【2分でわかる】グループウェアとは?機能やメリット・選定のポイントをご紹介

リモートワークが普及するなかで、「グループウェア」を導入する企業が増加しています。
キーマンズネットの調査によると、2020年時点で90%の企業が導入済みとのこと。
(参考:キーマンズネット調査

一方で、以下のような疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
・「そもそもグループウェアとは何かわからない」
・「グループウェア導入のメリット、デメリットとは?」
・「グループウェアを選ぶポイントは?」

この記事では、グループウェアを導入していない企業の方向けに、
2分でわかるように、グループウェアについて簡単にまとめています。
ぜひ参考にしてみてください。

2分でわかる!グループウェアとは?

グループウェアとは?

グループウェアとは、組織に所属する人々の業務を効率化するソフトウェアです。

代表的な製品として、Google社「Googleワークプレイス」やMicrosoft社「Microsoft Office 365」、サイボウズ社「サイボウズ Office」などが挙げられます。

グループウェアの機能

グループウェアには組織の業務を効率化する様々な機能があります。

代表的な機能

  • スケジュール管理
  • ファイル共有
  • プロジェクト管理
  • 案件共有
  • 社内掲示板
  • Web会議機能

 その他にも「社内SNS」「施設/設備予約」「ワークフロー」など業務を効率化する機能が備わっています。全てのグループウェアが各機能を備えているのではなく、グループウェアごとに得意とする機能が異なります。

グループウェア導入のメリットとデメリット

業務を効率化するグループウェアですが、もちろんメリットだけではなくデメリットも存在します。メリットとデメリットを把握した上で導入を検討しましょう。

グループウェア選択において大切な2つのポイント

 
グループウェアを選ぶ上で最も重要なポイントは以下の2点です。

  • 従業員が問題なく業務で利用できるか
  • 利用した結果、目的とした業務が改善できるか

 グループウェアを導入する目的は、「組織の人々の業務を改善すること」です。どれだけ機能が揃っているグループウェアを導入しても、「操作がしづらい」等の理由で従業員が利用できないグループウェアでは業務を効率化できません。

 ITの苦手な方でも操作しやすいデザインで、かつ目的とした業務を効率化できるグループウェアを選択しましょう。

【時間がある方向け】グループウェアの機能を詳細に解説

情報共有を効率化する機能

スケジュール管理

個人だけではなく、組織メンバーのスケジュールを確認・共有できます。「Aさんは本日出張している」「Bさんは会議中だ」というように社員の予定が可視化されるため、業務割り振りの効率化が可能です。

ファイル共有

パワーポイントやPDF、動画ファイルなどを組織内外の方に共有できます。部署ごと・個人ごとなど、細かく閲覧制限をかけることができるサービスも存在します。「あの資料どこに保存していたっけ..」等のファイルを探す無駄時間を削減し、本来の業務に時間を使うことができます。

プロジェクト管理

プロジェクトの管理も可能です。担当メンバー、期日、タスク情報を登録・共有しておくことで、プロジェクト完了へ向けた進捗状況を可視化できます。「あのプロジェクトどうなっていたっけ…」という確認の時間や対応漏れをなくすことで、業務を効率化できます。

タスク管理

個人やチームメンバーがどのようなタスクを所持しているのか確認できます。期日の確認も可能なサービスが多いです。「別のことに着手しており期日に間に合わなかった」「Aさんが業務過多で重要なタスクの対応が遅れてしまった」等の対応漏れを防げます。

アンケート機能

社内や社外に向けてアンケートを収集する機能です。中には取得した情報を自動集計できるサービスもあります。「社内研修」や「社外向けセミナー」で利用でき、取得した情報を元に今後の研修やセミナーを改善することが可能です。

案件管理

案件進捗を管理できます。「A社から電話があったけど、担当のBさんがお休み中」のようなケースでも迅速な対応が可能です。迅速に顧客情報を検索・対応することで、顧客の満足度工場はもちろん、従業員が情報を検索する無駄時間を削減できます。

コミュニケーションを活性化する機能

社内掲示板

社員全体に公開したい情報を共有できます。社内ニュースの掲載や人事情報の共有はもちろん、災害時の安否確認と言った緊急時の利用も可能です。メンバーが目につきやすい掲示板に掲載することで、確認漏れを防止できます。

