ビジネスを円滑に進めていく上で、社内外の日程調整は避けては通れない仕事です。
仕事を進めていく上で、日程調整をいかに上手く進めるかで仕事の進行スピードも変わってきます。

日程調整は、

・自分や同行する自社のメンバーの予定の確認
・候補日の設定
・相手先に候補日を連絡をし連絡を待つ
・連絡が来たら再度確認して日程の確定

といった流れで進んでいくことが一般的です。

調整相手が多ければこれらが一日で終わることはあまりなく、多大な労力を取られることもあります。
そのような非効率作業を大幅に削減してくれるとして利用者が増加しているのが日程調整ツールです。
そこで今回は、kintone内で使用できる日程調整機能を紹介します。

同時に、日程調整ツールを活用しないとどうなるか、を解説しています。
日頃の調整業務に悪戦苦闘している方は、ぜひ最後までお読みください。

日程調整においてツールを使用しないデメリット

スケジュール調整を日程調整ツールを使用せずに行う場合には、さまざまなデメリットがあげられます。

具体的なデメリットを知って、日程調整ツールの導入を検討されるのをおすすめします。

ミスをしてしまう

日程調整をする際に、手帳にメモしたり、社内のホワイトボードに予定を記載していたりしても、

「予定が重複して入ってしまっていた」
「予定連絡をし忘れてしまった」

といったスケジュール管理上のミスはよく起こります。

予定の重複に気づかず、ダブルブッキングしていたことが当日発覚した場合、それぞれにかける迷惑は計り知れません。
仮に当日前にダブルブッキングに気づけたとしても、一度決まった日程を変更することに対し、相手に良い印象は抱かれないでしょう。

このように、手動で行う日程調整にはミスが起こりやすい傾向があります。

調整ミスによりミーティングや商談の開催が遅れるだけでなく、相手からの信頼を失うリスクがあることも認識しましょう。

連絡が何往復もしてしまう

こちらから候補日を提示し、その中に相手の都合の良い日時がなければ再度別の候補日を提示し、日程が決まったら今度は当日近くにリマインド、というやり取りの往復自体が関わる全員にとって大きな負荷となります。

日程調整ツールを使えば、基本的な作業はこちらの予定を共有し、相手に最も都合の良い日時を選択してもらう。これで全ての調整業務が完了です。

前述したとおり、日程調整に時間をかけ過ぎるとビジネスに滞りが生じるばかりか、相手にストレスを与えてしまう恐れがあるのです。

業務の効率化が図れない

例えば複数の相手と日程調整をメールや電話で行う場合、予定の重複を避けるため、一つひとつの予定を順番に確定させる必要が出てきます。

最も優先度の高い相手からの返事が遅ければ、必然的に他の関係者との調整にも遅れが生じ、全てのプロジェクト進行が遅くなるといったリスクも想定されるでしょう。

日程調整ツールを使うことで、相手にこちらのスケジュールを開示し、空いている箇所を選んでもらうだけで日程調整は完了します。

既に埋まってしまった日時は自動的にブロックされるため、複数人が同じ日時を選択肢ダブルブッキングが起きる、といったことはありません。

他の社員の予定の確認にも時間がかかる

自分を含めた会社のメンバーがそれぞれ手帳やホワイトボードといった手書きの方法で予定を管理していた場合、各自のスケジュールを確認する術がありません。

例えば、自分を含めた複数人で取引先に出向く場合、メンバーの予定が瞬時に分からなければ毎回口頭やメール、電話などで都合を確認しなければなりません。

日程調整ツールを使えばメンバーの空き時間も瞬時に表示されるため、いつが空いていて、いつの都合が悪いかが一目瞭然です。

会議室の空き状況も分かりにくい

会議に参加するメンバーの予定は押さえたけれど、会議の場所が埋まっていた、というケースも珍しくありません。

特に社外との打合せで自社に来てもらう場合、肝心の会議室がなかなか見つからずあたふたしていては相手へ与える印象も悪いでしょう。

日程調整ツールには人の予定だけでなく会議室の予定も予め予約できる機能が付いているものもあります。

場所も予め押さえておくことで、当日に場所を探して焦る、といったことも起こりません。

予定の変更があった時の共有が手間になる

一度決定した会議や商談の日程が何らかの事情により変わってしまう、というケースは珍しくありません。
予定の変更が行われた時、メールや電話がメインの手段であればまず参加予定の全員に連絡し、日時が変更された旨を伝える必要があります。

