スケジュール管理は、ビジネスを成功させる上で大事な要素の一つです。
スケジュール管理を上手く行うことで、作業や優先順位が明確化し、時間を無駄なく活用できます。作業効率が上がるほか、予定の遅刻や忘れを防止し、信頼感や達成感にも繋がるでしょう。

そこで本記事では、スケジュール管理のコツを解説し、失敗をなくすためのスケジュール管理ツールについて紹介します。
スケジュール管理が苦手な方、社内の日程調整業務や作業パフォーマンスを改善したい方は、ぜひ参考にしてください。

スケジュール管理のコツ

スケジュール管理は、少し意識を持って行動するだけで、失敗を最小限に防げます。
ここでは、スケジュール管理を上手に行うコツを見ていきましょう。

期日と所要時間を把握する

スケジュールをこなすためには、自分がやるべきことを理解しておくことが重要です。
いつまでに何を終わらせなくればならないのかを、明確にしておきましょう。

また、それぞれのタスクに要する時間を把握することで、期日から逆算して計画を立てられます。また、移動時間や準備時間、延長時間などのデッドタイムを考慮したスケジュールを意識すると、予定が崩れるリスクを減らせます。

優先順位を決める

予定やタスクが羅列されると、何から始めれば良いか混乱してしまいがちです。
やるべきことを洗い出し、各タスクの優先順位を決めておくことで、迷う時間もなくスピーディーに行動できるようになります。

また、緊急度の高いタスクから終えることで、不安感や焦りを拭えます。

習慣化する

スケジュール管理を習慣化することで、自然にミスを防ぎ、業務パフォーマンスを向上させられます。

例えば、今できることはすぐに行動に移すことが大事です。タスクを後回しにしてしまうと、スケジュールがどんどん狂ってしまいます。
また、管理漏れを防ぐためには、重要事項や変更事項をすぐにメモにする習慣をつけるのが有効的です。気になる点がある際は、すぐに確認するようにしましょう。

他人と共有する

スケジュールも一人で管理するより、他人と共有する方が、管理漏れや日程忘れを防止しやすいです。
社内であれば、スケジュールや予定内容をメンバー間で共有するのが効果的です。

また、スケジュールが共有されていれば、日程調整やタスク分担がしやすくなります。
忙しいメンバーに負荷をかけず、余裕があるメンバーに新たなタスクを配置して、業務全体の活性化や効率化に繋がるでしょう。

スケジュール管理の共有は、コミュニケーションを円滑化する効果があります。

見える化する

スケジュール管理をする上では、タスクや予定について見える化することも重要です。

スケジュール表やカレンダーなどを使用していても、見なければ意味がありません。
自然と視界に入るところに設置したり、毎日触るスマートフォンやパソコンに通知を表示させたりすれば、強制的にスケジュールを意識できます。

無理せず余裕を持つ

予定やタスクを詰め込むと、ミスが起きやすくなったり、一つの遅延やトラブルが他の予定に影響を与えてしまったりします。
スケジュールを管理する際は、無理せず余裕を持って予定を立てるように意識しましょう。

また、あらかじめ立てた計画が無事に進行しているか、不要なタスクや時間がないかなど、定期的に見直すことも大切です。

スケジュール管理でよくある失敗

従来のスケジュール管理は、手帳やカレンダーなどを使った手動によるものが多いです。
いくら気をつけながらスケジュール管理をしていても、業務遂行に響く失敗が起きてしまうケースがあります。しかし、その原因を抑えておくことで、対策を立てて未然に防げるかもしれません。

以下で、主にツールを使わず手動で管理することにより起こりがちな失敗と、その原因を見ていきましょう。

ダブルブッキングが起こる

同じ日時に2つ以上のスケジュールを被せて入れてしまうダブルブッキングは、起こりやすい失敗の一つです。
カレンダーに予定を記入し忘れていたり、変更事項が反映されていなかったりすることで発生してしまいます。
ダブルブッキングが起きると、再びスケジュールを組み直さなければならないほか、変更によって周りに迷惑をかけてしまうかもしれません。

タスクや工数が遅滞する

管理を上手く行わないと、スケジュール通りに作業が進まない可能性があります。
一つのタスクや工数が遅れることで、全体の流れに支障が出てしまい、結果として当初の想定や目的を達成できないかもしれません。

例えば、物流や納品作業にかかる時間を誤って見積もったことで、納期に間に合わず、顧客の期待を裏切ってしまうケースもあります。
これは、タスクの詳細な内容や所要時間を把握できていないことが原因です。

連絡ミス・漏れが起きる

社内やグループ間での、情報の連絡ミス・漏れも起こりやすい失敗の一つです。
スケジュールが共有できていないことで、社員やメンバー間の連携がとれません。

また、コミュニケーション手段が一本化されておらず、煩雑な連絡体制をとっている場合も、業務をスムーズに進行しにくいです。
結果として変更事項や重要内容が伝達されなかったり、メンバー間での意識にズレが生じたりするでしょう。

予定をドタキャンする

スケジュール管理においても、最も避けたい失敗の一つが予定のドタキャンです。
正しい期日を把握していないことが原因で起きてしまいます。

また、手帳やカレンダーに予定を記入していても、意識的に確認していなかったり、可視化されていなかったりすることも、予定を忘れてしまう原因です。
予定のドタキャンは相手先の信頼を失う可能性もあり、リスケジュールの手間や作業遅延による迷惑をかけてしまいます。

