スケジュール管理は、ビジネスにおいて重要な項目の一つ。会議や採用面接、来客、出張など、日々さまざまな予定が組み込まれ、時には時間や日程の再調整が必要になることもあります。オフィスでは、専用のスケジュール管理サービスを使ったり、グループウェアに備わっている機能を利用したりして、毎日の予定を把握していることでしょう。

サイボウズ社が提供する業務管理クラウドサービス「kintone」にも、標準機能としてカレンダーが備わっているため、これを活用している企業も多いのではないでしょうか。

今回は、kintoneのスケジュール機能の特徴や、他サービスと連携することのメリットについて解説いたします。また、日程管理に便利なサービス「トヨクモスケジューラー」についても詳しくご紹介します。より効率的な業務管理を目指している方、使いやすいスケジューラーをお探しの方は、ぜひ参考になさってください。

kintoneのスケジュール機能でできること

まずは、kintoneのスケジュール機能をチェックしていきましょう。kintoneは、アプリ上でチェックしたい情報の“見え方”を自分でカスタムすることができます。例えば、進行中のプロジェクトを「一覧」で表示したり、月別の売上を「グラフ」化したり、といったことが可能です。

その機能の一つに、「カレンダー」表示機能があります。当日の予定だけでなく、その月の予定が全てカレンダー上に表示されます。例えば、プロジェクトの会議や、出張のスケジュール、クライアントとの打ち合わせなど、日付や時間が一目でチェックできるため、スケジュールが把握しやすく便利です。また、カレンダー上に直接画像を表示させることも可能です。画像で残しておいたほうがわかりやすいものなどは、メモ代わりに載せておくとよいかもしれません。

予定表・日程表アプリに登録された情報のうち、カレンダー上に表示できるデータは一つに限られますが、タイトルをクリックすれば、詳細をすぐに見ることができます。また、スケジュールが業務全体の情報と紐付けられているため、進行状況を細かく管理できる、データベースとしてアプリ上に情報を蓄積できるという、kintoneならではのメリットもあります。

カレンダー機能の便利な使い方

一覧でスケジュールが表示される「表形式」の場合、新たな予定を追加する場合は、日付を手入力で設定する必要があります。しかし、カレンダー形式の場合は、カレンダー上の日付を選択することで自動的に日付が設定されるため、入力間違いの防止にも役立てることができます。

また、条件設定機能を活用することで、特定のスケジュールのみを表示することもできます。例えば、社内の会議だけ、来客予定だけをピックアップしてチェックしたい、といった時に便利です。

さらに、自分のスケジュールだけでなく、他のユーザーのスケジュールの管理ができるのも便利なポイント。グループ、あるいは社内全体の活動を把握できるため、マネージメントにも役立つでしょう。

kintoneで調整したスケジュールをカレンダーに連携させるメリット

kintoneのカレンダー機能は、非常にシンプルな構造です。表示単位は月ごとのみで、週ごと、年ごとなどに表示を切り替えることはできません。そのため、見え方や使い勝手の面でやや物足りなさを感じるかもしれません。

先述したように、標準のカレンダー機能でもスケジュールの共有はできますが、スケジュール管理に特化したアプリ・ツールほど、使いやすいとは言い切れない側面もあります。

カレンダー機能を使っていく中で、もっと簡単にスケジュールを入れられるようにしたい、社内だけでなく外部ともスケジュールをシェアしたいといった要望も出てくるでしょう。しかしながら、別のスケジューラーに手動で登録するのでは、時間も手間もかかる上、ミスが増える可能性もあり、あまり現実的な手段ではありません。

そんな時は、プラグインを活用してkintoneと別のアプリを連携させる方法がおすすめです。例えば、Googleカレンダーとkintoneを同期させると、スマートフォンやタブレットでの表示に優れたGoogleカレンダーアプリで確認できるようになります。kintoneユーザーでない方とも簡単にスケジュール共有ができるだけでなく、ゲストユーザー用のkintone契約も必要ないため、コストダウンにも繋がります。