チャット/メッセージ

社内掲示版とは異なり、個人もしくは複数人の限られた人でメッセージを共有しあうことが可能です。業務連絡から気軽なランチのお誘いまでメールよりも気軽にコミュニケーションが取れることが魅力です。また、チーム全員が見えるチャットで業務のやりとりをすることで、他のメンバーの現状を把握したり、アドバイスすることが可能です。

Web会議

オンライン上でWeb会議が行える機能を搭載しているグループウェアも存在します。コロナウイルスの感染拡大によりテレワークを推進する企業が増加しました。Web会議を行うとテレワーク下でも顔を見ながら話せるため、コミュニケーションの活性化が期待できます。

在席確認

在席状況や外出先を表示できます。従業員が現在連絡を取れる状態かすぐに確認可能です。「今A先輩に質問して良いだろうか」「今Bさんは連絡取れるだろうか…会議が長引いているのだろうか」と考える時間が不要なため、迅速なコミュニケーションが可能です。

メール

Webブラウザ上でメールをやりとりできます。個人利用だけでなく、組織の複数人でメールを確認できるサービスも存在します。「先輩から後輩へのメールチェック」「休暇中の別担当宛メールの返信」等の用途でも利用可能です。

社内メモ

会議の議事録や、折り返し連絡の依頼などをグループウェア上に保存し、関係者に共有することが可能です。グループウェアにアクセスできる端末があれば、在宅・オフィス・外出先を問わずに確認できるため、メモを探す時間を削減できます。

事務作業を効率化する機能

会議日程調整

従業員の「空き時間」を確認し、会議等の予定を登録する機能です。「AさんとBさんとCさんと会議を入れなければいけないが、全員の空いている時間はどこだろう」というケースに対応できます。会議の日程調整の時間を削減し、本来の業務に時間を当てることが可能です。

社外との日程調整

「候補日を3つ用意→予定を仮押さえ→メールで調整→予定が合わない/仮押さえしていた時間に予定が入ると再度調整」という事務作業に時間がかかっていませんか。

「社外との日程調整機能」が備わっているグループウェアであれば、日程調整は自分の空いている時間をシェアして待つだけで自動で日程調整が完了します。

日程調整にかけている時間を、本来の業務に当てましょう。

施設/設備予約

会議室や車両などの設備予約が可能なサービスもあります。「自分の予定は空いていたがWeb会議用の会議室が空いていなかった」といったケースを防ぐためにも、施設/設備の予約状況も管理しましょう。

日報作成

毎日の日報作成もグループウェアで管理できます。グループウェア上で管理することで、自分の過去の日報を確認・他の方の日報を確認できます。またコメント機能がついていれば上司からのフィードバックもシステム上で可能です。

経費精算

経費精算機能が備わっているサービスもあります。ミス発生の可能性もある重要な業務のため、システムで自動化することでミスを削減できます。ミスが発生するとさらに業務時間がかかってしまうため、できるだけ自動化して業務を効率化しましょう。

ワークフロー

「交通費/経費申請」「稟議書」「休暇申請」など様々な申請作業を自動化する機能です。「申請→承認→決裁」という業務をグループウェア上で管理することで、申請ミスや承認漏れを削減できます。

【時間がある方向け】メリット/デメリットについて確認

ここからは時間がある方向けに、グループウェア導入のメリット/デメリットをそれぞれ確認していきます。

グループウェア導入のメリット

メリット1:情報共有の効率化

 「ファイル共有」や「案件共有」の機能が備わっているグループウェアを利用すると、組織内の情報共有の効率化が図れます。

例えば以下のお悩みはありませんか?

・「過去の会議で利用したPDFや企画書のファイルを探すことに時間がかかる」

・「お客様から電話がかかってきた時に、過去のやりとりを探すことに時間がかかる」

 そのような場合は、「ファイル共有」や「案件共有」の機能で業務改善が可能です。

過去の「ファイル」や「案件情報」を検索することで目的のデータをすぐに見つけられます。ファイル/案件情報を検索・共有する時間を短縮・効率化できます。

メリット2:コミュニケーションの活性化

 「メッセージ(チャット)」や「掲示板」の機能が備わっているグループウェアでは、組織内のコミュニケーションの活性化が期待できます。

例えば以下のお悩みはありませんか?

