ビジネスを円滑に進めていくためには、社内の打合せや取引先との商談など、関わる様々な人とのコミュニケーションが欠かせません。
そういった各イベントの日程をスケジュール帳で管理していても、うっかり日程を忘れてしまったり、他の社員や上司に自分のスケジュールについて伝えていなかったりすることで、日程調整が円滑に進まず社内外の人からの信頼を失ってしまうことも考えられます。

自分自身のスケジュールを関わる人達にある程度開示しておくことも大切です。特に社内ではお互いのスケジュールを事前に共有しておくことで、日程調整にかかる時間を大幅に削減できます。

そんな日程調整に苦労している人々に向けて、本記事ではビジネスで日程調整を行う際の注意点やメールで日程調整する際のデメリット、スケジュールを簡単に管理できるツールである「トヨクモスケジューラ―」の内容を詳しく解説していきます。

本記事を参考に、自身の日程調整業務を効率化してみてください。

ビジネスで日程調整を行う時の注意点

前述の通り、取引先との円滑なコミュニケーションを通じて初めてビジネスは成立します。
そして、その円滑なコミュニケーションの場を作るために欠かせない仕事が日程調整です。

日程調整がうまく進まないと、せっかく作成した資料や提案などを見てもらうことも叶いません。
日程調整こそ全てのビジネスの始まりと言っても過言ではないのです。

ビジネスを円滑に進めるため、日程調整は避けては通れない業務ですが、どの手段を用いてそれを行うかも非常に重要です。
例えば、日程調整は時にスピードを求められるため電話を用いる人も多いですが、日程調整は電話ではなく、メールで行ったほうが良いとされています。電話ではやり取りの記録が残らず、正しく情報が共有されなかったり、後で言った言わないの問題に発展したりする可能性があるためです。
そこで、主にメールで日程調整を行う際に注意すべき点を紹介します。いずれも今から始められることなので、早速日頃の業務に活かしてみましょう。

件名は分かりやすく

多くの取引先を持つ企業の担当者は、自分のところに来たメールの確認だけでも相当な時間を費やします。そこで、一目で見てメールの内容が分かるように、件名は分かりやすく端的に書きましょう。
その際、件名には日程調整の件であることを明記しましょう。
件名が分かりにくかったり、日程調整である旨が書かれていなかったりすると、返信が欲しい期日までに日程調整を終えられない可能性があります。

日程調整の目的・場所を明示する

メールで日程調整のお願いをする際には、どの要件での日程調整であるのかの目的を明示します。
また、打ち合わせの場所や時間などの情報もあらかじめ明示しましょう。

例えば、
「先日の打ち合わせの続きをしたいと考えております。場所は御社にお伺いをしたいと考えておりますが、ご都合はいかがでしょうか？日程は候補日をいくつかご提示いたしますので、ご返信くださいませ。」
といった形で、具体的に目的や場所を伝えます。

目的となる事柄や日時、場所が明記されていることで、先方の日程調整の負担を軽減できます。
注意すべき点として、こちら側から候補時間の提案をする場合には、先方の営業時間を考慮した時間範囲を提示しましょう。
基本的には10時から18時の間が常識的な時間とされています。

候補を複数日提示する

まずは自分のスケジュールの中で空いている候補日を複数提示しましょう。

「都合の良い日程の右横に丸印をつけてご返信いただけますと幸いです。」
といったように、相手方が返信しやすいメールを書く配慮も意識してください。

また、所要時間や場所などの必要事項も明記されていれば、相手は事前に移動時間の考慮や前後の日程調整がしやすくなるでしょう。
日程を早く確定させたいという想いが先行し、ピンポイントの日程を相手に提示する行為は、配慮が欠けていると言わざるを得ません。

日程調整はどちらか一方の都合を一方的に押し付けるのではなく、双方にとって日程調整が上手くいくようなコミュニケーションが基本です。

返信の期限を設ける

返信の期限をあらかじめ明記しておくことがメールでの日程調整では、大切なポイントです。
返信期限が記載されていないと、相手先は自分の日程が確定し次第返信しようと思い、結局そのまま忘れてしまうというリスクもあります。返信の優先順位がどんどん下がってしまうのです。返信期限を明記しておくことで、「〜月〜日までに返信しておかないといけない」という意識を相手に与えられます。

返信期限が短期間過ぎても相手への配慮を欠いてしまいますが、長過ぎる期間を設定しても他の仕事での日程調整にも影響がでてしまう可能性があるので、おおよそ一週間程度が良いでしょう。
相手先の休業日や自社の休業日なども考慮して記載しておくと、相手先の印象としても配慮を感じられるので良いでしょう。

返信が来ない場合は電話での確認もする

返信期日を過ぎても返信が来ない場合には、電話での確認も必要となる場合があります。

そもそも送ったメールが見られていない可能性も考慮し、
「先日メールをお送りしたの件でご連絡になりますが、打ち合わせの日程のご都合はいかがでしょうか？」や
「先日ご連絡をメールにてさせていただきしましたが、日程の調整をお願いできますでしょうか？」
など、言葉遣いに気をつけて連絡することが大切です。

