ビジネスマンにとって、業務を効率的にミスなく遂行することは最重要課題の一つです。
やるべきことが明確で無駄のない時間を過ごすためには、スケジュールを漏れなく管理する必要があります。
近年では、kintoneのスケジュールアプリをはじめ、日程調整ツールの人気が高いです。

そこで本記事では、スケジュール管理の重要性やアプリのメリットを確認し、kintoneのスケジュールアプリの魅力をご紹介します。
既にkintoneを業務に取り入れている方、スケジュール管理や日程調整でお悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてください。

スケジュール管理・日程調整で起こりがちなミス

主に手動でスケジュール管理・日程調整を行うと、気をつけていてもミスが起きてしまうケースがあります。
ここでは、スケジュール管理や日程調整で起こりがちなミスを見ていきましょう。

ダブルブッキング

スケジュール管理で最も起こりがちなミスが、ダブルブッキングです。
手帳やカレンダーに書き忘れたり、異なる日にちと勘違いしたりすることで、同じ日付・時間帯に違う予定を被せて入れてしまいます。
物理的に同時参加が難しい場合は、予定を再び調整しなくてはなりません。
スケジュール管理の手間が増えるほか、相手先にも迷惑をかける可能性があります。

予定を忘れて遅刻・ドタキャン

日程調整において最も避けたいミスが、遅刻やドタキャンです。
相手先から確認の電話やメールが届き、予定を忘れていたことに気づくケースがあります。
主に、手帳やカレンダーに書き忘れたり、書いていても確認が不足していたりすることが原因です。
相手先の時間を無駄にしてしまう上、信頼を失ってしまう恐れもあります。

日程の間違い

手帳・カレンダーへの記入ミスや入力ミスも、起こりがちな失敗の一つです。
誤った日時だと勘違いしていたり、日程の変更を反映し忘れていたりすることで、予定への遅刻やドタキャンが起きてしまいます。
多忙な日々の業務に追われていると、スケジュール管理におけるヒューマンエラーが発生しやすくなります。

候補日の選定・擦り合わせに時間がかかる

日程を決める際、候補日を選定したり、詳細な予定を擦り合わせたりする作業に時間がかかる場合があります。
特に、参加者が複数人いると、全員のスケジュールを調整しなくてはならないため、大変な作業となりがちです。
また、日程調整時に相手先から返答がなく長引いてしまったり、返答次第で再び振り出しに戻ったりするケースもあります。
日程調整がスムーズに進まないと、本業に身が入らなかったり、余計なタスクが増えてしまったりします。

スケジュールアプリを使うことによるメリット

日程調整は少しの油断でミスが起きやすくなってしまいます。
しかし、kintoneをはじめとする、スケジュール管理や日程調整をツールで自動化することで、ミスをなくし業務パフォーマンスを向上できます。

以下で、スケジュールアプリを使うことのメリットを見ていきましょう。

柔軟に日程を管理・調整できる

手帳やカレンダーの場合、記入場所は主に社内となり、必要に応じて出先へ持ち運ぶ必要があります。予定を変更する際は、一回消してから書き換えることで、見栄えが悪くなりがちです。

しかし、スケジュールアプリの場合、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、複数の端末から予定を入力したり編集したりできます。場所を問わずにいつでもどこでも、スケジュール管理が可能です。

色やマーカーなどを使い分ければ、視覚的にも美しく柔軟にアレンジできます。

複数人で予定を共有できる

手帳やカレンダーの場合、予定を共有するためには、別途書き写したりメールを送ったりする手間がかかります。

一方、スケジュールアプリを使えば、複数のユーザー間でリアルタイムで予定を共有できます。スケジュールが全体共有されることで、日程調整時の煩雑なやりとりをすることなく、代表者が日時を擦り合わせやすくなります。また、社内で重要な期日や工数が把握されることで、全体の意識が高まるでしょう。

通知によって予定忘れを防ぐ

一般的に、スケジュールアプリには通知機能が備わっています。
予定の数日前から一定時間ごとに通知時間を設定できるため、自分が端末に触れている期間や、ライフスタイルに合わせて予定をリマインドできます。

また、共有カレンダーに変更が加えられた時も、変更を通知する機能があれば、見落としや日程の間違いを防げます。予定忘れを防ぐことで業務をスムーズに遂行でき、相手先の信頼を失う心配もありません。

昔のデータを瞬時に遡れる

手帳やカレンダーでは、直近の1年分程度しか予定を確認できません。
しかし、スケジュールアプリには過去のデータが蓄積されるため、数年前の予定でも瞬時に確認できます。
新たなプロジェクトのスケジュールを立てる際も、昔のデータを遡って参考にできます。

多機能を備えている

スケジュールアプリには、デジタルツールならではの多くの機能が備わっています。
チャットやメール機能、掲示板やファイル共有、ワークフロー機能などが代表例です。
kintoneのように関連サービスと連携させることで、業務の効率化やパフォーマンス向上にも貢献します。

kintoneのスケジュールアプリでできること

kintoneを業務で使っている方は、kintoneの標準機能でもスケジュールを管理できます。

以下で、kintoneのスケジュールアプリでできることを見ていきましょう。

kintone上の情報をカレンダー形式に反映できる

kintone上に登録された情報を、カレンダー形式に反映できます。

商談や顧客との打ち合わせ、工数や納期など日程で管理したい情報を、視覚的に確認できるようになります。
予定の日時とタイトルさえ入力されていれば、ワンクリックでカレンダー形式の一覧表示が可能です。

