「メールでの日程調整、意外と大変ではないですか？」

2022年5月11日から13日までの3日間、東京ビッグサイトにて、HREXPO 2022が開催されました。

本イベントは、主に企業の人事や総務の方を対象に「労務管理」「教育・研修」「最新のHRテクノロジー」などを紹介する展示会です。

参考：HR EXPO HP

　今回、やさしいDX編集部は、人事・総務の方を中心に、来場者に「日程調整業務」のお悩みをアンケート調査を行いました。ご協力いただきました103社の方々、誠にありがとうございました。

意外と多い？日程調整システムを導入している会社

　

　HREXPOイベントでインタビューした103社のうち、日程調整システムを導入済みと回答したのは35社(34%)、導入していないと回答したのは65社（63%）でした。

　ただし、導入していると回答した方の中には「グループウェア」の名称を回答する方も多く、純粋な取引先や面接希望者との「日程調整サービス」を利用していることを確認できたのは「12社(12%)」でした。

※グループウェアについては、「【2分でわかる】グループウェアとは？機能やメリット・選定のポイントをご紹介」をご参照ください。

※日程調整サービス…日程調整業務をシステムで効率化できるサービスです。

　ex)トヨクモ スケジューラー

日程調整業務のお悩みTop3は〇〇

　HR EXPO来場者103社の「日程調整でお困りの点」を複数回答可で質問しました。
「社内(赤色)：社内会議等の日程調整」「社外(青色)：取引先や面接候補者との日程調整」でグラフを色分けしています。

　多くの会社様がお困りの点top3は以下の通りでした。

1.  同時に多くの面接候補者との調整が大変(10件)
2. メールでの日程調整に手間がかかる。(9件)
3. メンバー・会議室の事前確保が大変(7件)

・「日程調整の困りごとがある」と回答したのは57社(55%)

・「日程調整で困りごとはない」と回答したのは46社(45%)でした。

日程調整のお悩み(その他)は何か？

社内の日程調整のお困りごと(その他の方)

「社内(赤色)：社内会議等の日程調整」のお困りごとで「その他」と回答した会社(14社)は以下のようなお困りごとがあるようです。

・上層部が社内(で導入中の)カレンダーに予定を登録してくれない。
・社員がカレンダーシステムに予定を登録してくれない。
・上層部が新しいシステムを導入してくれない。アナログ管理で時間がかかる。
・手間はかかるが、会社のセキュリティが厳しいためツールを導入できない。

　たしかに、社内カレンダーシステムを導入しても、社員(上層部含む)が予定を登録しなければ、導入した意味がありません。これから社内のグループカレンダーの導入を検討される方は、以下の2点を意識することが重要そうです。

グルーカレンダーを導入する際のポイント！

社外の日程調整のお困りごと(その他の方)

　「社外(青色)：取引先や面接候補者との日程調整」のお困りごとで「その他」と回答した会社(16社)は以下のようなお困りごとがあるようです。

・選考に進んでいる方の面接日程回答が遅いので、日程の仮押さえが大変。
・取引先に勝手に日付を指定されるのが面倒。
・ツールを複数利用しているので1つに統一したい。

　

日程調整のお悩み、「トヨクモ スケジューラー」で解決しませんか？

　日程調整のお悩みは、トヨクモスケジューラーで解決できるかもしれません。

今回いただいたtop3のお悩みを「トヨクモスケジューラー」でどのように解決できるのかご紹介します。

解決できる悩み1-メールでの日程調整に手間がかかる。

(引用元：日程調整の課題を瞬時に解決。ムダを省いて生産性を高める方法)

　社外の方とメールで日程調整を行う際、「社内メンバー・会議室の予定を確認し、3候補日を用意して、予定を仮押さえし、会わなければ再調整…」というように工数がかかりますよね。

1件の日程調整に20分〜40分*ほどの時間を要していないでしょうか。もちろん、予定が合わない場合はより多くの時間がかかります。

「トヨクモ スケジューラー」を利用すると、日程調整の自動化が可能です。

　日程調整用のページURLを作成し、メールやチャットサービスで「社外の方(取引先や面接志望者)にシェアするだけ」で、日程調整が完了します。

　日程調整の”作業”時間をできるだけ少なくし、本来必要な業務により多くの時間を回しませんか？

解決できる悩み2-同時に多くの面接候補者との調整が大変

「日程調整メールで仮押さえしていた日程に急遽別の予定が入ってしまい、ダブルブッキングが発生してしまった…」

という経験ありませんか？

「トヨクモスケジューラー」で日程調整を行う際、ダブルブッキングは起こりません。

自分の予定を常に最新の状態に更新することができます。そのため、一次面接を申し込んだ方全員に同じURLを一斉メールなどで送付してご利用いただけます。

　候補者ごとに調整URLを用意する必要もないため、より日程調整にかける時間が削減できるのではないでしょうか。

解決できる悩み3-メンバー・会議室の事前確保が大変

　「トヨクモ スケジューラー」では、自社メンバーや会議室の予定が「全て」空いている時間にのみ、日程を登録してもらえます。

　たとえば、最終面接の日程調整を行う際に「社長」「人事」「来客用会議室」全ての予定が空いている時間の中から日程を選択して予定登録をしてもらうことが可能です。

　手間のかかる社内のメンバー・施設の予定確認も、システムで自動化しませんか？

まとめ

いかがでしたか。今回はHREXPOで調査した日程調整のお困りごとやお悩みを紹介しました。

日程調整は必要な業務ですが、可能な限りかける時間を短くし、本来の業務に時間を使いたいですよね。
　貴社内に「日程調整に時間がかかるな」というお悩みをお持ちの部署があれば、「トヨクモ スケジューラー」をはじめとした日程調整ツールをご検討ください。