日程調整ツールに必要な要素とは?おすすめツールと一緒にご紹介!

数人で日程を調整する場合の最適な方法をご存知でしょうか。
メールやLINEなどのコミュニケーションツールではやり取りが往復し非効率であるため、数人での日程調整には適していません。

しかし、ビジネスの場ではこの調整能力がスキルとして評価されます。
そこで本記事では、おすすめの日程調整ツールを紹介します。

日頃の非効率な日程調整業務から脱却し、大幅に効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

Hand holding smart phone with abstract glowing squares concept

目次

数人で日程調整をする上で大切なこと

数人の日程を調整する上で大切なポイントを3つ紹介します。

誰かが調整役となって取り仕切る

数人で日程調整をする場合に、個々人で話をしていてもまとまりません。
必ずとりまとめ役が必要です。
プライベートの場でもビジネスの場でも誰が日程調整をするのか明確にして、その人が全員の予定を把握する、という体制を作りましょう。

全員の予定を把握する

数人で日程調整を行う場合、候補日があまりにピンポイントであると、なかなか全員の都合が合いません。

したがって、日程調整のとりまとめ役は全員の予定を予め把握し、それぞれの都合がつきそうな候補日を幾つか提示する必要があります。

また、ビジネスにおいてはそもそも全員の都合をつける、ということが不可能である場合もあります。
全員の出席が難しい場合には、役職や意思決定者の予定を優先的に把握するといった形で、優先順位をつけて日程調整を行いましょう。

日程調整後のリマインドは欠かさないようにする

日程調整後には必ずリマインドをするようにしましょう。リマインドするタイミングは時と場合によりますが、ビジネスにおいては前日もしくは当日の朝に行うことが一般的とされています。

特に、一度決まった日程から変更が行われたり、当日まで日数がかなり空いていたりする場合には、参加予定者が正しく日程を把握していない可能性も考えられます。
イベント当日になって正しく情報が伝わっていなかった、といった事態を招かないよう、改めての日時・開催場所・目的などのリマインドは行うようにしましょう。

おすすめ日程調整ツール:プライベート編

プライベートの場合のツールは以下のポイントを満たしていると良いでしょう。

・使いやすい
プライベートでは、手軽に予定調整ができるように使いやすいツールを使いましょう。
機能が多すぎることなく、使いやすさを重視したシンプルなものが望ましいです。

・アプリのインストールやアカウント作成がない
アプリのインストールやアカウント作成が必要な場合、肝心の日程調整を行うまでに手間がかかってしまいます。
相手に日程調整そのものが面倒だと思われないよう、極力アプリの追加インストールやアカウントの作成といった作業が発生しないツールが望ましいです。

・時間の提案ができる
相手にただ自由に空いている日程を入力してもらうだけでは、最適な日時の指定に時間がかかります。

調整者が事前にある程度候補日時を選定し、その中から都合のつく日時を選んでもらう方が調整は圧倒的に楽です。

それでは、プライベートで使えるおすすめの日程調整ツールを具体的に紹介していきます。

LINEスケジュール

LINEスケジュールはLINEに付属するサービスです。LINEは今やほとんどの人がスマートフォンに入れているアプリなので、誰もが使える最も一般的なツールと言っても過言ではないでしょう。

LINEスケジュールはLINEで簡単に共有ができ、回答してきた回答者も分かります。その一方で以下のような注意点があります。

締め切りの調整ができない

いつまでに回答してくださいとLINEのメッセージで送ることはできますが、LINEスケジュール自体で締め切りを設定することはできません。
そのため、入力のリマインド自体は自身で行う必要があります。

日付指定まではできない

LINEスケジュールでは日付の指定はできますが、時間の指定はできません。
補足を入力する箇所は設けられているので、そこで時間については説明しましょう。

PC版では利用できない

LINEはPCでも利用ができますが、日程調整機能はスマホでしか使えません。

調整さん

調整さんもプライベートで使用されることが多いツールです。。
MIXTENDという会社が運営しており、イベント名、イベント内容(メモ)、候補日程を入力することで、共有用のURLが発行されます。
取得したURLを参加者予定者に共有し、そこにアクセスすることで出欠予定を登録できるようになります。

