皆さんは日程調整についてどのようにお考えでしょうか。
ビジネスシーンでは社内外問わず、会議や打ち合わせなどを行う際にメールで日程調整をすることが何度もあると思います。

日程調整メールを送りたいけど、どうしたらいいんだろう、日程調整のメールにどのように返信したらいいんだろう、と悩んでいる方のために当記事では日程調整をスムーズに行うためのポイントや日程調整方法を具体的に解説します。

日程調整の重要性

ビジネスにおいて日程調整は重要な業務の一つです。

日程調整で時間がかかってしまうと、他社に先を越されてしまったり、せっかく早くに準備を済ませても披露する場が無ければ意味がなくなってしまいます。特に、新規の見込み客との打ち合わせの場合、同業他社と比較していることも多いでしょうから、先を越されることはディスアドバンテージになってしまう場合があります。
やりとりがスムーズに行える相手とそうでない相手とでは、どちらと一緒に仕事をしたくなるかは明らかですよね。
また、既存顧客とのミーティングであっても、日程調整にいたずらに時間をかけても、メリットがあるわけではありません。定期的に行われるミーティングなどで、毎回日程調整に時間を取られてしまっては効率も悪いですよね。

スムーズに日程調整をすることで仕事の成果にも繋がることもあるため、ビジネスマンにとって日程調整は非常に重要と言えます。

メールで日程調整をする際のコツ

メールで日程調整をする際のコツを4つお伝えします。

件名をわかりやすくする

メールを開く相手がどのような内容なのかを一目で理解できるようにすることが大事です。
ビジネスマンは日々多くのメールを受け取るので、件名が分かりづらいメールは開封されない場合もあるかもしれません。そのため、メールの件名に日程調整の旨を記載することがポイントです。

日時・場所・目的をはっきりさせる

日程調整の目的は相手との会議や打ち合わせのアポイントを取ることです。そのために、会議の日時や場所・目的ははっきりとさせなければなりません。短く、端的に記載することがポイントです。

相手が返信しやすい文章を心がける

日程調整メールはこちらから一方的に送って完結するものではありません。相手とのやり取りを経て日程調整は完了します。そのため、相手が返信しやすいような文章を心がけることが大切です。
例えば、
先方が返信する際に入力文字数が極力少なく済むような工夫や、返信期限などが明記してあるなどです。
メールを作成する際には実際に自分が貰った時に返信しやすい文面を意識することが大切です。そうすることでスムーズな日程調整にもつながります。

やりとりの回数を出来るだけ減らす

よりスピーディーに日程調整を終わらせるためにはメールのやりとりする回数を減らすことが有効です。そのために、候補日の範囲を広く設定したり、メールの内容に会議の詳細情報を盛り込むなどの工夫が必要です。

日程調整メールの具体例

それでは、シーン別にメールの具体例をみていきましょう。

①自分から候補日を提示する場合

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件名「打ち合わせ日程のご相談」

株式会社〇〇　
△△様

お世話になっております。
トヨクモ株式会社の〇〇と申します。

さて、この度は弊社の製品「〇〇」について詳しくご説明するお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の日程よりご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。

・〇月〇日(〇)　〇時～〇時
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時

なお、当日はオンライン上で、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

また、上記の日程でご都合が悪い場合には再度日程を調整させていただいきます。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
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②先方に候補日を上げてもらう場合

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件名「打ち合わせ日程のご相談」

株式会社〇〇　
△△様

お世話になっております。
トヨクモ株式会社の〇〇と申します。

この度は、先日お問い合わせいただいた弊社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、ご連絡差し上げた次第です。
可能でしたら、オンライン上で1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

つきましては、〇〇様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけると幸いです。

お忙しいところ、お手数おかけして大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

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③先方から指定された日程で了承する場合

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株式会社〇〇　
△△様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇(自分の名前)と申します。

ご連絡いただいた打ち合わせの件ですが、ご提示いただいた中ですと、
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時

でしたら対応可能でございます。
ご確認のほどどうぞよろしくお願いいたします。

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④先方から都合のいい日を聞かれた場合

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株式会社〇〇　
△△様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇(自分の名前)と申します。

ご連絡いただいた打ち合わせの件ですが、下記に候補日を提示させていただきます。
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時
・〇月〇日(〇)　〇時～〇時

