スケジュール調整をメールでする際には、件名をわかりやすくすることや要点を明確にすることのほか、複数の候補日を提示することなどがポイントです。
また大勢のメンバーと日程調整をする際は、なるべく連絡手段を統一したり一人ひとりの状況を把握するように心がけましょう。本記事ではメールでスケジュール調整をするためのコツや、具体的な例文をご紹介します。
目次
スケジュール調整をメールでする際のコツ
スケジュール調整をメールでする際のコツは、主に次の4つです。
- 件名はわかりやすく
- 要点を明確に
- 複数の候補日を提示する
- 返信の期限を予め設定する
これらのポイントを意識すると、スムーズなやり取りにつながるでしょう。それぞれの内容を解説します。
件名はわかりやすく
スケジュール調整のメールに限らずビジネスメールでは、一目見て内容を把握できる件名にすることが重要です。件名で重要度を推測し優先順位をつけることが多いため、要件がわからないメールは後回しにされる可能性が高まるためです。
スケジュール調整のメールは「打ち合わせのご相談」といったように、ストレートに内容を理解できるものにしましょう。「お世話になっております」「◯◯会社の△△です」などの挨拶や自分の名前を入れただけの件名、「ご相談」などの抽象的な件名では返信を後回しにされるかもしれません。
要点を明確に
メールでスケジュール調整をする際には、要点を明確にするように心がけましょう。はじめに「◯◯のお打ち合わせ日程についてのご相談です」といった前置きを入れることで、概要をおさえた上で本文を読み始められるでしょう。
スケジュール調整のメールにおける主な目的は、相手との会議や打ち合わせのアポイントを取ることです。そのため、メールの本文には下記の内容を明記します。
- 目的
- 候補日
- 開始・終了時刻
- 場所
このとき、
「◯◯に関する打ち合わせについてですが、◯日は△時まで、◯日は△時〜△時まで〜」
とすべて文章で記載することは避けましょう。相手がすぐに理解しやすいよう、箇条書きで書くことがポイントです。
また開始時刻はもちろん、終了時刻も記載すると親切です。終了時刻を明記できない場合は、「◯時間程度」と記載するとよいでしょう。
要点が明確でなかったり、必要事項が抜けていたりすると問い合わせが入り、その結果、メールのやり取りの回数が増えてしまう可能性があります。
複数の候補日を提示する
スムーズなスケジュール調整のためには、3〜5つほどの複数の候補日を提示することが基本です。候補日をピンポイントで提示すると、相手の都合が悪い場合に何度もメールのやり取りをしなければなりません。
そのほか、こちらの都合が悪い日程のみを伝えるという選択肢もあります。
「◯月◯日（△）以外でしたら大丈夫です」
というように、具体的に調整できない日程のみを提示し、それ以外で先方の都合がよい日程を聞きます。
ただし打ち合わせの日時の提案をしてよいのは、相手が打ち合わせを行うこと自体を承諾している場合のみです。打ち合わせの実施に対する承諾を得ていないのに、いきなり日程調整を依頼するのは失礼にあたるため注意しましょう。
返信の期限を予め設定する
返信の期限を予め設定することも重要です。返信の期限を明確にしていないと、相手に提示した日程をいつまで開けておくか、判断に迷ってしまうでしょう。ほかの仕事に影響を与えないためにも、返信の期限を設定してスケジュール調整の依頼をしましょう。
スケジュール調整をメールでする際の例文
ここからは、以下のパターン別にスケジュール調整をメールでする際の例文をご紹介します。
- 営業（外部取引先）
- 採用面接
実際にメールでスケジュール調整をするときに、ぜひ参考にしてください。
営業（外部取引先）
件名：お打ち合わせ日程のご相談
株式会社◯◯
営業部△△様
平素は大変お世話になっております。
株式会社◯◯、営業部の△△です。
先日は「△△」につきまして、ご了承いただきありがとうございます。
さっそくですが、企画案の詳細につきましてお打ち合わせの時間を頂戴できればと思い、ご連絡を差し上げました。
もし可能でしたら御社にお伺いして1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、下記の日程よりご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
また上記の日程でご都合が悪い場合には、再度調整できればと存じます。
ご多忙の中とは存じますが、ご確認の上、◯月◯日（◯）の午前中までにご返答いただけますと幸いです。
ご検討の程よろしくお願いいたします。
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◯◯株式会社
営業部 〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
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採用面接
件名：【一次面接】日程調整について_◯◯株式会社
◯◯△△様
この度は弊社営業職の求人にご応募いただき、ありがとうございました。
つきましては◯◯様にはぜひ一次面接にお越し頂きたく、日程のご連絡を差し上げました。
弊社の本社オフィスにて、1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
下記に希望日程を記載いたしましたが、◯◯様のご都合はいかがでしょうか。
- ◯月◯日（月）◯◯時◯◯分〜◯◯時◯◯分
- ◯月◯日（月）◯◯時◯◯分〜◯◯時◯◯分
- ◯月◯日（月）◯◯時◯◯分〜◯◯時◯◯分
ご都合がつく場合には、可能な限り複数の希望日時を教えていただけますでしょうか。
いずれの日程もご都合が悪い場合は、ご希望の日時を3つ程度ご提示いただきたくお願い申し上げます。
【面接場所】
会場：株式会社◯◯ 本社8F会議室
住所：東京都◯◯区◯◯
アクセス：◯◯線〇〇駅〇〇口より徒歩〇分
地図：htpps://～
【持参していただくもの】
履歴書・筆記用具
ご不明点などがございましたら、人事部採用担当◯◯までお気軽にご連絡ください。
ご多忙の中とは存じますが、ご確認の上、◯月◯日（◯）の午前中までにご返答いただけますと幸いです。
ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯株式会社
