複数人で行う日程調整で気をつけるべきポイントは?

新型コロナウイルスの流行により在宅ワークを導入する企業が増えたり、働き方改革により業務の効率化を図ったりする中、「複数人での日程調整」をもっと効率化したいと考えている人は多いのではないでしょうか。

前述した在宅ワークの普及により、オンライン・オフラインのミーティングが混在するようになり、日程調整は一層難しいものとなりました。

また、複数人での日程調整となると当然メンバー一人ひとりの都合や予定が異なるため、全員の予定を合わせるというのは非常に困難です。

複数人でメールやチャットツール、電話などを通した日程調整のやり取りを行っていると、スケジュールの把握ミスや予定忘れなどが増え、別の業務にも支障をきたす可能性があります。

特にビジネスシーンでの日程調整は、正確且つ素早い日程調整が求められます。

そこで本記事では、複数人で日程調整を行う時の留意点や上手くいくコツ、日程調整ツールを導入することによるメリット、おすすめの日程調整ツールについて解説していきます。

ビジネスだけでなくプライベートでの日程調整にも役立つコツを紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

複数人での日程調整の留意点・上手くいかせるコツ

複数人での日程調整を迅速かつ効率的に、コストをかけずに行うには、まず一般的な手段としてメールを活用するのがおすすめです。

電話では社内であれば勤務時間、社外であれば相手先の営業時間中にしかかけられないという時間的制約があり、認識の相違などによりスケジュール管理ミスが発生してしまう可能性も高まります。後で言った言わないの問題に発展するリスクも見過ごせません。

しかし、複数人での日程調整は難しいと思われがちですが、メールを活用した日程調整を少しでも上手く、且つミスを防ぎながら行うコツもあります。

まずは以下の四点に気をつけましょう。

  • 送った日程調整メールを読んでいるか確認する
  • 一人が全員の日程を把握する
  • 日程を確認する順番に気をつける
  • スケジュールが確定した場合でもリマインドを必ずおこなう

送った日程調整メールを読んでいるか確認する

まず複数人で日程調整を行うときは、全体のまとめ役であるリーダーを決めましょう。
日程調整をスムーズに行っていくためには、リーダーが仕切って話を進めていくことが大切です。
最初が肝心で、なんとなくで始めてはいけません。
そしてリーダーは、送信したメールを全員が読んでいるかの確認をします。
日程調整を円滑に進めていくためにも、まずはリーダーが全員のメール開封状況を把握し、読んでいない人には催促します。
メールで日程調整を進める場合は、相手が返信をする手間を少しでも減らせるよう、選択式で回答できるようにしてあげることも大切です。
具体的な日程をいくつか提示し、調整可能な日に〇をつけてもらうといった形です。

