日程を調整するためのメールのやり取りで、負担を感じている方も多いのではないでしょうか？

会議や取引先との商談など、日程調整が必要になる場合、相手とも予定のすり合わせが必要なため、手間も時間もかかります。

忙しい方ほど、メールでのやり取りが業務を圧迫しがちです。

営業や人事のお仕事に就く方にとって、日程調整は常に大きな課題です。

そのため、日程を自動で調整するツールを導入する企業が増えています。

今回は日程調整について、なぜメールでは問題があるのか、Googleフォームやツールの活用で、どのようなメリットがあるかを解説します。

日程調整をメールで行うデメリット

会議や取引先との商談など、相手と日程を調整する必要があるときは、連絡手段としてメールが使用されることが多いかと思います。

しかし、日程調整をメールで行うとさまざまなデメリットが生じるため、注意が必要です。

• 【デメリット1】やり取りの往復が相手にとってもストレスとなる
• 【デメリット2】メールが届いているか・読まれているかの確認が必要
• 【デメリット3】ダブルブッキングのリスクがある

日程の調整をメールでやり取りするデメリットについて、9考えてみましょう。

やり取りの往復が相手にとってもストレスとなる

日程の調整をメールで行う場合、自分と相手との予定をすり合わせるために、何度もやり取りしなければなりません。

予定が合わずに調整が必要となる場合、さらに手間も時間もかかってしまうことでしょう。

やり取りが長引くほど、お互いに負担となっていきます。何度もやり取りが重なると、場合によっては先方にも手間取らせてしまい、印象を悪くしてしまいかねません。

何度もやり取りをせずに済むよう、初めから候補日を複数提示し、相手の負担を減らす工夫は欠かせません。

できるだけメールの往復が少なく済むような配慮が大切です。

メールが届いているか・読まれているかの確認が必要

メールの場合、返信がない限り、連絡が伝わっているかどうか判断がつきません。

相手にメールがきちんと届いているか、相手がメールを開いて読んでいるかなどがわからず、不安になることもあります。

メールが迷惑フォルダに振り分けられてしまっていると、相手がまったく気付いていない可能性もあります。

しかし、日程調整についてなど返信を要する用件や、急ぎの用件でなかなか返信がないときは、改めてメールや電話で確認しなければなりません。

メールは、便利な連絡手段でもありますが、見落とされてしまうこともあり、相手に確実に伝わっているとは限らない不安の残るツールでもあります。

時間が経っても相手からのリアクションがない場合、改めて確認の連絡を入れる必要があります。

ダブルブッキングのリスクがある

日程調整で最も避けたいミスは、ダブルブッキング（予定が重複してしまうこと）です。

手帳やスマートフォン、カレンダーなどに書き忘れたり、日時を間違えてしまったりして、別の予定を重ねてしまうミスが生じることがあります。

たくさんのタスクを抱えている忙しい人ほど、過密なスケジュールから、ダブルブッキングを起こしてしまうリスクが生じます。

ダブルブッキングは、相手の予定も狂わせてしまい、信頼を失うことにもつながりかねません。ビジネスの場では特に、絶対に起こさないよう注意を払う必要があります。

メールでの連絡では、不安も残ります。

予定していた日程が近づいたときに、リマインドメールを送信して、日時に相違がないか、確認の連絡を入れるなどの工夫も大切です。

日程調整にはGoogleフォームの活用がおすすめ

日程調整には、Googleフォームを活用できます。

「Googleフォーム」とは、無料で簡単にフォームを作成できるGoogle社が提供しているツールの一つです。

アンケートや問い合わせ、申し込みなど、さまざまな情報集計に利用されています。

Googleフォームを活用することで、質問内容も自由に設計でき、日程調整にかかる手間や作業が大幅に削減されます。

Googleフォームを使うメリットについては、具体的に以下の5つが挙げられます。

1. コストがかからない
2. あらゆる端末で使用できる
3. カスタマイズ性が高い
4. 回答内容がGoogleスプレッドシートに連携される
5. 関係者への共有が楽

それぞれ詳しく見てみましょう。

コストがかからない

Googleフォームは、基本的に無料で使用できるため、アンケートや申し込みフォームなどを、コストをかけずに無料で作成できます。

プログラミングなどの専門知識がなくてもフォームの作成ができるため、初めての方でも使いやすく、人気のツールです。

あらゆる端末で使用できる

Googleフォームは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも使用できるリスポンシブルデザインを採用しています。

リスポンシブルデザインとは、デバイスの画面サイズに依存せずに、どんなデバイスからも見やすいページレイアウトを構築する技術です。使用するデバイスに応じて、表示が自動的に調整されます。