アカウントを作成することなく利用できますが、アカウントを持つことで、公開後のイベント内容の編集や調整履歴の確認など、使える機能が増えます。

調整さんは日付だけでなく時間の指定も可能であり、スマホ・PCのどちらでも使える点がメリットですが、以下のような注意点があります。

時間の入力が少し手間

調整さんでは時間の調整もすることが可能ですが、時間の入力は手入力しなければなりません。
候補日が多い場合には、URL発行までの作業がやや手間と感じる方が多いです。

URLには誰でもアクセスできてしまう

調整さんで作成したURLは、誰でもアクセスできます。。

万が一イベントに関係のない部外者にURLを知られても大切な情報が漏洩しないよう、個人情報やその他機密情報をイベント名やメモ欄に書かないようにしましょう。

伝助

伝助もビジネスよりプライベートでの日程調整に使われることが多いツールでしょう。
利用方法は前述した調整さんとほとんど変わらず、イベント名、イベント内容(メモ)、候補日程などを入力して登録するとURLが発行されます。
取得したURLを参加予定者に共有し、各人が出欠を入力するという点も調整さんと同じです。
一方、伝助では調整さんとは異なり、調整履歴の確認や公開後のイベントの編集はできません。

しかし、URL発行時のパスワード設定が可能で、万が一部外者にURLを知られてもパスワードを知らなければイベント内容が漏洩することはありません。

これまで紹介してきた3つの中ではもっとも機能が多く、汎用的に使えるサービスと言えるでしょう。

オススメ日程調整ツール:営業編

営業職の場合、会議の種類や話す相手も様々でしょう。
また、当然ながらプライベート以上に丁寧に、且つスムーズに日程調整を行う必要があります。

したがって、営業職が利用する日程調整ツールには以下の要素が欠かせません。

  • 大人数での日程調整にも適していること
  • 全員の予定が視覚的にわかること
  • 自身の予定を管理しているカレンダーアプリとの同期ができること

おすすめのツールを具体的に3つ紹介します。

調整アポ

調整アポは株式会社 RECEPTIONISTが提供しているサービスで、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、日程調整にかかる時間を短縮できます。主な特徴は以下の通りです。

自動で候補時間を抽出

調整アポはグループウェアを連携することで空き日時を自動で確認し、候補日をピックアップすることが可能です。

日程のテキスト化やメールの文面のテンプレート化でメールの送信が容易

日程調整メールの作成は時間がかかります。
調整アポはメールのテンプレートが用意されているため、メールを送るたびに新たに文面を作成する必要がありません。

Zoom・Teams・Google Meet・Webexと言ったオンライン会議ツールと連携可能

オンライン会議ツールと連携することで、日程調整後にオンライン会議用のURLが自動で発行されます。

調整アポは無料トライアルはあるものの、本格的な利用には有料プランの申込が必要です。

また、部署単位での導入ができず、部署で利用する場合には法人契約を行った部署から権限を渡してもらう必要がある点には注意をしましょう。

Hubspot

Hubspotは無料で利用できる日程調整ツールです。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携でき、相手にカレンダーを共有することも可能です。
カレンダーを共有された相手は、いつでも最新の予定を把握できるため、候補日の定時がしやすくなります。

また、Hubspotの最大の特徴はCRMプラットフォームを提供していることです。
日程調整ツールはCRMプラットフォームのSales Hubというサービスで提供していますが、有料プランを利用することで営業担当者の生産性やパフォーマンスを把握、取引ステージやタスクの管理、カスタムレポートの登録などもできるようになります。

つまり、日程調整に留まらず営業に関わるあらゆる業務の効率化が可能となるのです。

トヨクモスケジューラー

トヨクモスケジューラーはトヨクモ株式会社が提供している日程調整サービスです。
社内での日程調整だけでなく、社外の人との日程調整機能も備わっており、使いやすさを重視したツールです。

主な特徴は以下の通りです

社外の人にも自身のカレンダーの提供が可能

トヨクモスケジューラーは社内だけでなく、社外の人にも自身のカレンダーを日程調整カレンダーとして共有できます。

また、各イベントの名前やそれぞれの参加者の名前は伏せられた状態で相手にカレンダーが共有されるため、社内の情報が漏洩する心配もありません。

空き時間を一目で確認することが可能

OutlookやGoogleカレンダーでは、社内メンバーの予定を確認できますが、全員の予定を確認するには一人ひとりの予定を手動で確認しなければなりません。

トヨクモスケジューラーには空き時間ビューという機能が付いており、自分以外の人の空き時間をひと目で確認できます。

様々な条件で日程調整が可能

会議によっては、業務に関わる人全員の参加が必須ではなく、一人が参加すれば問題ない、というケースもあるでしょう。
「参加条件の編集」という機能を用いれば、候補者のうち一人でも空いている時間があれば空き時間として表示されます。

