ビジネスにおいて、日頃の日程調整業務を効率化することは必要不可欠で、そのための日程調整ツールの導入が多くの企業で検討されています。

日程調整ツールとは、社内の人の予定を簡単且つ視覚的に分かりやすい状態で確認できたり、社外の人に自分のスケジュールを共有して相手に候補日を選んでもらったりということができる、日程調整の効率化に特化したシステムのことです。

働き改革や新型コロナウイルスの流行によりリモート会議などが主流となったことが利用者が増加している理由として挙げられます。
物理的な通勤時間や移動時間がなくなり、一人ひとりが確保できる時間が増えたため、それに伴い商談やオンライン会議の機会が増えたことも理由として挙げられるでしょう。

上記のような影響により、打合せや商談を滞りなく行うための日程調整ツールが注目され始めてきました。

そこで本記事では、手作業で行っていた日程調整業務を自動化するメリットと、オススメの日程調整ツールである「トヨクモスケジューラー」について解説します。

これまで頭を悩ませてきた非効率な日程調整業務から解放され、業務生産性を上げたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整を自動化するメリット

相手先との打ち合わせや自社のミーティングなどの日程調整やスケジュール管理をしていると、

「スケジュール帳にメモをしていても見るのを忘れた」
「電話をしながらメモを取っていたら、なんて書いたのか後々見返した際には読めなかった」
「相手先への確認不足で予定が正しく認識されていなかった」

といった数々のトラブルに悩まされている人々の声を耳にします。

また、相手先の都合ばかり気にしていたらかなり遠い日程ばかり提示されてしまった、参加者が多く全員に正しい日程が伝わっていなかった、といったことも起こりえます。

これらはいずれも手作業で日程調整を行った結果のミスであると言えるでしょう。
人間は誰もがミスをするものです。

人間のミスを極限まで減らしてくれる「自動化」のメリットについて解説していきます。

ミスを防げる

やはり人間のミスを防いでくれることが何よりのメリットです。
スケジュールを効率化・自動化してくれることで、ダブルブッキングや予定の連絡漏れといったミスがなくなります。
業種や自身の職種によっては、複数の相手と並行して日程調整しなければならず、予定が重複してしまうというケースも少なくありません。
予定が新しく入る都度、すぐに日程調整ツールに入力しておくという簡単な作業で予定が自動更新され、リマインドを自動で送ってくれたり、既に予定が入っている日時は次の日程調整時にブロックしてくれたりといった機能を使えます。

カレンダーに自動反映されるためリマインドが必要なくなる

例えば、社内の予定をホワイトボードやスケジュール帳といった手書き管理している場合、予定が入るたびに手作業でそれらを更新しなければなりません。
それでは外勤に出ている間に予定が入った場合にはすぐに予定を書き込めず、書き忘れの心配や他の人への情報共有も遅くなります。

また、最新の予定は社内にあるホワイトボードを見ないと確認できないのでは、それこそ外出が多い社員にとって大変不便です。

日程調整ツールであれば、予定の変更もその都度入力しておけばそれに関わる全ての人のカレンダー上に自動で反映されます。
また、多くの日程調整ツールには通知機能が付いているため、当日近くに手動でリマインドを送る必要もありません。

電話やメールでの連絡作業も大幅に減り、同時にミスも減り一石二鳥と言えるでしょう。

業務効率化

日程調整には膨大な時間がかかります。

・社内の参加者の空き時間の確認」
・日程候補の候補をあげる」
・相手先に候補の連絡
・相手先の予定の連絡後に社内調整
・相手先に日程の最終回答

この一連の作業を行うだけでも30分はかかるでしょう。

また調整すべき日程は一つではなく、複数あることを考えれば1日の勤務時間のうち1時間～2時間程度が日程調整に取られてしまうことも考えられます。

その点、日程調整ツールを活用することで、作業の殆どが自動化され大幅な時間短縮に繋がります。
毎回メールや電話での連絡をする必要もなくなり、空いている日程や希望日の確認を何回も繰り返し聞く必要もありません。
お互いのスケジュールの調整を電話やメールでしようとすると、そのやり取りだけで何往復もし、相手にとってもストレスとなってしまいます。
メモをとる・メールの文言を考える・相手につながるまで電話をかけるといった作業がなくなることで、他の仕事に充てられる時間も増えるでしょう。

さまざまな環境で利用できる

日程調整のツールは、アプリ版やブラウザ版など、様々な環境での使用が可能です。
アプリの多くは、iOSとAndroidに対応しており、「内勤の時にはパソコンで日程調整ツールを利用」、「外勤の時にはスマートフォンでスケジュールを見るなどの利用」など使い分けができるのも嬉しいメリットと言えます。

