スケジュール管理にエクセルを使用している方・検討している方は、多いのではないでしょうか。
エクセルは表計算やグラフ作成など多機能を踏まえていて便利な反面、工数の多さや細かい作業に課題を感じるケースも多いです。
そこで本記事では、エクセルでスケジュール管理をするメリット・デメリットを踏まえ、活用のコツや日程調整ツール「トヨクモスケジューラー」の特長を紹介します。
エクセルでのスケジュール管理業務を改善したい方、スケジュール管理ツールをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
エクセルでスケジュール管理をするコツ
エクセルは上手に活用することで、業務パフォーマンスを上げる武器になります。
反対に、活用方法に問題があれば、トラブルの原因にもなりかねません。
以下で、エクセルでスケジュール管理をする際のコツを見ていきましょう。
必要な情報を表示する
進捗管理表に記載すべき項目は、チームやプロジェクトごとに異なります。
エクセルでスケジュールを管理する際は、情報を無駄なく抜けなく記載することが重要です。
まずは、関連する情報を洗い出し、必要な内容をピックアップしましょう。
漏れなく必要なタスクを記載するためには、WBSと呼ばれる作業分解構成図を用いるのがおすすめです。WBSとは成果物を作り上げるために必要な副成果物を分解して洗い出す作業です。タスク漏れを防ぎ、プロジェクトの全体像を掴みやすくなります。
シンプルに仕上げる
社内ではメンバー間でITリテラシーのレベルに差があるでしょう。
誰でも簡単に見やすく、操作しやすくするためには、エクセルの進捗管理表をシンプルに仕上げることがポイントです。
不要な機能が多かったり、色やデザインなど視覚的に見にくかったり、インターフェースが操作しにくかったりすると、メンバーのストレスに繋がり、スケジュール管理が浸透しない恐れがあります。
情報を詰め込み過ぎず、順序正しいスケジュール表となるように、単純明快な操作性を意識しましょう。
色を使い分ける
エクセルのスケジュール管理をより分かりやすくするためには、色を使い分けるのがおすすめです。時間軸の土日祝日は青と赤で塗りつぶしたり、ガントチャートのタスクごとに色をバラバラに塗りつぶすと、一目でどの作業がいつまで終わったのかが分かります。
ただし、配色には注意しなくてはなりません。
派手な色や全く異なるトーンの色の組み合わせは、かえって目に刺激を与えて見づらくなる恐れがあります。
パステルカラーや、グラデーションとなるカラーコンビネーションが良いでしょう。
常に最新の状態を保つ
スケジュール管理においては、リアルタイム性が欠かせません。
変更が反映されず情報が古いままでは、勘違いや余計なミスを招く恐れがあります。
管理者をはじめ進捗管理表を操作する人は、常に最新の状態に保つよう意識することが重要です。
エクセルでスケジュール管理をするメリット
では、様々なスケジュール管理の手段がある中で、エクセルを使うことのメリットは何でしょうか。
ガントチャートを作れる
プロジェクトを進める上では、タスクの進捗管理が欠かせません。
スケジュール管理を怠ると、納期を過ぎてしまったり、アポイントメントを忘れてしまったりするトラブルが発生しやすくなります。
また、一つのプロジェクトにおいて、各タスクごとに担当者や納期がバラバラに設定されているケースも多いです。進捗状況をチーム全体で共有することで、連携が取りやすくなり、ミスや失敗も最小限に抑えられます。
メンバー全員が一目で進捗状況を理解できるようにするためには、「ガントチャート」と呼ばれるスケジュール表を用いるのがおすすめです。
ガントチャートとは、各タスクごとに割り振られた担当者を縦軸に、日付を横軸に配置し、タスクの進捗状況を階段状に並べた棒グラフです。プロジェクトのスケジュールや計画を可視化するために用いられ、納期や所要日数を瞬時に確認できます。
エクセルを用いれば、ガントチャートを簡単に作れます。
主に、セルに手動で色を付けていく方法と、条件付き書式を活用する方法があります。
前者はシンプルな作業であるものの、やや時間がかかるかもしれません。後者は関数を設定して日時を指定するのみで効率的な一方、エクセルに関する知識が必要です。
エクセルで作成したガントチャートを活用することで、プロジェクト全体の流れを把握でき、チームのマネジメントにも役立ちます。
簡単にカスタマイズできる
エクセルでは、スケジュール管理に必要な関数が既に組み込まれたテンプレートが公開されています。複数種類ある中から自社に当てはまる管理表を選べ、無料で入手可能なものもあります。直感的な操作が可能で、新たなツールを導入して一から学習する手間もかかりません。
また、関数の種類やデザイン面でも機能性に優れているため、自由度が高く、プロジェクトやチームの特性に合わせてカスタマイズしやすいのも特長です。
シンプルで手軽なものから、関数を利用した高度なものまで、ITリテラシーに応じて様々な方法でスケジュール管理を行えます。
導入コストが低い
エクセルは知名度が高く、多くの人が使い慣れている表計算・作成ツールです。
WindowsやMicrosoft Officeを利用していれば、既にExcelがインストールされているケースが多いです。
費用を抑えられ、契約や初期設定といった煩雑な工程を省けるため、導入する際のハードルが低くなります。
エクセルでスケジュール管理をするデメリット
反対に、エクセルでスケジュール管理をする上では留意すべき点もあります。
エクセル特有のデメリットを確かめていきましょう。
パソコン以外の端末で使いづらい