間違っても、「先日メールを送りましたが、ご確認はまだでしょうか？」といった、相手先が不快になるような言い回しには気をつけましょう。

ビジネスで日程調整をメールで行うデメリット

メールでの日程調整には、メリットだけでなくデメリットも存在します。予めデメリットを把握し、メールでの日程調整を迅速に進めるよう工夫しましょう。

やり取りが何周もする可能性があり非効率

相手先のスケジュールと自社や自分自身のスケジュールを合わせようとすると、予定がなかなか合わずに、日程調整のやり取りが何周もしてしまう恐れがあります。

日程調整が滞ると相手からの印象も悪くなり、予定されていた商談やプレゼンが上手くいかなくなるリスクも考えられるでしょう。

参加者が多いと大変

予定されている商談やプレゼンに多くの参加者が存在する場合、人数に比例して日程調整の難易度も上がります。
それぞれの都合がつく日が異なり、全員が一同に会すことができる日程が極めて限られるためです。

相手先の役職が高い人の予定から先に押さえ、それ以外の人にはなんとか都合をつけてもらう、オンラインでの開催・参加も可能とするなど、日程調整の方法だけでなく、イベント開催方法も工夫をすると良いでしょう。

相手にとって返信が手間になる

やり取りが長引けば長引くほど、当然お互いにとってやり取り自体が手間となります。
何度も同じやり取りを繰り返して相手にストレスを与えてしまわないよう、

・メールの文面は要件のみでシンプルに

・必ず候補日を複数提示する

といった工夫をし、やり取りの回数を最小限に抑えられるよう努めましょう。

一度送った内容の修正ができない

メールは一度送ってしまうと、内容の修正ができません。
送る候補日や返信の期日を誤って伝えてしまった、といったリスクも考えられます。

特に、送り先の誤りや担当者名の誤記などは相手に悪い印象を与えるため、メールの送信や慎重に、且つ文面は丁寧に作成しましょう。

トヨクモスケジューラーでビジネスの日程調整をもっとカンタンに

メールでの日程調整では効率が悪く、ミスのリスクも高いと考える人は、ぜひ日程調整ツールの導入を検討しましょう。
そして、日程調整ツールは「トヨクモスケジューラ―」がおすすめです。

メールもシンプルで便利な連絡手段ではありますが、前述の通り数々のデメリットも存在します。
また、複数の取引先と日程調整のやり取りを同時進行で行った結果、ダブルブッキングが生じてしまったり、それぞれの候補日を逆に提示してしまったり、といった作業上のミスも想定されるでしょう。

『トヨクモスケジューラー』はそのような日程調整に伴うミスやリスクを可能な限り無くしてくれます。
そこで本項では、トヨクモスケジューラーの機能を解説していくので、導入を検討する際の参考にしてみてください。

自分のスケジュールが視覚的に管理できる

自分のスケジュールが視聴的に管理できる「個人ビュー」では、自分の予定を全て見ることができ、突然自分の予定について誰かに聞かれた際も、都合の良い日時がすぐに分かります。
ToDoリストでスケジュールの漏れ予防や、リマインドも通知されるので、予定は書いていたのにすっぽかしてしまった、違う時間を入力していたといったミスも防げます。

社内の人の予定も並べて閲覧できる

「グループビュー」では、社内の人の予定や空き時間などが閲覧できます。

また、予定タイプごとに色分けされ、表示するメンバーを自由に選択できる機能も備わっています。
この機能を用いれば、例えば同じプロジェクトに関わる自社メンバーの予定のみ表示させるといった使い方が可能になります。
取引先に伺う時や社内でミーティングを行う際など、わざわざ電話やメールでスケジュールを聞かずともすぐに相手の予定を把握できるのは、大きな効率化に繋がります。

空き時間が色で分かるので日程調整のやり取りが必要ない

空き時間が一目で分かるのが「空き時間ビュー」です。予定が入っている箇所と空き時間の箇所の色が異なるため、視覚的にスケジュールを把握できます。
また、社内の打ち合わせに使用する会議室のスケジュールもトヨクモスケジューラ―に入力しておくことで、誰がいつその部屋を使うのかをいち早く把握できます。

社外の日程調整もURLを送るだけ

トヨクモスケジューラーの強みは、社内のみならず社外の人にも自身の空き時間を共有できる点にあります。
自社の社員のスケジュール情報や使用する会場の情報も社外に共有することで、相手は空いている日から自分の都合も良い日時を選択するだけで日程調整が完結します。

社外の人に情報を共有する際には、社外共有の日程調整ページを作ります。

ビジネスを前に進めるために日程調整を効率化しよう

日程調整は、ビジネスを効率的に回していくうえで欠かせない業務です。
電話やメールは最もオーソドックスな日程調整手段であり、誰にとっても馴染みのあるツールですが、上述したようなデメリットも多々存在します。

その点、「トヨクモスケジューラ―」は、

・視覚的に自分の予定を把握できる

・ToDoリストやリマインド機能が付いている

・社内の人のスケジュールも分かりやすい

といった様々な機能で日程調整を大幅に効率化し、メール・電話が持つデメリットも解消できます。

また、社外の相手との日程調整も大幅に楽になります。
日程調整に時間を取られないことで、

・本来の仕事に集中できる

・他の予定も組みやすくなる、

といったメリットが生まれ、ビジネス全体の生産性が上がるのです。

日頃の日程調整業務を効率化し、ビジネスを円滑に進めたいと考えている方は、ぜひトヨクモスケジューラーの導入も検討してみてください。