「仕事が多くて、時間がいくらあっても足りない……」

「自分だけ、仕事の効率が悪い気がする……」

「もっと効率よくパソコン作業を進める方法を知りたい……」

このように考え、悩んでいる人も多いかと思います。

パソコン作業の効率化のポイントは、キーボードの使い方です。

デスクワークが多い人は、ショートカットキーを使いこなすことで、作業がスムーズになり、生産性も大きく向上します。

この記事では、パソコン作業に費やす労力や時間を削減し、仕事の効率化につながる具体的な方法を紹介します。

ショートカットキーを使いこなすと、パソコンスキルもワンランクアップ！

仕事の効率化のためにも、ぜひ最後までご一読ください。

仕事を効率化してくれるショートカットキーを紹介

普段のパソコン作業で、マウスは欠かせないものです。

しかしマウスを使って行っている操作を、パソコンのキーボードのみで操作することで、作業効率は格段に上がります。

ほんのちょっとした手間がかからなくなるだけでは？と感じるかもしれません。

しかし、ショートカットキーを活用することで、いつものパソコン作業がスムーズに進められ、作業時間が短縮されるだけでなく、作業のストレスも軽減するといわれています。

一方、ショートカットキーは便利ではありますが、種類がたくさんあり、すべてを一度に覚えるのは大変です。

特によく使用する便利なショートカットキーを、厳選して解説します。

Windows

Windowsを使う際の、主なショートカットキーを紹介します。

作業の効率を圧倒的に上げる「アプリケーションキー」

キーボードの右下（【Alt】と【Ctrl】の間 ）にある「アプリケーションキー」をご存知でしょうか？

見慣れているものの、意外と使用したことがない人も多いかと思いますが、アプリケーションキーを使いこなすことで、パソコン作業は格段に捗ります。

「アプリケーションキー」をクリックすると、マウスを右クリックした時と同じメニューが表示されます。

キーボードによっては「アプリケーションキー」が無いものもありますが、その場合は

【Shift】＋【F10】で代用できます。

基本的なショートカットキー3つ

次に、パソコン作業でおさえておきたい、代表的なショートカットキーを紹介します。

ショートカットキーに不慣れな人は、まずここからマスターして、作業効率アップを目指してください。

【Ctrl】＋【C】　・・・コピー

【Ctrl】＋【X】　・・・切り取り

【Ctrl】＋【V】　・・・貼り付け

「コピー」「切り取り」「貼り付け」など、マウスを右クリックすることで表示させていたメニューを、ショートカットキーで操作することで、作業効率が大幅にアップします。

覚えておくことで安心&大活躍のショートカットキー3つ

パソコンの作業では、どれほど気を付けていても、文字の入力ミスをしてしまったり、誤って必要な部分を削除してしまったりすることがあります。

そのような時に強い味方となるのが「操作を元に戻す」ショートカットキーです。

ほかにも、日々のパソコン作業で大活躍の、知っておくと安心なショートカットキーがこちらです。

【Ctrl】＋【Z】　・・・操作を元に戻す

【Ctrl】＋【Y】　・・・操作を一つ進める（直前の操作を繰り返す）

【Ctrl】＋【S】　・・・上書き保存する

特に【Ctrl】＋【Z】は、知っておくと今後頻繁に使う機会があるはずです。

間違えて大事なデータを削除してしまったときも、慌てずに【Ctrl】＋【Z】を使い、元の状態に戻すことができます。

戻しすぎてしまったときは、【Ctrl】＋【Y】で、操作をひとつずつ進めることも可能です。