・「気軽なやりとりや、複数人に同時に連絡を行う際、メールではなくLINEのように気軽に送信したい」

「メッセージ(チャット)」機能を用いると、LINEのように瞬時に・複数人に対してコミュニケーションが取れるため、テキストを打つ時間を削減できます。また、コミュニケーションが活発になると、組織内の意思疎通がスムーズになるでしょう。

メリット3:事務作業の効率化

 「ワークフロー」や「日程調整機能」の機能が備わっているグループウェアでは、毎日の事務作業の効率化が期待できます。

 例えば以下のお悩みはありませんか?

・「社内の会議や、社外の方(取引先や面接希望者)との日程調整に時間がかかる」
社内の会議であれば、AさんBさんの予定をそれぞれ確認し、空いている時間に会議を入れる必要があり、人数が多ければ多いほど時間がかかります。

社外の方との日程調整は、3候補日ほど用意して、メールの往復で日程調整をし、日程が埋まってしまった場合などに再度調整が必要です。営業の方は週5時間以上日程調整に時間をかけているそうです。

(参考:日程調整の課題を瞬時に解決。ムダを省いて生産性を高める方法

 グループウェアを利用することで、日程調整にかけている時間を削減し、本来の業務に時間をかけることが可能です。

社内外のスケジュール調整に特化した「トヨクモ スケジューラー」では、社内外の日程調整にかかる時間を削減し、業務を効率化します。

グループウェア導入のデメリット

デメリット1:部署を超えた導入に時間がかかる

 部署ごとに違うツールで業務を管理している場合、現在のツールから変更する必要があるため、グループウェア導入の合意形成に時間がかかる場合があります。

 また、グループウェアのツールでは、チャットや掲示板などを設定する際、管理者の許可を得る必要があります。導入後の業務を円滑に進めるためにも導入する部署のマネージャー間で導入することの目的や、導入によって得られるメリットを共有し合意形成を行うことが重要です。

デメリット2:利用してもらうための教育が必要

 先述の通り、グループウェアは従業員に利用してもらうことが必須です。
従業員の中にはITの苦手な方や、今までのやり方を変更することに抵抗感を持つ方もいるでしょう。そのような方には利用方法のフォローや、利用によってどのような効果がもたらされるのかを伝え、実際に利用してもらえるようにサポートする必要があります。

デメリット3:費用がかかる

 グループウェアには一部無料の製品もありますが、多くの製品では「1ユーザーあたり何円」という料金形態の製品が多く存在します。
様々な種類があり、それぞれ初期費用や年間のサポート費用など料金体系が異なります。ある程度のコストがかかることは避けられません。

 業務を効率化するために、必要な機能と料金のバランスを見てサービスを選定しましょう。初めは、無料製品や安価な製品で業務が改善できるのか試すことも1つの手です。

【時間がある方向け】自社に最適なグループウェアを導入しましょう

ここまでで、「グループウェア」という言葉について簡単に理解できましたか。

最後に「自社でも導入してみようかな」とお考えの方へ、グループウェア導入の手順を4点まとめました。ぜひ参考にしてください。

(1)自社の業務改善をしたい目的と現状課題を明確にしましょう。

(2)自社のシステムに利用できる予算を確認しましょう。まずは無料サービスで業務改善を実感することも良いでしょう。

(3)「無料お試し」ができるサービスは、事前に操作感を確認しましょう。その際、以下のポイントに注意しましょう。

  • 従業員が問題なく業務で利用できるか
  • 利用した結果、目的とした業務が改善できるか

グループウェアの導入担当者は、自分で利用する際に「これはITの苦手な社員でも利用できそうか」「このグループウェアをいれることで現状の課題が改善できそうか」という観点で選定を進めることが大切です。

(4)導入後、実際に目的とした業務が改善できたか確認しましょう。

上記の手順で進めると、グループウェアを導入する目的を明確にし、導入後の振り返りから業務改善につなげることが可能です。

ぜひ、グループウェアを利用して、貴社の業務を効率化してください。

【10名以下無料】カレンダー機能に特化したグループウェア

 弊社の「トヨクモ スケジューラー」は社内と社外のスケジュール管理に特化したグループウェアです。

 会議等で「社内の方の空き時間が瞬時にわかる」のはもちろん、アポや面接などの「社外の方との日程調整はシェアして待つだけ」です。また、ITが苦手な方でも簡単にご利用いただける製品を作成しました。

 10名以下はずっと無料でご利用いただけますので、これからグループウェアを検討される方はぜひ無料でお試しください。

社内の予定が見やすいグループスケジューラー

みんなの予定と空き時間が見やすいと日程調整はもっと楽になります。