導入するプラグインにもよりますが、予定ごとに色を分けて表示させたり、日単位、週単位でのスケジュールチェックが可能なカレンダーツールも多いです。さらに、ドラッグアンドドロップで予定を移動させることができるなど、直感的な操作ができるプラグインも多数あります。

また、ほとんどのプラグインは、スケジュールの入力・反映を双方向で行うことができます。そのため、普段は操作性・閲覧性に優れたプラグイン側でスケジュールを確認・変更し、画像の添付やデータの更新など、プラグインでできないことのみkintoneで操作する、といった使い分けも可能です。

kintoneと連携できるプラグインは多岐にわたりますので、使用シーンや業種・業態に合わせてぴったりのツールを選ぶとよいでしょう。

トヨクモスケジューラーでスケジュール調整をカンタンに

今回ご案内する「トヨクモスケジューラー」は、日程調整をより簡単、便利にする革新的なグループスケジューラーです。手間のかかりやすい社外の方との日程調整も容易にできるため、業務効率の改善にも繋がるでしょう。

また、cybozu.com、サイボウズkintoneのプラグインとして、それぞれと連携させることもできます。例えば、kintoneと連携すると、会社名や電話番号、住所などの情報も、トヨクモスケジューラーに簡単に読み込めますので、手入力の手間を省くことができます。

さらに、各種オンラインミーティングサービスとも連携可能。近年さらにスタンダードになってきたオンライン会議も、すぐにセッティングできます。

トヨクモスケジューラーでできること

ここからは、トヨクモスケジューラーの機能を詳しくご紹介していきます。ぜひ、便利な機能をチェックしてみてください。

色分け表示・ToDoリスト

トヨクモスケジューラーでは、予定がタイプごとに色分けされてカレンダーに表示されます。会議・作業・外出といった基本的な分類だけでなく、リモート・来客・面接・休みなども選択できるようになっています。どんな予定が入っているのか、一目見ただけですぐに判断することができます。

また、個人ビューでは、タスク管理に便利なToDoリストが用意されています。自分のスケジュールをチェックすると同時に、予定された会議や出張などに向けてやるべきことなどを整理できます。ToDoリストに追加されたタスクは、自分だけに見える形でカレンダーに反映され、通知でリマインドも可能です。

日程調整

日程調整が簡単なのも、トヨクモスケジューラーの魅力。部署をまたがって会議を開く時や、参加人数が多い場合は、メンバー全員のスケジュールを確認するのにも時間がかかるもの。営業部のAさんは10時から12時が空いていて、事業部のBさんは11時まで別のミーティングが入っていて、Cさんは出張が入るかもしれない……といったこともあるでしょう。

トヨクモスケジューラーでは、メンバーや部署を選択するだけで、複数人あるいは部署全員の空き時間をすぐに表示することができます。都合の合わない時間帯はグレーアウトになりますので、チェックも簡単です。

また、社内だけでなく、社外の方との日程調整が行いやすいのも特徴です。これまでのスケジューラーは、社内の日程調整に重きを置いたツールが多く、社外の方とのやり取りは使い勝手の面でやや不便さがありました。

kintoneでも、ゲストユーザー契約を行うことで、社外の方との情報共有ができますが、ゲストスペース内のアプリと社内のアプリは相互に参照できず、スケジュール調整にはあまり向きません。そのため、プロジェクトごとにスケジュールを共有する、といった細かな対応は難しいのが現状です。

トヨクモスケジューラーの「日程調整ページ」を活用すれば、「シェアして待つだけ」で、社外の方との日程調整が叶います。社外の方には、日程調整ページへアクセスしていただき、都合のよい時間を入力してもらうだけでOKです。会議名、会議に参加するメンバーなどの情報は、相手に公開されませんので安心です。

会議室などの空き状況チェック

トヨクモスケジューラーの空き時間ビュー機能は、各メンバーの空いている時間だけでなく、会議室など施設の空き状況も同時にチェックすることができます。

どこの部屋が使えるかすぐに確認できれば、その後の情報共有もスムーズですし、重複予約の防止にも繋がります。会議室・ミーティングスペースが多い場合にも役立つでしょう。