また、「〜月〜日までに返信をしてください」と具体的な返信期日も明記しましょう。
期日を設けておかないとどんどん後回しにされてしまいます。

一人(担当者)が全員の日程を把握する

複数人で日程調整を行う時大切なことは、前述したリーダー(調整担当者)が全員のスケジュールを把握することです。

一人が全員の予定を把握した上で日程調整を行うことで、具体的な候補日を提示しやすくなります。

誰が担当者であるかを決めず、なんとなくで日程調整を行うのが最も非効率で、言葉を選ばずに言えば時間を無駄にする行為です。

何事においてもですが、日程調整についても担当者を決め、責任の所在を明確にするようにしましょう。

日程を確認する順番に気をつける

複数人での日程調整をおこなう際は、日程を確認する相手に優先順位をつけることでスムーズに進めることができます。
日程を確認する際は、下記の2点に気をつけましょう。

  • 社内外であれば社外の日程を優先する。
  • 社内であれば役職が高い人の日程を優先する。

社内外であれば社外を優先

社内外の複数人で日程調整を行う場合は、一般的には社外の人の都合を優先しましょう。

社外の人々が参加できる都合の良い日を幾つか候補日として仮決定し、その後社内での調整を進めるといった流れです。

社内であれば役職が高い順から日程を決めていく

社内で日程調整を行う場合は、

・役職の高い人
・その会議の意思決定者

の日程を優先的に押さえるようにしましょう。

上記の人々の都合がつく人を幾つか候補日として仮決定し、その後それ以外の人々の都合を聞き、最終的な日時を決定します。

スケジュールが確定してもリマインドする

複数人で日程調整を行うときは、たとえスケジュールが確定してもそこで油断せず、当日近くになったら必ず全員にリマインドを行いましょう。

特に、途中で一度確定した日程の変更を行った場合は要注意です。
情報が最新のものに更新されていない人がいる可能性もあります。

会議の前日もしくは当日の朝がリマインドのタイミングとしては最適です。

Hand holding smart phone with abstract glowing squares concept

複数人との日程調整でツールを導入するメリット

メールでの日程調整はコストがかからないというメリットがありますが、手間や時間がかかってしまうことも事実です。

そこでおすすめしたいのが日程調整ツールです。
日程調整ツールとは、打ち合わせや商談などの複数人で行うビジネスイベントの日程を、メンバー一人ひとりのスケジュールを確認しながら自動的に調整できるツールのことです。

日程調整ツールは新型コロナウイルスの拡大によって増えた在宅勤務でも活用されています。 

日程調整ツールを利用することで以下のメリットが得られます。

  • メールで細かく日程調整をする手間が省ける
  • お互いがお互いの予定をリアルタイムで共有できる
  • 全員のスケジュールに自動で反映されるためリマインドの必要がなくなる

自社の利用目的や使用頻度、自動通知機能・日時調整の補正機能の有無、複数デバイスに対応しているかなど、各社のツールを比較し最適なものを選びましょう。

それぞれのメリットについて具体的に解説していきます。

メールで細かく日程調整をする手間が省ける

メールで日程調整を行う場合、一人ひとりの日程を何度かやりとりしながら確認する必要があるため、調整相手の人数によっては最終的な日程確定までにかなりの時間を要します。
日程調整ツールを導入することにより得られる最大のメリットは、このようなメールでのやり取りの手間を大幅に削減できることです。
日程調整ツールは、相手に候補日程を提案し都合の良い日程を選択してもらうだけなので効率的です。
メールの文面を考える・打つの時間がなくなるため、他の仕事に集中する時間に充てられるでしょう。

お互いがお互いの予定をリアルタイムで共有できる

メールで日程調整を行う場合、何か変更があるたびに全員にメールを送信する必要があり、やり取りに多大な工数が割かれることになります。
日程調整ツールを活用すれば、予定の更新を自動化してリアルタイムで全員に共有できるようになります。
日程調整ツールは、スケジュール管理ツールと連携できるものがほとんどで、新たに決まった予定は、カレンダーに自動でリアルタイムで反映されます。

またメンバー全員がウェブブラウザから最新情報を閲覧することができるため、一人の日程を確保している間にもう一人の予定が埋まるといった、ダブルブッキングの防止に繋がります。

全員のスケジュールに自動で反映されるためリマインドの必要がなくなる

先述したように日程調整ツールは、基本的にスケジュール管理ツールと連携でき、メンバー全員のカレンダーに予定が自動反映されます。
メールでやりとりを行う場合は必ずリマインドをしなければなりませんが、日程調整ツールを利用することで、それが自動で行われるようになります。
ほとんどのツールは自動のリマインド通知機能を備えています。
メールによる複数人での日程調整は手間がかかり非効率で、調整業務に追われ他の大事な業務に支障をきたす可能性も考えられます。

日程調整ツールを活用することで複数人の予定確認、調整、共有を一元管理できるようになり、会社全体の生産性向上にもつながるでしょう。

トヨクモスケジューラーで複数人での日程調整もカンタンに

2021年の11月にトヨクモ株式会社から日程調整を簡単かつ効率的に行える「トヨクモ スケジューラー」が発表されました。
複数人で日程調整を行う際、メンバー全員の予定をメールで何度もやりとりしながら確認して予定を把握するという非効率的な調整業務に時間がかかり、他の業務にまで手がまわらないという経験がある方もいらっしゃるかと思います。