営業部 〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇区〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
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大勢の人とスケジュール調整をする際のコツ
大勢の人とスケジュール調整をする際のコツは以下の4つです。
- なるべく連絡手段を統一する
- 一人ひとりの状況を把握する
- なるべく早く出席可否を確定するようお願いする
- ツールを導入する
一つずつ解説していきます。
なるべく連絡手段を統一する
大勢の人とスケジュール調整をする際には、なるべく連絡手段を統一することをおすすめします。相手によって連絡手段が異なると、寄せられた返答を一元化する手間がかかるほか、漏れや抜けなども起こりやすくなるでしょう。そのため、相手によって連絡手段にばらつきがある状態となるのは避けるのが賢明です。
一人ひとりの状況を把握する
大勢の相手にメールでスケジュール調整をする場合、まずは参加予定者に候補の日時をいくつか送付します。これに対して、期日までに返答がない人がいるかもしれません。そのような人への対応は後回しにせず、検討中の理由や返答時期の目安を電話で直接確認すると次のステップに進みやすくなります。
また、一人だけ希望する日時が異なる場合にも、電話で個別に調整をお願いしてみましょう。
なるべく早く出席可否を確定するようお願いする
なるべく早く出席可否を確定するようお願いするのも、大勢のスケジュール調整をするときのポイントです。出欠がわからない人がいると、いつまでも日程を決められません。
また出席可否の返答期限を設定し、早い段階で参加者の出席可否を確認しておくことで、当日のドタキャンの数が減ると考えられます。可能な限り関係者に迷惑がかからないように心がけましょう。
ツールを導入する
個別のスケジュール調整以上に手間がかかり、最終的な決定までに時間を要する傾向にある大勢の人とスケジュール調整をする際には、ツールを導入することも有効です。ツールを活用すれば、一度に関係者全員に連絡できるでしょう。
ツールによっては、全員が空いている時間を一目で確認できる仕様になっていたり、リマインダー機能が備わっていたりするため、ミスやトラブルの防止にも役立ちます。
トクモスケジューラーは、社外の人とのスケジュール調整もシェアして待つだけのため、とても簡単にできます。こちらの空き時間は常に最新なので、ダブルブッキングの心配もありません。
メールでのスケジュール調整には限界がある
ここまでメールでスケジュール調整をする際のコツなどをご紹介してきましたが、次の4つの理由から、そもそもメールでスケジュール調整を行うのは限界があると考えられます。
- やり取りの往復が相手にとってもストレスになる
- 人為的なミスが起こりやすい
- 日程の確定までに時間がかかる
- そもそも読まれていない可能性がある
メールでのスケジュール調整が最善ではないと考えられる理由について、それぞれ解説していきましょう。
やり取りの往復が相手にとってもストレスになる
メールでスケジュール調整をする際に生じるやり取りの往復が、相手にとってもストレスになる可能性が高いことに注意しましょう。
打ち合わせや商談の日程を決める際、相手に候補日を複数提示し、そのうちの都合のよい日時を確認して双方すり合わせを行い、最終的な日程を決定するのが基本の流れです。しかし、お互いのスケジュールが合わないと、何度もやり取りをせざるを得ない状況に陥ります。
そして日程調整が滞ると、相手が受けるこちらへの印象に悪影響を及ぼす可能性があります。日程調整が原因で、本来の目的である打ち合わせや商談がつまずくことは避けたいものです。
人為的なミスが起こりやすい
人為的なミスも、メールでのスケジュール調整では比較的起こりやすいといえます。たとえば一人ずつの面談を設定する際の、ダブルブッキングなどが挙げられます。複数の相手と並行して日程調整をしなければならない場合、メールを使った手作業のスケジュール調整ではこのようなミスが起きる可能性が高いといえるでしょう。
また、メール送信時に宛先を間違えたり、連絡漏れが起きたりするリスクも少なくありません。
日程の確定までに時間がかかる
前述のとおり、メールを活用したスケジュール調整の場合、お互いの都合のつく日をすりあわせることが求められるため、やり取りが何往復にも及ぶ傾向があります。その結果、日程の確定までに時間がかかる点も考慮する必要があるでしょう。
また、メールを送付してからの相手の確認待ちの時間を要するため、効率的とはいえません。
そもそも読まれていない可能性がある
メールによるスケジュール調整のリスクとして、そもそも読まれていない可能性があることも挙げられます。ほとんどの人が毎日数多くのメールを受信しており、優先度が低いと判断された場合には開封を後回しにされるか、そもそも開封されないまま放置される可能性もあるでしょう。
そのため、メールの件名をひと目見ただけで内容や重要度がわかるように工夫することが重要です。
スケジュール調整にはツールの活用がおすすめ
メールでのスケジュール調整をスムーズに行うためには、一目で内容を把握できるようにわかりやすい件名にすることや、候補日を複数日提示することが重要です。また、要件を明確に書いたり、返信日の期限を設定したりすることも意識しましょう。
時間帯を気にせず送れるのがメールのメリットですが、やり取りの往復が生じやすく相手にストレスを与える可能性があること、ミスが起こりやすいことなどがデメリットです。さらに、日程の確定までに時間がかかる可能性があることや、そもそも読まれないリスクがある点にも注意しましょう。
特に大勢のスケジュール調整をする際は、個別のスケジュール調整以上に手間がかかり、最終的な決定までに時間がかかりやすいものです。そのためスケジュール調整のツールを導入し、効率化を図ることがおすすめです。ツールを活用すれば、候補の日程をメールなどで提案し、都合のよい日程を選択してもらうだけで済みます。
スケジュール調整のツールを活用することにより、メールのやり取りを何往復もしなくてよくなるため、他の業務に時間を充てられるようになるでしょう。