そのためGoogleフォームは、スマートフォンやタブレットなど、パソコン以外のデバイスからでも問題なく閲覧したり利用したりすることが可能です。

カスタマイズ性が高い

Googleフォームには、多彩なテンプレートが用意されているため、用途に応じたフォームを簡単に作成できます。

フォーム内容の変更はもちろん、デザインやカラーなども変更でき、背景の画像をオリジナルのものにしたりなど、自由にカスタマイズできます。

作成したオリジナルのテンプレートを登録することもできるため、いつでもオリジナルのフォームを利用できます。

回答内容がGoogleスプレッドシートに連携される

GoogleフォームをGoogleスプレッドシートと連携することで、回答などの情報をスプレッドシートに集計することも可能です。

Googleスプレッドシートとは、Googleが提供するクラウド型の表計算ツールです。クラウド型のExcelをイメージしていただければわかりやすいかと思います。

スプレッドシートに情報が集計されることで、データが一覧化されるため、集計や分析にも役立ちます。

関係者への共有が楽

Googleフォームは、URLをメールなどに貼り付けるだけで簡単に共有しやすく、誰でも回答しやすい点も大きなメリットです。

集計したスプレッドシートも、クラウド上で共有できるため、社内や関係者の間でデータを共有しやすく、離れていても支障なく作業できます。

おすすめの日程調整フォーム

Googleフォームは無料で使えるツールですが、いくつかのデメリットもあります。

質問フォームの設定に手間がかかる（操作がわかりにくい）、アンケートや問い合わせには便利だけれど、日程調整には不向きといった声が多いようです。

また、Googleフォームをスプレッドシートに連携させることができますが、スプレッドシートはスマートフォンなどでは確認しにくく大変不便です。

そのため、より効率的に日程調整を行うためには、日程調整に特化したツールの活用をおすすめします。

• TimeRex
• アイテマス
• トヨクモスケジューラー

おすすめのツールを3つ紹介します。

TimeRex

TimeRexは、手間がかかる日程調整を自動化してくれるツールです。

GoogleカレンダーやOffice365などのカレンダーツールと連携することで、カレンダーの予定と連動した日程調整を自動的に行ってくれます。

日程候補のリストアップや予定の登録など、面倒な作業が自動化され、スケジュールもリアルタイムで更新されるため、相手と何度もやり取りする手間がかかりません。

操作は、相手に専用のURLを送信するだけで、日程の候補日が送られ、その中から希望の日時を選んでもらうのみ。面倒な手間もかからず、簡単な操作で完了します。

TimeRexを使って確定した予定も、自動的にカレンダーに登録されるため、記入漏れなどのミスも防ぎます。

アイテマス

アイテマスは、Googleカレンダーと連携させて日程調整を効率化する、無料の日程調整ツールです。

Googleカレンダーと連動したスケジュールから、自動的に候補日が選択されるため、リアルタイムでの日程が反映されます。

アイテマスには「日程候補提案型」と「空き時間提示型」とがあり、相手やシチュエーションによって選択可能です。

「日程候補提案型」は、抽出された候補日を相手に通知し、「空き時間提示型」は、こちらのスケジュールを先方に提示して候補日を選んでもらいます。もちろん、こちらのスケジュールの詳細などが表示されることはなく、安心して提示できます。

1対1の日程調整だけでなく、複数人でグループとしての日程調整や、同じ用件を複数人に送りそれぞれで調整するなども可能で、あらゆる場面で活躍します。

さらに海外との時差を考慮した日程調整も可能で、海外にいる相手との調整にも役立ちます。

トヨクモスケジューラー

トヨクモスケジューラーは、社内のメンバーのスケジュールも見やすく、社外の人とも日程調整が簡単にできる日程調整ツールです。

「空き時間共有機能」では、自分の予定（空いている時間）を、社内外の人と共有でき、社内のメンバーの空き時間も共有できます。

自分のスケジュール（空き時間）を社外の人に送り、空いている時間を選択して登録してもらうことで、簡単にお互いの日程を調整することも可能です。

さらに、Zoom、Google meet、TeamsなどのWeb会議システムと連携することで、Web会議のURLをスケジューラーに反映できます。

日程の確定と同時に、接続URLも案内されるため、Web会議やオンラインでの打ち合わせなどに重宝する機能です。

社外との日程調整のためのフォームも、直感的な操作で簡単に作成することができます。

相手は、送られてきたURLにアクセスして、希望の時間帯を選択するだけで、日程調整が完了します。

また、設定された開始時刻の1時間前に、確認のメールも届くため安心です。

トヨクモスケジューラーについて、基本的な機能をマスターできる操作ガイドは、以下よりご確認ください。

日程調整ツールで業務の負担もミスも解消！

日程調整をメールで行うと、非常に手間取り負担が大きいこと、日程調整を効率化するにはツールの活用が有効であることをお伝えしました。

メールでのやり取りが重なると、時間も手間もかかるだけでなく、ミスにもつながりかねません。

忙しい方にこそ、日程調整の負担を解消するツールの活用をおすすめします。