他の社員の予定や会議室の予約状況の把握できる

日程調整ツールに予定を入れておくことで、自分の予定を把握できるだけでなく、他の社員の予定も見ることができます。
また、例えば相手先が自社に来社する際に会議室を使いたいと考えている場合に、日程調整ツールで会議室も同時に予約しておけば、その時間に別の人に部屋を使われてしまうといったことも起こりません。

人の予定だけでなく、場所の確保もできるツールも検討してみましょう。

トヨクモスケジューラーで日程調整を自動化・効率化

2021年11月11日(木)より、トヨクモ株式会社が提供している「トヨクモスケジューラ―」は、社内・社外を問わず日程調整を効率化してくれるツールです。

従来のスケジューラ―では、社内での日程調整は容易でありましたが、社外との日程調整には適しておらずアナログな対応が求められたり、会議室の予約まではできなかったりと課題を残していました。

トヨクモスケジューラーは社内における日程調整はもちろんのこと、専用のリンクを相手に共有し、都合の良い日時を選択してもらうだけで調整が完了するといった形で、社外との日程調整も大幅に効率化してくれるツールです。

10ユーザーまで無料で共有して利用できる「フリープラン」、契約ユーザーによって変動する「スタンダードプラン」、予め契約したユーザー数で利用でき、大人数での利用がお得になる「ビジネスプラン」も展開しています。
ツールの導入を検討している方は、まずお試しで使ってみてはいかがでしょうか。

それでは、「トヨクモスケジューラ―」の具体的な特徴です。

予定に変更があったときに自動でリマインドが届く

他のメンバーによって、「予定の追加」、「予定の変更」、「予定の削除」、「予定のコメントが追加」がされた時、予定の開始前通知機能により自動でリマインドが届きます。
日程調整ページを共有している全員にリマインドが届くことで、上司や他のメンバーなどに連絡をする必要もなく、自動で共有されるため連絡漏れが起こりません。
また、リマインドは受け取り方法を選択できます。個人設定の「通知」画面で、「プッシュ通知での受け取り」、「メールで通知を受ける」、「メールで通知を受けない」という選択肢があります。
複数の端末でツールを利用している場合には、端末ごとに通知の受け取り方法を変えられます。

社外の人に空き時間をシェアして待っているだけでOK

「日程調整ページ」を作成し、社外の人にシェアできる機能があります。

共有することで全ての社内スケジュールが社外に公開されてしまう心配はなく、各予定の名前やそれらの参加メンバーといった情報は社外の人は閲覧できません。

社外の相手は、送った日程調整ページにアクセスし、空いている日時の中で自分の都合の合う箇所を選択し、日程調整は終了です。

メンバーや施設の最新スケジュールも自動でアップデートされるため、元々予定が入っていた日時に予定を追加し、ダブルブッキングが起こってしまった、ということもありません。

また、メンバーや施設そして時間帯など、さまざまな条件での組み合わせで日程調整ページを設定できます。

「面接のための自分と上司、会議室をセットにした組み合わせ」
「自分の予定のみを設定した日程調整ページ」

など、組み合わせは自由自在です。

各種ミーティングツールと連携

オンラインミーティングを始める際の手間を省けるメリットもあります。

トヨクモスケジューラーは「Zoom」、「Google Meet」、「Microsoft Teams」と連携可能です。
オンラインミーティングの予定ができた際に、「トヨクモスケジューラー」内の機能でワンクリックで接続URLを作成できます。
その後、生成された接続URLを該当するオンラインミーティングの予定箇所に入力しておきます。
そして当日時間になったら、その接続URLをクリックすることで、すぐにミーティングが開始されます。

他の参加者もその接続URLをミーティングが始まる時刻にクリックするだけです。

オンラインミーティングにおいては、そもそもミーティング用のURLを発行し忘れていたり、リンクの日程を間違えていたりといったことが起き、スムーズに始められないという問題が度々発生していました。

トヨクモスケジューラーでは、日程確定とともに各種ツールのミーティング用URLが発行されるため、上記のようなリンクの発行忘れ・日程の誤りのようなミスは起こりません。

日程調整を自動化しミスをなくそう

今回は、日程調整を自動化するメリットや「トヨクモスケジューラ―」で日程を自動化してすることで、日程調整の効率化を図れるという内容をお伝えしてきました。

日程調整を自動化することで無駄な作業がなくなるだけでなく、他の仕事に充てる時間が確保できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

社内のミーティングや社外との商談の日程を確定させることに労力の殆どを注ぎ、その打合せに向けての準備が疎かになっては本末転倒です。

ぜひ、今回紹介したトヨクモスケジューラーを試してみてください。