関係者が多ければ多いほど連絡の手間が大きくなり、また全員に連絡が行き渡ったかを再確認しなければなりません。

日程調整ツールであれば、変更した予定は自動で全関係者のカレンダーに反映され、且つ通知が行くため、元々決まっていた時間に会議室へ行ったら誰もいなかった、といった最悪な事態を防げます。

kintoneでできるスケジュール管理

CMやWEB広告などでもお馴染みとなっている「kintone」は、スケジュール管理が非常に簡単にできるツールとしても高い人気を誇ります。

特徴は、

「月や週、日別に色分け表示されることですぐに予定を把握しやすい」
「クリックやドラッグ等の簡単な操作により登録や変更が可能なため、パソコンに不慣れな方でも利用しやすい」
「スマートフォンやタブレットでの利用も可能なため出先での確認も容易」

といった点が挙げられます。

Proというプランでは、

「カレンダー機能」
「担当者・会議室・車両などのそれぞれに分別されたスケジュールを管理できる」

など、一般的な日程調整ツールとしての機能の他に、案件・タスク管理としての機能も備えています。

また、kintoneには「カレンダーPlus」という拡張機能があり、こちらは期間制限・機能制限がない状態でのお試し利用が可能なため、機能やコストパフォーマンスについて十分納得してから本格的な導入を決められます。

また、料金プランは買い切りで

・カレンダーPlus Basic　39,800円～
・カレンダーPlus Pro　 189,800円～

となり、

・一度支払ったら料金なし
・人数が増えても追加料金なし
・適用アプリ数無制限

といった特徴があります。

kintone連携サービス「トヨクモスケジューラー」でスケジュール管理をよりカンタンに

トヨクモスケジューラ―は、2021年11月11日にトヨクモ株式会社が提供を始めた日程調整ツールです。

特徴は、

・社内の予定がとても見やすく管理が容易である
・社外の人との日程調整が簡単に行える
・複数の端末で管理できるため、出先でも確認できる
・空き時間をすぐに確認することができる
・会議室などの予約にも使える
・各種ミーティングツールとの連携がされている

といったことが挙げられます。

自分自身の予定はもちろん、社内の人々のスケジュールが一覧で確認できるため、社内における日程調整が大幅に効率化されます。

また、日程調整ページを作成することで、社外の人に自分の予定を共有することもできます。
共有した時間の中から空いている日時を選択してもらえば、それだけで日程調整は完了です。

また、パソコンだけでなくスマホやタブレットからも使用できるため、例えば移動の多い営業職の方にとっても使いやすい点は大きな強みの一つです。

人だけでなく、会議室の手配にも適しています。
人の予定は押さえたものの、会議室の予約はしておらずダブルブッキングが起きてしまった、という事態は起こりません。

オンライン会議に不可欠な

・Zoom
・Google Meet
・Microsoft Teams

とも連携しているため、リンクの発行漏れや日時の設定ミスは防げます。

相手は共有されたリンクに当日アクセスするだけで、直ちにミーティングが始まります。

kintoneとの連携が可能

kintoneの顧客リストアプリに登録している相手先との日程調整では、トヨクモスケジューラ―と連携させることで、データベース内の情報を引用することもできます。

kintoneとトヨクモスケジューラ―を連携するには、トヨクモスケジューラ―でkiintoneデータ取得の設定をします。
連携が終わった後は、管理者用の「システム設定」画面で「予定タイプ」ごとの連携を行う必要があります。

社外の人との日程調整もカンタンに

トヨクモスケジューラ―を利用することで、社外の人との日程調整も簡単に行えます。
社外の人との日程調整をする場合には、自分の方で日程調整ページを作成し、URLで共有します。
その後、相手は空いている予定の中から最も自分の都合が良い日時を選択するだけです。

また、日程調整ページを作成しても、他の予定の詳細は閲覧できないようになっているので、社内の情報が漏れてしまう心配もありません。

日程調整ページは非常に操作性が良く、使いやすい点も特徴の一つです。
普段日程調整ツールは使わない、パソコンの操作自体あまり得意でない方にとっても非常に使いやすいツールと言えるでしょう。

他にも、既に日程が決まった予定の入力部分にメモを書き込むと、その予定に登録されている参加予定者にリマインダーとして通知が届きます。

元々予定されていた日から変更があっても、その旨の通知も全員に届くため、連絡漏れのミスも防げます。

kintoneのスケジュール管理機能を使ってミスをなくそう

今回は、日程調整ツールを利用しない場合のデメリットや、具体的に日程調節ツールとしておすすめな「kintone」「トヨクモスケジューラー」を紹介しました。

手帳や社内のホワイトボードでスケジュール管理をされているという方も多いでしょう。しかし、そのようなアナログでのスケジュール管理はミスを誘発し、相手先にも迷惑をかけてしまうリスクは避けられません。
相手先との信頼を維持し、ビジネスを円滑に進めるために、日程調整ツールは非常に価値ある投資であると言えるでしょう。

日程調整ツールを使うことでこれまで費やしていた何往復もする連絡業務から解放され、他の仕事に充てられる時間が増えることで会社全体の労働生産性も上がることが期待できます。

本記事を参考に、ぜひ日程調整ツールの導入を検討してみてください。