スケジュール管理ツールの「トヨクモスケジューラー」は日程調整業務を行う担当者の手間を大幅に削減できる機能が豊富にあり、また社外との日程調整も大幅に効率化してくれます。
パソコンだけでなくスマホからも使えるため、移動が多い職種の方にも適したツールです。

トヨクモスケジューラーの特徴は下記の2つです。

  • 複数人の予定を網羅的に閲覧できる
  • 社外の人ともリンク一つで日程調整ができる

これからスケジュール調整ツールを利用したいという方はぜひ参考にしてみてください。

複数人の予定を網羅的に閲覧できる

トヨクモスケジューラーの特徴の一つとして、操作画面が見やすく複数人の予定を網羅的に閲覧できることがあげられます。
日程調整を行う担当者がメンバーを招待することで、部署・チームごとといった組織単位で全員の予定を把握することが可能になります。
メンバーは自分のブラウザやアプリから予定を追加したり、他のメンバーの最新情報をリアルタイムで閲覧したりできます。

複数人での日程調整を行うときは、日程を合わせたい相手の空き時間をカレンダーで一目で確認できるため、メールや電話でのやり取りを重ねる必要もありません。

社外の人ともリンク一つで日程調整ができる

二つ目特徴は、社外の人ともリンク一つ簡単に日程調整が完結することです。
社外との日程調整では、自分のカレンダーを相手に共有し、空いている箇所から好きな日時を選んでもらうだけで完了です。
それ以外の不要なやり取りは発生しません。

使い方も簡単です。
自分の予定が登録されているスケジューラーのアプリやウェブブラウザから「日程調整ページ」を作成し、そのページのURLをメールなどで相手と共有します。
スマートフォンやパソコンでメールを受信した相手が添付されたリンクをクリックすると日程調整ページが開きます。
送られた日程調整ページに表示される空いている日程の中から、自分の都合が合うものを選び、名前やメールアドレスなどを入力し完了です。
新しく追加した予定は自動反映されるため、日程が確定した後にカレンダーアプリを起動し自分で日程を入力する必要はありません。

トヨクモ スケジューラーは、始めるにあたって煩雑な手続きや準備作業は発生しません。
社内外の相手と作成した日程調整ページのリンクを共有して、相手が予定を入れるのを待つだけでスケジュール管理が完了します。

スマートフォンアプリからアクセスでき、パソコンを触ることができない移動中でも、メンバーの日程を確認したり、自分の予定を社外に送ったりといった作業が可能です。

初回30日間は無料で、またフリープランはずっと無料で使えるため、まずは使いやすさを試してみてはいかがでしょうか。
日程調整ツールの導入を迷っている方は、まずはツールの便利さを知る一つのきっかけにしてみてください。

日程調整ツールで非効率な日程調整から解放されよう

特に日程調整業務が多い営業部や人事部の方は多重業務で、非効率な仕事に日々頭を悩ませていることと思います。
中でも日程調整はあらゆるビジネスシーンにおいて不可欠であるにも関わらず、その非効率さが大きな課題になっていました。

最近では新型コロナウイルスの感染拡大防止策として、出社せず在宅で仕事をおこなう企業が増えたため、直接会って話せない分日程調整の難易度は更に上がりました。

日程調整ツールを活用すれば、

・何往復するもメールでのやり取り
・メール確認の催促
・日程確定後のリマインド

といったあらゆる非効率な業務から開放されます。

日程の調整にばかり時間がかかり、肝心の会議や商談をより有意義なものにするための純美に時間が割けていない、と日頃から悩んでいる方は、ぜひこれを機にツールの導入も検討してみましょう。

手動では実現できなかった、大幅な効率化に驚くはずです。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。