日程調整に時間がかかる

複数人での予定を立てる際、日程調整に時間がかかってしまうケースがあります。
スケジュールが共有されていない場合、候補日を選定したり、空き時間を擦り合わせたりと、手間がかかることが原因です。

また、社外の人と日程調整する際は、個人情報や社外秘情報に気を配る必要があり、煩雑な作業となりがちです。

スケジュール管理にツールを導入するメリット

スケジュール管理で起こりがちな失敗は、ツールを利用することで未然に防げる可能性があります。ここでは、スケジュール管理にツールを導入するメリットを見ていきましょう。

複数端末からアクセス

スケジュール管理ツールは、ブラウザやアプリで提供されているのが一般的です。
パソコン・スマートフォン・タブレットなど、複数の端末からアクセスできるため、手帳やカレンダーを持ち歩くことなく、いつでもどこでも管理できます。

カレンダーの共有

複数のユーザー間でのカレンダー共有も可能です。
プロジェクトを進める上での日程や重要事項を、ツールを通して把握できます。
チーム間での連携がとれれば、連絡ミスや漏れが起きにくくなり、スケジュール管理がより正確なものになるでしょう。

タスクの整理

通常、スケジュール管理ツールでは、カレンダーを自分好みにアレンジできます。
予定種別で色分け表示したり、ToDoリストを作ったりと、タスクを分かりやすく可視化できるため、自然とスケジュール管理がしやすくなります。
タスクが整理されれば、ダブルブッキングや工数の遅延も起きにくくなります。

予定のリマインド

予定の数日前から一定時間ごとに知らせてくれる「リマインド機能」も便利です。
通知日時や間隔も自分で設定できるため、端末に触れている時間やライフスタイルに合わせて選べます。
予定忘れによるドタキャンや遅刻を未然に防げます。

容易な日程調整

スケジュール管理ツールでは、チーム間でカレンダーを共有できるため、メンバーの空き時間を把握でき、共通の予定を立てやすいです。
日程調整にかかる煩雑な連絡や予定の擦り合わせをする必要がありません。

円滑なコミュニケーション

カレンダーのみではなく、チャット機能やコメント機能が付随しているツールも多いです。
アプリ一つで、スケジュール管理からチーム間の連絡や交流もできるため、コミュニケーションが活発化します。

トヨクモスケジューラーでスケジュール管理をもっとカンタンに

ここでは、日程調整ツール「トヨクモスケジューラー」を導入してできることや、特長をご紹介します。

自分のスタイルに合わせたスケジュール管理

個人ビューでは、週表示と月表示を切り替えられるため、短期的または長期的に自分の予定を確かめられます。週表示では表示開始日を自分で選択でき、月表示では翌月の2週分を含めて、一画面で月末月初の予定を閲覧可能です。

また、ToDoリストによってタスク管理できる点も特長の一つです。
期限付きのタスクはカレンダー上に表示され、期限5分前の通知設定もできます。

さらに、定期的な予定は指定した間隔で繰り返し設定も可能です。
予定を追加する際は、予定タイプごとに色分けできるため、タスクが明確に可視化されます。

グループでのスケジュール共有

グループビューでは、週表示と日表示を切り替えながら、メンバーの予定を把握できます。
施設をクリックすると、会議室や社用車・共有パソコンなどの予約状況も確認可能です。
メンバーや施設を自由に組み合わせて選択すれば、見たい予定を抜粋して表示したり、グループを作成したりできます。

また、個人ビューとグループビューでは、予定をクリックすると詳細内容が表示されます。
編集・削除・コメントも可能で、非公開設定の予定は他のメンバーには「予定あり」とだけ映し出されます。

社内外のスムーズな日程調整

空き時間ビューでは、メンバーと施設の空き時間をまとめて見ることができます。
都合の合わない時間は自動でグレーに塗りつぶされるため、共通の空き時間が一目瞭然です。

また、社外の人と日程調整を行う際は、日程調整ページを作成して、メンバーと施設の空き時間を共有できます。空き時間ビューと異なり、予定のタイトルや参加メンバーが公開されないため、情報保護にも役立ちます。受付期間・曜日・時間帯・祝日除外・予定の長さなどを設定可能です。
社外の人は日程調整ページのURLにアクセスし、空き時間に予定を追加するのみで完了します。空き時間や予定の有無はリアルタイムで更新されるため、ダブルブッキングの心配もありません。

利用中のサービスと連携

「トヨクモスケジューラー」は、利用中の各種サービスと連携可能です。

kintone連携では、予定タイプを選んでレコード検索でき、kintone上のデータから、タイトル・場所・メモを自動入力できます。メモ欄に入力するテキストは、kintoneのフィールドを組み合わせて作成可能です。
他にも、cybozu.comから、ユーザー・部署・所属情報を読み込んだり、ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsのミーティングURLをボタンひとつで発行したりできます。

スケジュール管理ツールで業務改善

今回はスケジュール管理のコツや、失敗を防ぐために有効なツールのメリットを紹介しました。従来の手動によるスケジュール管理では難しくても、ツールを用いれば効率的な日程調整が可能です。

特に「トヨクモスケジューラー」は、個人・グループどちらでも目的やビジネススタイルに合わせて柔軟に使用できます。
業務改善のためにも、ぜひスケジュール管理ツールの導入をご検討ください。