エクセルはパソコン操作に最適化されているため、スマートフォンやタブレットなどの端末では使いづらいというデメリットがあります。
画面が限られる分操作領域が狭くなり、キーボードを使いづらく、表の編集が難しいです。
近年では、パソコンよりも軽量で持ち運びやすいスマートフォンやタブレットを使うビジネスシーンが増えています。しかし、エクセルの使い勝手が悪いと、出先でのスケジュール確認や変更事項の記入ができず、不便になるかもしれません。
ファイルの管理が煩雑
エクセルで進捗管理表を作ってスケジュールを管理する場合、プロジェクトやチームごとにファイルを分けるのが一般的です。時間が経つにつれファイルがどんどん増えてしまい、パソコンの容量を占めるほか、管理が煩雑になる可能性があります。
複数のプロジェクトを同時進行させるのも難しいでしょう。
また、過去のデータを参照したい時にファイルを探すのに時間がかかったり、しっかりと整理されていない場合、紛失したりするケースも考えられます。
共有しづらい
スケジュール管理では、メンバー間でリアルタイムの進捗状況を把握することが重要です。
情報に差異が生じては、業務の遂行を妨げる大きなミスに繋がるリスクも否めません。
しかし、エクセルには同じ画面を共有しづらいという難点があります。
エクセルでタスク管理をする場合は、各社員に原本ファイルを配布し、個人で管理するのが一般的です。進捗状況が更新されれば、編集したファイルを再び管理者に送信することで共有できるものの、リアルタイムでの状況把握が難しく、管理者の業務負担も増えてしまいます。
プリントアウトして共有する場合も、印刷のコストや手間がかかります。
また、管理者はチーム全体の状況が掴めないと、タスクの配分や日程調整が難しくなります。メンバー間での連携がとれなければ、トラブルの発生にも気づきにくいです。
メンバー間のコミュニケーションがとりづらい
エクセルにはチャット機能やメール機能がありません。
また、ファイルの利用状況やリアルタイム情報が把握しづらいという点から、メンバー間でコミュニケーションをとる際には別途工夫が必要です。
管理者がチーム全体の意識を高めるように声かけしたり、連絡用の異なるソフトウェアを導入したりと、さらなるコストや手間がかかるかもしれません。
トヨクモスケジューラーならエクセル要らずでカンタンスケジュール管理
日程調整ツール「トヨクモスケジューラー」では、エクセル特有のデメリットをカバーし、スケジュール管理をさらに効率的に簡単に行えます。
ここでは、「トヨクモスケジューラー」の特長を見ていきましょう。
いつでもどこでもスケジュール管理
トヨクモスケジューラーは、専用アプリでパソコンと同じように日程調整が可能です。
個人ビュー・グループビュー・空き時間ビューをパソコンと同様の画面で見れるため、小さな画面でもストレスフリーで使えます。
見やすく分かりやすいスケジュール
個人ビューでは、週表示と月表示を切り替えられます。
週表示では表示開始日を自分で選択でき、月表示では翌月の2週分を含めて、一画面で月末月初の予定を閲覧可能です。
また、ToDoリストによって期限を設定して、タスク管理できる点も特長の一つです。
複数のプロジェクトを同時進行する際も整理しやすいです。
さらに、定期的な予定は指定した間隔で繰り返すように設定できます。
予定のタイプごとに色分けできるため、見た目も優れています。
グループでのスケジュール共有
グループビューでは、メンバー間でリアルタイムのスケジュールを共有できます。
施設をクリックすると、会議室や社用車・共有パソコンなどの予約状況も確認可能です。
また、個人ビューとグループビューでは、予定をクリックすると詳細内容が表示されます。
編集・削除・コメントも可能で、非公開設定の予定は他のメンバーには「予定あり」とだけ映し出されます。
社内外のスムーズな日程調整
空き時間ビューでは、メンバーと施設の空き時間をまとめて見れます。
都合の合わない時間は自動でグレーに塗りつぶされるため、共通の空き時間が一目瞭然です。
また、社外の人と日程調整を行う際は、専用のページを作成して、メンバーと施設の空き時間を共有できます。空き時間ビューと異なり、予定のタイトルや参加メンバーが公開されないため、情報保護にも役立ちます。受付期間・曜日・時間帯・祝日除外・予定の長さなどを設定可能です。
社外の人は日程調整ページのURLにアクセスし、空き時間に予定を追加するのみで完了します。空き時間や予定の有無はリアルタイムで更新されるため、ダブルブッキングの心配もありません。
サービス連携でコミュニケーションツールとしても活用
「トヨクモスケジューラー」は、利用中の各種サービスと連携できます。
例えば、kintoneと連携すると、予定タイプを選んでレコード検索でき、kintone上のデータから、タイトル・場所・メモを自動入力できます。メモ欄に入力するテキストは、kintoneのフィールドを組み合わせて作成可能です。
また、cybozu.comと連携すれば、ユーザー・部署・所属情報を読み込めます。
ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsのミーティングURLをボタンひとつで発行できるため、社内外のコミュニケーション手段としても活躍します。
エクセルのお悩みもトヨクモスケジューラーで解決
今回はエクセルによるスケジュール管理のコツやメリット・デメリット、日程調整ツール「トヨクモスケジューラー」を紹介しました。
エクセルは導入コストを抑えて気軽に使えるものの、メンバー間共有やリアルタイム更新、複数端末での操作が難しいなどの難点もあります。
トヨクモスケジューラーを導入し、エクセルによる煩雑な作業やお悩みを解消しましょう。