上記のような、様々な条件を持つ会議の日程調整もトヨクモスケジューラーであれば簡単に行えます。

オススメ日程調整ツール:採用編

続いてよく会議調整を行う状況として採用の場で利用できるツールを紹介いたします。採用の場では以下のような点がポイントになります。

  • 大人数での日程調整が可能
  • こちらが提示した候補日から相手が都合の良い日時を選択できる形式であること

TimeRex

TimeRexは調整さんと同じくMIXTEND社が運営するサービスです。

TimeRexは様々なビジネスシーンに利用できるサービスですが、特に採用の場で大きな力を発揮します。
具体的な特徴は以下のとおりです。

スケジュールと条件に合わせて候補日を自動でリストアップ

採用の現場においては、面接の候補日をリストアップし、候補者に共有し都合の良い日を選んでもらう、という流れが一般的でしょう。

TimeRexでは、期間や時間帯、所要時間、前後の移動時間を考慮した候補日を自動でリストアップしてくれます。

日程調整において、毎回前後の日程を考えながら各候補者とやり取りを行う、という手間が発生しなくなる点は大きな効率化につながるでしょう。

日程が決定したら自動で連携しているカレンダーに予定を追加

TimeRexではGoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期が可能です。
そして、日程が決まった時点で連携しているカレンダーには自動で予定が反映されます。

採用の場では様々な人と並行して日程調整をしなければならないため、迅速にかつ正確にカレンダーに反映しなければ、ダブルブッキングや連絡漏れといった事態を招いてしまうでしょう。
そのような課題を解決してくれるのがTimeRexです。

eeasy

eeasyは株式会社E4より提供されているサービスになります。

eeasyは他のサービスと同様に様々なビジネスシーンで利用ができるツールですが、大人数での調整において、ダブルブッキングを防ぐための仕組みに強みがあります。

特徴は以下の通りです。

日程調整用ページを作成することで大人数の調整が可能

eeasyは大人数と調整ができる日程調整用ページの作成が可能です。
候補日時リストをカレンダー形式で作成し、調整が必要な人に作成したページのURLを送ります。
相手はURLにアクセスし、希望時間を選択するだけで作業は完了です。
日程調整用ページは自動で更新され、すでに埋まった時間は候補日時から削除されます。

既に埋まった日時は削除されるため、同じ時間に数人が予定を入力する、という事態は発生しません。

候補日程を柔軟に設定できる

eeasyでは、自社の参加者の予定や会議室の空き状況を考慮した上で、空いている候補日時を選べます。

候補日時の手動での変更も可能です。

また、代理調整・3社以上での調整など様々な条件下での日程調整機能も備わっています。

スケコン

スケコンは候補者が少ないシーンでの日程調整に便利なサービスです。
自社のメンバーの空き時間を自動で確認し、候補日がリストアップされます。
候補者はメールを受領後、希望日をクリックするだけで日程調整が完了します。

また、スケコンは日程調整だけでなく、オンラインでの名刺交換機能もあります。
利用料金も月額660円からと比較的安価なため、名刺管理まで含めてツールを導入したい企業にとっては検討するべきサービスと言えるでしょう。

あらゆるビジネスシーンで使える日程調整ツール・トヨクモスケジューラー

これまで様々なサービスを紹介いたしましたが、困った場合にはあらゆるビジネスシーンで利用ができるトヨクモスケジューラーの利用を検討すると良いでしょう。
社外の人に対しては、機密性を維持したままカレンダーの共有ができ、効率的な日程調整を助けてくれる点も魅力です。

また、拡張性の高い業務改善サービスであるkintoneと連携ができるため、日程調整だけでなく、あらゆる業務を自動化・効率化したいと考えている企業に向いています。

各ツールの特徴を把握し最適なものを選ぼう

プライベート編、営業編、採用編と3つのシーンに沿って様々なサービスを紹介しました。特にビジネスでの活用を考えたときには様々なツールの選択肢があります。

コスト・機能・使い勝手の良さなど、自身の業務内容と照らし合わせて、様々な角度から最適なツールを選ぶようにしてください。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。