以上、ご確認・ご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

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⑤先方からの返信にお礼をする場合

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株式会社〇〇　
△△様

お世話になっております。
トヨクモ株式会社の〇〇です。

お忙しい中、日程をご調整いただき誠にありがとうございます。
以下、打ち合わせの詳細情報となります。
ご確認いただけますと幸いです。

日時：〇月〇日　〇時～〇時
場所：オンライン（URL）
目的：弊社新サービスのご紹介

当日は弊社〇〇が担当させていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

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従来の日程調整方法で失ってしまうもの

さて、ここまでシーン毎に具体例を用いながら日程調整の方法を解説してきました。コピペできるテンプレートも記載しましたので、是非ご活用ください。
しかし、日程調整をするたびに自分や社内の人の予定を確認してメールの返信をする、という作業が面倒だな、時間の無駄だなと感じたことがある人はいらっしゃいませんか？
一般的な日程調整にかかる時間は1件当たり20分～35分ほどと言われています。
1日あたり3件の日程調整を行った場合、60分～105分、週5日勤務だとすれば、300分（5時間）～525分（約9時間）の時間を日程調整に費やしてしまうことになります。つまり、1週間の勤務時間（40時間）の12.5%～22.5%が日程調整に奪われてしまうのです。このように、日程調整をする機会が多いビジネスマンにとって、日程調整に時間をかけてしまい、重要な業務の時間を失ってしまうのは非常にもったいないことです。

トヨクモ スケジューラーなら簡単に日程調整が可能

弊社の新サービス「トヨクモ スケジューラー」でしたら、これまで面倒だなと感じていたメールでの日程調整を簡単に済ませることができます！

トヨクモ スケジューラーとは？

「トヨクモ スケジューラー」とは、トヨクモ株式会社が提供する、社内・社外を問わず日程調整を革新するスケジューラーサービスです。

社外の人と日程調整をする際も空き時間をシェアして待つだけ！
と言ってもこれだけだと分からないですよね。。
なので実際の画面やイメージ図を用いながら簡単に説明いたします！

まずは、トヨクモ スケジューラーを用いて社外と日程調整をする際のイメージ図がこちらです。

それでは、上記のイメージ図と照らし合わせながら実際の画面で日程調整の流れを見ていきましょう。

①空き時間調整で日程調整ページを作成する

②日程調整ページのURLを案内する

③メールが送られてきた人はURLを開き、自身の予定と照らし合わせて空いてる日時を選ぶ

④日程調整完了画面に移る（日程調整完了のメールも届く）

これで日程調整が完了！オンライン会議であればURLも即座に発行されます！

スケジューラーを使用することで、社外の人との日程調整メールの回数を必要最低限に且つスピーディーに済ませることができます。実際に本記事で紹介したシーンごとに、もしスケジューラーを使用していたらどのようなメリットが生まれるかご紹介します。

①自分から候補日を提示する場合
まず、自動で空き時間を作成してくれるため自分の空き時間を確認する必要がありません！さらに、URLを送付するだけなので日程調整の候補日を文面で打つ必要がなくなります！

②先方に候補日を上げてもらう場合
送付したURLから空いてる時間を選んでもらうため、先方に候補日を提示してもらう必要がなくなり、時間を取らせてしまうことがなくなります！

③先方から指定された日程で了承する場合
アプリ上で空き時間を選択すれば、自動で完了メールが届くため、このメールを送る必要はなくなり、メールの通数を減らすことができます！

④先方から都合のいい日を聞かれた場合
アプリ上で空いてる部分を選択するだけなので、候補日を文面で提示する必要がなくなります！

⑤先方からの返信にお礼をする場合
オンライン会議の場合、URLが自動発行されるため自分で作成する必要がありません！

このようにトヨクモ スケジューラーを使用することで、日程調整にかかる時間を削減したり、メールの通数を減らすことが可能です！少しでも興味をお持ちになった方はこちらから詳細な情報をご確認ください。

まとめ

さて、今回はビジネスシーンにおける日程調整メールの書き方や返信の仕方について解説してきました。
この記事が「日程調整メールってどうやって送ればいいんだろう」「日程調整メールにどう返信すればいいんだろう」と悩んでいる方のお力になれれば幸いです。最後には、日程調整を簡単に素早く終わらせる弊社の新サービスもご紹介させていただきました。
10人までならずっと無料のフリープランや30日間無料お試しも可能ですので是非お気軽にお試しくださいませ。