また、パソコンで作業しているときは、こまめに上書き保存をしておくことが大切です。

保存せずに作業中のアプリを閉じてしまったり、突然パソコンが固まってしまったりして、数時間分の作業がすべて台無しになってしまっては大変です。

作業中に、こまめに【Ctrl】＋【S】を使い上書き保存することで、集中している作業を中断することなく、スムーズに進めることができます。

覚えておくと便利なショートカットキー5つ

そのほかに、特に覚えておくと便利なショートカットキーを5つ紹介します。

【Ctrl】＋【A】　・・・すべてを選択

【Ctrl】＋【F】　・・・検索

【Ctrl】＋【N】　・・・新しいウインドウを開く

【Ctrl】＋【T】　・・・新しいタブを開く

【Ctrl】＋【W】  ・・・ブラウザのタブを閉じる

ショートカットキーを使わずに「すべてを選択」するときは、マウスを使って選択範囲をドラッグしますが、選択範囲が多いほど、ドラッグ操作が大変です。

ショートカットキー【Ctrl】＋【A】を利用することで、一瞬で「すべてを選択」ができ、操作が格段にラクになります。

画面上で単語や用語を検索したいときに使う「検索」のショートカットキーも、覚えておきましょう。

【Windows】キーを使うショートカットキー

Windowsパソコンには、キーボードの右下に、Windowsロゴマークのキーがあります。

このWindowsキーを使用したショートカットキーの中で、特に習得をおすすめしたいショートカットキーを紹介します。

【Windows】＋【＋】　・・・画面を拡大

【Windows】＋【－】　・・・画面を縮小

【Windows】＋【Ｄ】　・・・デスクトップを表示／非表示

【Windows】＋【Ｌ】　・・・ロック画面を表示

作業を途中で中断するとき、パソコンの電源を落としたりスリープ画面にしたりするほどでもないときには、【Windows】＋【Ｌ】で瞬時にロック画面を表示できます。

パソコンから離れるときは、ロック画面にして離席することで、セキュリティ上も安心です。

【Ctrl】＋【Alt】＋【Delete】でも、ロック画面を表示することができます。

WindowsとMACのショートカットキー一覧

MACのショートカットキーは、Windowsの【Ctrl】の代わりに【Command】を使うことで、ほぼ同じ操作ができます。

それぞれのショートカットキーについて、一覧を参考にしてください。

【WindowsとMACの、主なショートカットキー】

	Windows	MAC	覚え方
コピー	【Ctrl】＋【C】	【Command】＋【C】	Copy（コピー）
切り取り	【Ctrl】＋【X】	【Command】＋【X】	Cの左側
貼り付け	【Ctrl】＋【V】	【Command】＋【V】	Cの右側
操作を元に戻す	【Ctrl】＋【Z】	【Command】＋【Z】
操作を一つ進める	【Ctrl】＋【Y】	【Command】＋【Y】
上書き保存する	【Ctrl】＋【S】	【Command】＋【S】	Save（(保存）
すべて選択	【Ctrl】＋【A】	【Command】＋【A】	All（すべて）
検索	【Ctrl】＋【F】	【Command】＋【F】	Find（見つける）
新しいウインドウを開く	【Ctrl】＋【N】	【Command】＋【N】	New（新しい）
新しいタブを開く	【Ctrl】＋【T】	【Command】＋【T】	Tab（タブ）
ブラウザのタブを閉じる	【Ctrl】＋【W】	【Command】＋【W】	Window

