させ、最新の空き時間を表示可能
- 候補日を指定、または空き時間を提示して、スケジュール調整の負担を軽減
- 調整されたスケジュールは、HubspotのCRMに自動で蓄積
Hubspotのスケジュール調整は、無料で使用することができるSales Hub（HubspotのCRM）に含まれているため、無料で利用できます。
無料のCRMを中心に、ビジネスの成長に合わせて機能が拡張され、Starter（5,400円～）、Professional（月額54,000円～）、Enterprise（月額144,000円～）といったプランが用意されています。
時間調整にかかる手間を削減して業務効率を大幅にアップ！
時間調整や日程調整にかかる手順や、苦労するポイント、さらにおすすめの日程調整ツールを紹介いたしました。
ビジネスの場で常にスケジュール調整が欠かせない方にとって、ツールの活用はもはや必須といえます。ツールを活用することで、間違いなく業務の負担が大きく軽減されることでしょう。
取引先の負担も減らし、さらに企業としても、日程調整にかかる時間の削減で、業務効率にも大きく影響し、業績アップにもつながります。
トヨクモスケジューラーは、日程調整ツールの利用が初めての方でも、直感的な操作で簡単にご利用いただけます。
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