カレンダーに添付の画像ファイルを表示できる

kintoneのカレンダー表示のタイトルに、添付の画像ファイルを設定できます。

例えば、工事のスケジュールを表示する際、文字ではなく工事風景を写した写真画像を設定することで、一目で感覚的に工数を確かめられます。

カレンダー上の日付から予定を追加できる

カレンダー上の日付にカーソルを合わせれば、プラスボタンから予定を追加できます。

あらかじめ日付が入った状態から、kintoneに登録されていない情報も加えられるため、メモ代わりとしても便利です。

条件を絞って予定を表示できる

kintoneのスケジュールアプリは、あくまでkintone上の内容をカレンダー形式で表示しています。

そのため、kintoneの一覧レコードと同じように、人や予定種別などの条件を絞って、予定を表示可能です。
フィルターマークから絞り込み条件を都度選択するだけでなく、頻繁に使う条件であれば、一覧を作成しておくのもおすすめです。

カレンダー画面を印刷できる

パソコンやタブレットなどの端末を見れない時や、カレンダーを持ち運びたい時、掲示したい時、直接書き込みたい時などのために、kintone上のカレンダー画面の印刷もできます。

ブラウザを画面印刷するように、カレンダー上の要素を全てドラッグして選択し、右クリックで「印刷」また「Ctrlキー＋P」を押すことで、カレンダーを丸ごと印刷可能です。

kintone連携アプリ「トヨクモスケジューラー」でスケジュール管理を効率化

kintoneでスケジュール管理をすれば、顧客情報や案件内容、日報などのデータと紐付け、詳細な予定の管理が可能です。さらに、連携アプリを導入すると見た目をアレンジできたり、より高機能なカレンダーを作成したりできます。

ここでは、kintone連携アプリ「トヨクモスケジューラー」を導入してできることや、特長をご紹介します。

自分ならではのスケジュール管理

個人ビューでは、週表示と月表示を切り替えながら、自分の予定を余すことなく確かめられます。週表示では表示を開始する日付を自分で選べるほか、月表示では翌月の2週分を表示できるため、1画面で月末月初の予定を閲覧可能です。

また、ToDoリストによるタスク管理機能も特長の一つです。
期限付きのタスクはカレンダー上に表示され、期限5分前の通知設定もできます。

さらに、定期的な予定は指定した間隔で繰り返し設定も可能です。
予定を追加する際は、予定タイプごとに色分けできるため、視覚的にもスケジュール管理がしやすくなります。

グループメンバー間で予定の共有

グループビューでは、週表示と日表示を切り替えながら、メンバーの予定を見渡せます。
施設をクリックすると、会議室や社用車・共有パソコンなどの共有物の予約状況も確認可能です。
メンバーや施設を自由に組み合わせて選択すれば、見たい予定を抜粋して表示したり、まとめたグループを作成したりできます。

また、個人ビューとグループビューでは、予定をクリックすると詳細内容を確認できます。
編集・削除・コメントも可能で、非公開に設定すれば他のメンバーには「予定あり」とだけ表示されます。

「トヨクモスケジューラー」は、スケジュール管理だけでなく、メンバー間のコミュニケーション手段としても有効です。

簡単な日程調整

空き時間ビューでは、メンバーと施設の空き時間をまとめて見れます。
都合の合わない時間は自動でグレーに塗りつぶされるため、空き時間が一目瞭然です。

また、社外の人と日程調整を行う際は、日程調整ページを作成し、メンバーと施設の空き時間を共有できます。
空き時間ビューと異なり、予定のタイトルや参加メンバーが公開されず、受付期間・曜日・時間帯・祝日除外・予定の長さなどを設定可能です。

社外の人は日程調整ページのURLにアクセスし、空き時間に予定を追加するのみです。
空き時間や予定の有無は常に最新の状態に更新されるため、ダブルブッキングの心配もありません。

利用中のサービスと連携

「トヨクモスケジューラー」は、利用中の各種サービスと連携可能です。

kintone連携では、予定タイプを選ぶことでレコード検索でき、kintoneから取得したデータをもとに、タイトル・場所・メモを自動入力できます。メモ欄に入力するテキストは、kintoneのフィールドを組み合わせて作成可能です。

他にも、cybozu.comから、ユーザー・部署・所属情報を読み込んで入力の手間を省いたり、ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsのミーティングURLをボタンひとつで発行したりできます。

アプリを活用してスケジュール管理を効率化

いかがでしたでしょうか。

今回は手動での日程調整で起こりがちなミスを踏まえた上で、スケジュールアプリを使うメリット、kintoneのスケジュールアプリやkintone連携アプリ「トヨクモスケジューラー」の特長を解説しました。

業務パフォーマンスを上げるためには、無駄やミスのない徹底したスケジュール管理が欠かせません。アプリを積極的に導入することで、社内外のコミュニケーションも円滑になるでしょう。