ショートカットキーは慣れるまで不便に感じ、マウスを使ってしまった方がラクと感じてしまうかと思います。

しかし、不便に感じてしまうのは最初のうちだけです。

慣れるまで少し我慢して、マウスに手を伸ばさずにショートカットキーを覚えてしまうと、作業が格段に速くなります。

作業もスムーズに進められ捗り、仕事の負担も軽減されます。

無理をせず、利用頻度の高いものから少しずつショートカットキーを習得していき、パソコン作業の負担を減らしていきましょう。

ショートカット以外にデスクワークを効率化するテクニック

ショートカットキーを使うことで、パソコン作業にかかる手間や時間を少しずつ削ることができますが、それだけでは作業の効率化に限界があります。

仕事を効率よく進めるために効果的な、その他の方法を紹介します。

デスクトップを整理

作業効率を上げるためには、デスクトップ上を整理することが大切です。

デスクトップ上にアイコンがたくさん散乱していると、必要なアイコンを探すだけでも時間がかかってしまい、とても非効率です。

デスクトップ上では、フォルダを作り、項目ごとにフォルダに入れて整理します。

フォルダの名前は、探しやすいように統一したり、ファイル名を検索しやすいように工夫したりすることをおすすめします。

例えば、ファイル名の頭に「日付け」を記入することで、ファイルが日付け順に整列し、ファイルを開かなくてもいつ作成したものかがわかり便利です。

例）「20220910〇〇会議資料」

フォルダを作るときは、デスクトップ上（もしくはフォルダ内）で、マウスを右クリックし、新規作成⇒フォルダを選択して作成することができます。

【Ctrl】＋【Shift】＋【N】のショートカットキーで、簡単に新しいフォルダを作成することもできます。

また、デスクトップ上にあるファイルやフォルダの数が多くなることで、パソコンの起動時に読み込むデータ量が多くなり、起動に時間がかかってしまいます。

不要なファイルやフォルダは、こまめに削除して、デスクトップ上を整理しましょう。

「いつか使うかもしれない」という想いで不要なファイルを残しておくと、デスクトップが散らかります。

作業中、ブラウザでたくさんのタブを開いているときも、メモリを消費してパソコンの動作が遅くなってしまうため、注意が必要です。

パソコンの動作が重くなって作業に支障が出ないよう、使用しないタブは閉じ、パソコンの動作を軽くしましょう。

「今使うタブだけを開く」ことを徹底するのがポイントです。

パソコンの設定を見直す

パソコン作業では、マウスの使い勝手も作業効率を大きく左右します。

作業には欠かせないマウスですが、パソコンやマウスを新しいものにしたり、パソコンをアップデートしたりした時、マウスの操作性を不便に感じ、作業に負担がかかることがあります。

操作が遅かったり、逆に速すぎてしまったりして不便に感じるときは、マウスの速度を使いやすい速度に調整して、作業しやすくカスタマイズしましょう。

マルチタスクを避ける

ひとつのことに集中するのではなく、2つ以上のことに同時に取り組むことを、マルチタスクと言います。

仕事中は、資料を作成しながらメールの対応をしたり、次の仕事に対応したりと、複数のタスクを同時に進めてしまいがちです。

マルチタスクは、さまざまなことを同時にこなすことで、作業効率が良いかのように感じられます。

しかし実際には、マルチタスクは仕事の効率が下がり、かえって時間がかかってしまうことが、複数の研究によって解明されています。

脳は本来、マルチタスクをこなすことができません。

さまざまなタスクのモードに切り替える必要があるマルチタスクは、脳を疲弊させてしまい、作業効率が下がってしまうのです。

それだけでなく、注意力が低下しミスをまねいてしまったり、ストレスホルモンのコルチゾールが増加し、脳機能にダメージを与えてしまったりといったこともあります。

マルチタスクを避け、ひとつのことに集中し、順番に対応していくことで、効率的に仕事を処理することにつながります。

作業中に思い付いたことや別件の用事などは、メモに残すことでマルチタスクを回避し、目の前のひとつのタスクに集中することが大切です。

それぞれの作業に優先順位をつけて順にこなしていき、作業に関係ないものや余計な情報は遮断するよう心掛けましょう。

仕事効率化のツールを導入する

仕事の効率化のために、役立つツールを導入することで、作業時間の短縮だけでなく、人件費や光熱費などといったコストの削減にもつながります。

作業が、スムーズかつ効率的に進むことで、社員のスキルやモチベーションも向上していくというメリットもあります。

タスク管理ツール、コミュニケーションツール、日程調整ツールなど、仕事を効率化してくれるツールはたくさんあります。

作業をストレスなく確実に行えるような環境が整うと、仕事の効率は格段に上がり、日々の仕事の負担も軽減します。

効率化すべきタスクや課題を把握し、その課題の解消につながる具体的なツールを選択し、活用してください。

オススメの日程調整ツールであるトヨクモスケジューラーは、こちらです。

ショートカットを駆使してパソコン仕事効率化を実現しよう

パソコン作業の効率化について、効果的な対策法を紹介しました。

仕事では、業務のタスクは次から次へと発生します。作業の効率を高め、無駄な時間を削ることで、パソコンの仕事に費やす負担を大きく減らすことができます。

作業の効率化に直結するツールを活用して、時間を有効に活用する環境作りに生かしてください。