今回の記事はトヨクモ スケジューラーを外部カレンダーと連携することで、日程調整”される”側も便利にトヨクモ スケジューラーを活用する方法について解説していきます。

これまでの課題

これまで、トヨクモ スケジューラーでは社内のメンバーの空き時間は簡単に調整することができました。

しかし、外出の予定が多い営業マン、就活中で説明会や面接が控えている学生、打ち合わせの多い役員などに対して空き時間を共有する際に、空き時間を共有されたユーザーは自分の予定を別途参照しながら空き時間を確認する必要がありました。

外部カレンダーとの連携で課題解決

このような課題を解決するためにトヨクモ スケジューラーでは「日程調整を依頼された外部ユーザーが、自分が使っているカレンダーの予定を照らし合わせて表示することができる機能」が追加されました。

表示できるものはGoogleカレンダーとOutlookの2つです。

共有された日程調整ページ上に自分のGoogleカレンダー、Outlook上の予定が反映されるので、わざわざ別ブラウザでカレンダーを開くことなく、自分と相手の空いている時間を一目で見つけることができます。

連携までの流れ

ここからは、実際にGoogleカレンダーとOutlookの連携の流れを実際の画面を用いながら解説します。

Googleカレンダーと連携

まずは、Googleカレンダーとの連携方法についてです。

初めに、日程調整を行う際に相手からメール等でURLが送られてくるのでそのURLを開きます。

URLを開くと、日程を選択するページに遷移します。その時に画面下にある「Googleカレンダーを表示」を選択します。

その後、表示させたいアカウントを選択してチェックボックスにチェックをつけます。最後に「続行」を押すことで連携が完了します。

連携が完了すると、日程選択画面に戻ります。

白い空白部分が自分と相手の共通して空いている日時なので、任意の場所を選択することで日程調整が完了します。

Outlookと連携

次にOutlookとの連携方法についてです。

Googleカレンダーの時と同様、まず初めに日程調整をする相手からURLが送られてくるので、そのURLを開きます。

URLを開くと、日程を選択するページに遷移します。その時に画面下にある「Outlook(Microsoft365)を表示」を選択します。

その後、サインインが求められますのでアドレスを入力し、「次へ」を選択します。

そして、次の画面に移ったら「承諾」を選択することでOutlookとの連携が完了します。

連携が完了すると、日程選択画面に戻ります。

任意の白い空白部分を選択することで日程調整が完了します。

以上の流れがトヨクモ スケジューラーとGoogleカレンダー、Outlookとの連携方法になります。

まとめ

さて、今回は日程調整”される”側のトヨクモ スケジューラーとGoogleカレンダー、Outlookの連携方法について解説しました。トヨクモ スケジューラーと外部カレンダーを連携させることで、さらに簡単に日程調整をすることが可能です。

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