グループビュー

グループビュー機能では、各部署やメンバーの予定を並べてチェックすることができます。任意の条件を設定して選択すると、そのグループやメンバーの予定が一覧で表示されます。

同時に進行している複数の仕事の状況を、俯瞰で把握することができますので、マネージメント業務におすすめです。もちろん、グループビューにおいても、予定は色分けしてわかりやすく表示されます。

cybozu.com・kintoneとの連携

先ほども簡単にご紹介しましたが、トヨクモスケジューラーは、cybozu.com、サイボウズkintoneとの連携が可能です。

例えば、cybozu.comと連携すると、登録されている部署情報やユーザー情報をトヨクモスケジューラーにワンボタンで取り込めます。また、kintoneアプリの情報も引用できますので、会社名や住所、メールアドレスなどのデータも、わざわざコピー・アンド・ペーストする必要はありません。ある会社への訪問が決まったら、kintoneの管理アプリから該当する会社のデータを引っ張ってきて、スケジューラーに詳細な情報を載せる、といった使い方も可能です。予定によって連携先のkintoneアプリも自在に変更できますので、kintoneに蓄積された情報を有効的に活用できるでしょう。

オンラインミーティングサービスとの連携

トヨクモスケジューラーなら、各種オンラインミーティングサービスとの連携も簡単です。現在は、Google Meet、Zoom、Microsoft Teamsの3つに対応しており、トヨクモスケジューラーでオンライン会議の予定を作成すると、ワンクリックでミーティングURLが発行されます。作成されたミーティングURLは、メモ欄に自動で入力されますので、URL生成の手間を省ける上、コピー・アンド・ペースト時に起きるミスもなくすことができます。

モバイルでも見やすい専用アプリ

外出先でもスケジュールを簡単にチェックできるよう、トヨクモスケジューラーではスマートフォン用アプリを公開しています。個人ビューやグループビューなども、パソコンと同じように確認することができるため、使用環境も快適です。

トヨクモスケジューラーと他サービスの連携方法

最後に、トヨクモスケジューラーと他サービスとの連携方法について解説いたします。今回は、cybozu.com、kintone、オンラインミーティングサービスの3種類についてご紹介します。

設定は簡単にできますので、トヨクモスケジューラーの利用開始と同時に、各サービスとの連携設定を行っておくことをおすすめします。

cybozu.comとの連携

画面右上にある歯車マークをクリックし、システム設定画面を開きます。左側にメニューが表示されますので、「他サービス連携」メニューの中にある「cybozu.com連携」を選択します。cybozu.comのURLとアカウント情報を入力し、最下部の「cybozu.comから読込」をクリックすると、すぐに連携できます。

kintoneとの連携

まずは、システム設定画面を開きます。左側のメニューにある「カレンダー」カテゴリから、「kintoneデータ取得」を選択します。URLを入力し、保存ボタンを押すだけで、kintoneとの連携は完了です。

各種オンラインミーティングサービスとの連携

画面右上にある歯車マークをクリックし、個人設定画面を開きます。左側にメニューが表示されますので、「オンライン会議」を選択します。各サービス名の右側に「連携する」ボタンがありますので、任意のサービスを選んで設定します。

スケジュール管理は簡単・便利なトヨクモスケジューラー

いかがでしたか。kintoneのスケジュール機能は、各種プラグインを活用することでより便利に使うことができます。トヨクモスケジューラーは、シンプルで使いやすい機能をリーズナブルに提供しており、10ユーザー以下は無料でお使いいただけます。特に、kintoneで案件管理などを行っている場合、トヨクモスケジューラーとの連携でより簡単にスケジュール管理を行うことができます。

リモートワークの普及、雇用スタイルの多様化など、ビジネスを取り巻く環境は常に変化しています。トヨクモスケジューラーは、そんな現代ならではのビジネススタイルにフィットしたスケジューラーです。

多くの方と接する営業の方や、面接機会の多い人事の方に限らず、さまざまな業種・業態でご活用いただけます。kintoneのスケジュール機能を使いこなすなら、ぜひ、トヨクモスケジューラーをご検討ください。