今回の記事ではトヨクモ スケジューラーの「誰か1人」「どれか1つ」機能の使い方を実際の画面を用いながら解説していきます！

トヨクモ スケジューラーをすでに活用されていて、「この機能の使い方がいまいちわからない」という方はもちろん、そうでない方も「こんな機能があるんだ！」と知ってもらえるきっかけになったら嬉しいです。

多数の関係者がいる日程調整を行うときの課題

新卒採用における「学生」と「面接官」や各種相談カウンター業における「相談者」と「担当するカウンセラー」など「応募者」と「対応者」が多数いる日程調整を行う時に、担当者が偏ってしまう場合がある、対応コストが膨大になってしまう、という課題が発生することがあります。それぞれの課題について以下で詳しく解説します。

担当者が偏ってしまう場合がある

採用面接などで日程調整を行う際、「いつの間にか特定の人ばかり担当することになってしまっていた。」といった経験をしたことのある人はいらっしゃるのではないでしょうか。

実際に、面接と日程調整の業務を行っている方にアンケートを行ったところ「部内の特定のメンバーに面接が集中してしまっていると感じますか？」という項目に対して、「はい」と答えた方が35％と3割強の方が特定のメンバーに集中していると感じていることがわかりました。

（引用：1/3以上の従業員が、職場の業務量に不平等を感じている！？1,000人に聞いて見えてきた、面接の日程調整に関する問題と解決策。）

対応コストが膨大になってしまう

1対1の日程調整の場合、当事者同士でやりとりを行えば良いので1件あたりの対応コストはそこまで大きくありません。

しかし多数の関係者がいる日程調整の場合、「応募者」から申し込みが来た際に、受付センター機能を持つ部署で申し込み内容を確認し、社内のメンバーのリソースを割り振るという工程が発生します。そのため1対1の日程調整と比べて、1件当たりの対応コストが膨大なものになってしまいます。

「誰か1人」「どれか1つ」機能とは

先ほどあげたような課題を解決できる機能が「誰か1人」「どれか1つ」機能です。この2つの機能は、トヨクモ スケジューラーの以下の部分で設定できます。

「誰か1人」機能とは

「誰か1人」機能はその名の通り、選択した社内のメンバーの誰か1人が空いていたら日程調整が可能になる機能です。

さらに、「部署内で誰か1人だけ参加しないといけない時に、その誰か1人の決定する方法を設定する」ことも可能です。

決定方法は「ランダム」「優先順」「順繰り」の3パターンです。

「ランダム」

「ランダム」は選択したメンバーの中からランダムで1人参加する決定方法です。

この方法は、「選択したメンバーの中から誰でもいいので誰か1人参加してほしい」という時に使うと便利な機能です。

「優先順」

「優先順」は上の人から優先的に自動選択される決定方法です。

この方法は、「役職ができるだけ高い人が優先的に対応してほしい」といった時に使うと便利な機能です。

「順繰り」

「順繰り」は上の人から順番に自動選択される決定方法です。

この方法は、「担当回数が均一になるように順番に対応したい」といった時に便利な機能です。「順繰り」を設定することで、面接担当者が複数人いる場合でも、全員が均一の回数を担当できるようになります。

「どれか1つ」機能とは

「どれか1つ」機能はその名の通り、選択した施設のどれか1つが空いていたら日程調整が可能になる機能です。「誰か1人」機能と併せて使うことで効率的に予定を割り振ることができます。

「どれか1つ」機能も選択した施設の決定方法を設定することが可能です。

決定方法は「誰か1人」機能と同様に「ランダム」「優先順」「順繰り」の3パターンです。

「ランダム」

「ランダム」は選択した施設の中からランダムで1つ自動選択する決定方法です。

この方法は、「選択した施設や備品（会議室など）の中からどこでもいいのでどれか1つ使いたい」という時に便利な機能です。

「優先順」

「優先順」は上の施設から優先的に自動選択される決定方法です。

この方法は、選択した施設や備品の中で優先的に使いたいものがあるときに便利な機能です。

「順繰り」

「順繰り」は上の施設から順番に自動選択される決定方法です。

この方法は、使用頻度に大きな差を出したくない施設や備品（社用車など）を選択する際に便利な機能です。

「誰か1人」「どれか1つ」機能の使い方

それでは、これから具体例を用いながら「誰か1人」「どれか1つ」機能の使い方を説明していきます。

「誰か1人」機能の活用例

状況：社外との打ち合わせで戸田は必ず参加、他に鈴木・加藤・佐藤の3人の中から誰か1人参加してほしい

このような状況を作りたい場合は、以下のように設定します。

保存を選択後、日程調整を進めていきます。トヨクモ スケジューラーを活用した日程調整方法について詳しくお知りになりたい方はこちらの記事をご覧ください。

「どれか1つ」機能の活用例

状況：社内でミーティングを行うときに会議室AかBどちらかを使いたい

このような状況を作りたいときは以下のように設定します。

保存を選択後、日程調整を進めていきます。

「誰か1人」「どれか1つ」機能の併せた活用例

状況：面接の日程調整で戸田は必ず参加、鈴木・加藤・佐藤の中で鈴木に優先的に参加してほしい。また、会議室AかBのどちらかを使用したい。

このような状況を作りたいときは、以下のように設定します。

保存を選択後、日程調整を進めていきます。

まとめ

さて、今回はトヨクモ スケジューラーの「誰か1人」「どれか1つ」機能について解説しました。

トヨクモ スケジューラーをすでに活用いただいている方も、そうでない方も参考になったら幸いです。トヨクモ スケジューラーは10人までならずっと無料のフリープランや30日間の無料お試しもございますので、まだご利用のなったことのない方はぜひお気軽にお試しくださいませ。